Giao diện
Cài đặt Tin nhắn
Quyền truy cập: Cần quyền thuộc nhóm Cài đặt hệ thống (SETTING_*) hoặc Admin; module Tin nhắn chưa có nhóm quyền riêng · Điều hướng: Tin nhắn > Cài đặt (
/manage/chat/settings)
Cài đặt Tin nhắn là màn hình DUY NHẤT của module Tin nhắn nội bộ (Chat) ở phía admin. Đây là nơi bộ phận HR đặt chính sách chung cho toàn tổ chức: cho phép gọi thoại/video, bật tích hợp trong hội thoại, và các giới hạn về lưu trữ, hạn mức, tệp đính kèm. Cấu hình lưu vào một bản ghi dùng chung (singleton) mà app nhân viên đọc trực tiếp, nên mọi thay đổi có hiệu lực ngay, không cần khởi động lại.
Lưu ý: Việc nhắn tin thực tế (danh bạ hội thoại, gửi và nhận tin, gọi thoại/video, tải tệp) diễn ra ở app Nhân viên (noova-employee). Ở noova-manage, HR chỉ cấu hình chính sách; nhân viên vận hành theo chính sách đó.
Tổng quan
Toàn bộ module Tin nhắn nội bộ (Chat) là tính năng mới, gồm ba loại kênh: chat 1:1 (Direct), nhóm nhiều thành viên (Group) và kho cá nhân "My Cloud" (Cloud) để tự lưu tệp/ghi chú. Người dùng có thể gửi ảnh, video, tệp, thả cảm xúc, gắn nhãn phân loại hội thoại và, nếu được bật, gọi thoại/video hoặc tạo nhanh Công việc, Nhắc hẹn ngay trong hội thoại.
Màn Cài đặt chỉ tinh chỉnh chính sách bên trong module. Để bật hoặc tắt toàn bộ module Tin nhắn, vào Cài đặt hệ thống > Tính năng và bật cờ "Tin nhắn nội bộ" (eweb.allowChatRoom). Đây là công tắc khác với các công tắc gọi và tích hợp bên trong màn Cài đặt này.
Màn Cài đặt có hai tab: "Tổng quan" và "Lưu trữ & Tệp".
Tab Tổng quan
Tab này chứa các công tắc chính sách về tính năng gọi và tích hợp trong hội thoại.
| Trường | Mặc định | Mô tả |
|---|---|---|
| Cho phép gọi thoại / video | Tắt | Bật/tắt nút gọi thoại và gọi video trong khung chat |
| Tích hợp trong chat | Bật | Bật/tắt các tích hợp trong tin nhắn: Tạo công việc, Tạo nhắc hẹn và thẻ trạng thái |
Tab này cũng có ghi chú nhắc admin rằng việc bật/tắt toàn bộ module nằm ở Cài đặt hệ thống > Tính năng, tách biệt với hai công tắc trên.
Lưu ý: Khi bật "Tích hợp trong chat", từ một tin nhắn có thể tạo nhanh Công việc (do bot "Trợ lý Giao việc" đăng thẻ trạng thái) và Nhắc hẹn (do bot "Trợ lý Nhắc hẹn" đăng). Tích hợp này nối sang module Công việc (Giao việc) và Nhắc hẹn của hệ thống.
Tab Lưu trữ & Tệp
Tab này đặt các giới hạn về thời gian giữ media, hạn mức lưu trữ mỗi người và trần kích thước từng loại tệp đính kèm.
| Trường | Mặc định | Mô tả |
|---|---|---|
| Số ngày giữ media | 180 ngày | Số ngày hệ thống giữ media trước khi dọn |
| Hạn mức mặc định mỗi người (MB) | 2048 MB (2 GB) | Dung lượng lưu trữ mặc định cho mỗi người dùng |
| Kích thước ảnh tối đa (MB) | 10 | Trần dung lượng một ảnh đính kèm |
| Kích thước tệp tối đa (MB) | 25 | Trần dung lượng một tệp tài liệu đính kèm |
| Kích thước video tối đa (MB) | 100 | Trần dung lượng một video đính kèm |
| Số tệp tối đa mỗi tin nhắn | 10 | Số tệp được đính kèm trong một tin nhắn |
| Nhóm tệp cho phép | Bật cả 3 | Tick chọn Hình ảnh / Video / Tài liệu-tệp khác được phép gửi |
Lưu ý: Nhóm tệp cho phép chỉ chấp nhận đúng 3 giá trị: Hình ảnh (image), Video (video) và Tài liệu-tệp khác (file). Mọi loại tệp có định dạng lạ, không nhận diện được sẽ được xếp vào nhóm "Tài liệu-tệp khác" (file).
Thao tác
- "Lưu cấu hình": lưu lại toàn bộ thay đổi. Cấu hình có hiệu lực ngay cho app nhân viên.
- "Đặt lại mặc định": khôi phục các giá trị về mặc định. Riêng công tắc "Cho phép gọi thoại / video" được giữ nguyên, không bị đặt lại.
Quan trọng: Cài đặt Tin nhắn là bản ghi dùng chung (singleton) cho toàn tổ chức, không cấu hình theo từng người hay từng phòng ban. Lần đầu mở màn hình, nếu chưa có bản ghi, hệ thống tự tạo một bản ghi mặc định an toàn.
Phân cấp hạn mức lưu trữ
Hạn mức mặc định mỗi người trong màn này chỉ là mức nền. Trên thực tế, hệ thống có thể đặt hạn mức riêng theo nhiều phạm vi khác nhau và áp theo nguyên tắc "chi tiết hơn thắng": phạm vi cụ thể hơn sẽ ghi đè phạm vi rộng hơn.
| Ưu tiên | Phạm vi |
|---|---|
| 1 (cao nhất) | Người dùng cụ thể |
| 2 | Nhóm nhân sự |
| 3 | Nhóm vị trí |
| 4 | Vị trí (chức danh) |
| 5 | Đơn vị tổ chức (phòng ban) |
| 6 | Vai trò |
| 7 (thấp nhất) | Mặc định (giá trị trong màn Cài đặt) |
Ví dụ, nếu một nhân viên vừa thuộc một phòng ban có hạn mức riêng, vừa được đặt hạn mức cá nhân, thì hạn mức cá nhân sẽ được áp dụng.
Lưu ý vận hành
- Các giới hạn ở màn này (trần upload, hạn mức, số ngày giữ media) được app nhân viên đọc trực tiếp và áp dụng ngay khi HR bấm Lưu.
- Trong một nhóm chat có đúng 1 Trưởng nhóm; Phó nhóm (0 hoặc nhiều người) có quyền đổi tên nhóm và thêm/bớt thành viên; các thành viên còn lại theo chính sách đăng bài của nhóm.
- Người dùng có thể thả 6 loại cảm xúc và gắn nhãn phân loại hội thoại để sắp xếp danh bạ tin nhắn.