Giao diện
Nghỉ phép
Quyền truy cập: Admin HR có quyền cấu hình Chấm công · Điều hướng: Chấm công > Nghỉ phép (
/manage/time-attendance/leave-types)
Màn "Nghỉ phép" là nơi admin HR khai báo các loại nghỉ phép của tổ chức và cấu hình cách hệ thống tự tính số ngày phép theo Bộ luật Lao động Việt Nam 2019 và Nghị định 145/2020. Mỗi loại phép có thể gắn với một phân loại theo luật (phép năm, ốm, thai sản, cưới hỏi, tang lễ, chăm con nhỏ, không lương, khác) và bật các quy tắc tính như thâm niên, chia tỷ lệ năm đầu, chuyển ngày phép cuối năm. Tại đây chỉ làm phần quản trị: định nghĩa loại phép và quy tắc tính. Màn nhân viên đăng ký nghỉ và cấp quản lý duyệt đơn nằm ở app Nhân viên.
Tổng quan
Một "loại nghỉ phép" (leave type) là một danh mục nghỉ mà nhân viên có thể đăng ký, ví dụ Nghỉ phép năm, Nghỉ ốm, Nghỉ thai sản. Mỗi loại phép có mã định danh, số ngày mặc định mỗi năm, và các thuộc tính như có lương hay không, có cần duyệt hay không.
Điểm cốt lõi của màn này là khối "Cấu hình theo luật VN" trong popup tạo/sửa loại phép. Khi chọn phân loại là Phép năm, hệ thống sẽ tự tính số ngày phép cho từng nhân viên dựa trên: số ngày cơ bản theo luật, cộng thêm theo thâm niên, và chia tỷ lệ cho nhân viên vào làm giữa năm. Việc cấp phép chạy tự động: cron đầu năm (ngày 1/1) cấp lại phép năm mới cho mọi nhân viên, và một hook tự khởi tạo quỹ phép khi tuyển nhân sự mới.
Lưu ý: Các trường cấu hình theo luật là tùy chọn và mang tính bổ sung. Nếu không bật, hệ thống dùng "Số ngày mặc định/năm" làm số dư phép. Dữ liệu cũ vẫn chạy bình thường nhờ cơ chế dự phòng này.
Danh sách loại nghỉ phép
Màn "Nghỉ phép" hiển thị toàn bộ các loại nghỉ phép của tổ chức trong một bảng (chỉ có một tab "Danh sách", phân trang 10 dòng mỗi trang).
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Tên loại phép | Tên hiển thị của loại nghỉ, ví dụ "Nghỉ phép năm" |
| Mã | Mã định danh, ví dụ ANNUAL |
| Ngày/năm | Số ngày mặc định mỗi năm của loại phép này |
| Có lương | Badge "Có" hoặc "Không" |
| Cần duyệt | "Có" hoặc "Không", đơn nghỉ có cần cấp trên phê duyệt không |
| Trạng thái | "Hoạt động" hoặc "Tắt" |
Các thao tác
- Nhấp "Tạo loại phép" ở góc phải để mở popup tạo mới. Khi danh sách còn trống, nút hiển thị là "Tạo loại phép đầu tiên".
- Nhấp "Sửa" trên từng dòng để chỉnh sửa loại phép.
- Mở menu ba chấm rồi chọn "Xóa" để xóa loại phép.
Cảnh báo: Khi xóa, hệ thống hiện hộp thoại xác nhận và cảnh báo thao tác "không thể hoàn tác". Sau mỗi thao tác đều có thông báo (toast) báo thành công hoặc lỗi.
Cấu hình loại nghỉ phép
Popup tạo/sửa loại phép gồm phần thông tin chung và khối "Cấu hình theo luật VN". Khi tạo mới, mặc định loại phép đã được đặt sẵn theo cấu hình phép năm phổ biến (xem mục Giá trị mặc định bên dưới).
Thông tin chung
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên loại phép | Có | Tên hiển thị, ví dụ "Nghỉ phép năm" |
| Mã | Có | Mã định danh, ví dụ ANNUAL. KHÔNG sửa được khi đang chỉnh sửa loại phép đã tồn tại |
| Mô tả | Không | Mô tả ngắn về loại phép |
| Số ngày mặc định/năm | Không | Số ngày phép cơ bản mỗi năm, mặc định 12 |
| Báo trước tối thiểu (ngày) | Không | Số ngày nhân viên phải báo trước khi nghỉ |
| Tối đa mỗi lần (ngày) | Không | Số ngày tối đa mỗi đơn nghỉ. Bỏ trống = không giới hạn |
| Thứ tự hiển thị | Không | Vị trí sắp xếp trong danh sách |
Ngoài ra có các ô đánh dấu (checkbox): Có lương, Cần duyệt, Cho nửa ngày (cho phép đăng ký nghỉ nửa buổi), Kích hoạt.
Khối "Cấu hình theo luật VN"
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Phân loại | Phép năm / Nghỉ ốm / Thai sản / Cưới hỏi / Tang lễ / Chăm con nhỏ / Không lương / Khác |
| Nguồn chi trả | Doanh nghiệp hoặc BHXH (Bảo hiểm xã hội). Đây là cờ phân loại, hệ thống không tính tiền BHXH |
| Trừ vào quỹ phép năm | Khi bật, duyệt đơn nghỉ loại này sẽ trừ vào số ngày phép năm còn lại của nhân viên |
Tùy giá trị Phân loại, khối này hiện thêm các trường cấu hình tính phép khác nhau (xem mục Tích lũy và tính phép năm cùng mục Phép không phải phép năm).
Ký hiệu Mẫu 01a
Trường Mã chính là ký hiệu loại nghỉ dùng để ghi vào bảng chấm công Mẫu số 01a-LĐTL (mẫu bảng chấm công theo quy định). Ví dụ mã ANNUAL cho phép năm, mã riêng cho nghỉ ốm, thai sản. Đặt mã ngắn gọn, dễ nhận biết để khi xuất bảng chấm công, người đọc hiểu ngay từng ngày nghỉ thuộc loại nào.
Giá trị mặc định khi tạo mới
| Thuộc tính | Giá trị mặc định |
|---|---|
| Phân loại | Phép năm |
| Nguồn chi trả | Doanh nghiệp |
| Có lương | Bật |
| Cần duyệt | Bật |
| Pro-rata năm đầu | Bật |
| Trừ vào quỹ phép năm | Bật |
Lưu ý: Phải điền cả Tên loại phép và Mã thì nút "Lưu" mới hợp lệ. Nhấp "Hủy" để đóng popup mà không lưu.
Tích lũy và tính phép năm theo luật
Khi Phân loại là Phép năm, khối cấu hình hiện các trường tính phép theo Bộ luật Lao động. Hệ thống tính số ngày phép trọn năm của một nhân viên theo công thức: số ngày cơ bản + số ngày cộng thâm niên, sau đó chia tỷ lệ nếu là năm đầu vào làm.
Số ngày cơ bản (Điều 113)
Trường "Ngày cơ bản (Đ113)" (mặc định 12) là số ngày phép năm theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019:
| Điều kiện làm việc | Số ngày phép năm |
|---|---|
| Bình thường | 12 ngày |
| Công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 14 ngày |
| Công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 16 ngày |
Thâm niên cộng thêm (Điều 114)
Tích ô "Thâm niên +1/5 năm (Đ114)" để cộng thêm ngày phép theo thâm niên: cứ đủ mỗi 5 năm làm việc thì cộng thêm 1 ngày phép, theo Điều 114 Bộ luật Lao động.
Khi bật ô này, hệ thống hiện thêm hai trường: "Mỗi (năm)" (mặc định 5) và "Số ngày cộng" (mặc định 1). Công thức tính phần cộng thâm niên là: lấy số năm làm việc chia cho 5, làm tròn xuống, rồi nhân với số ngày cộng mỗi mốc.
| Số năm làm việc | Số ngày cộng thâm niên |
|---|---|
| 4 năm | +0 |
| 5 năm | +1 |
| 9 năm | +1 |
| 10 năm | +2 |
| 23 năm | +4 |
Thâm niên được tính theo số năm trọn vẹn tính tới ngày 1/1 của năm cấp phép, dựa trên ngày vào làm của nhân viên (lấy từ hồ sơ nhân sự).
Ví dụ tổng hợp: nhân viên làm công việc bình thường (cơ bản 12 ngày), thâm niên 7 năm sẽ có 13 ngày phép. Công việc nặng nhọc (cơ bản 14), thâm niên 10 năm sẽ có 16 ngày. Cơ bản 16 ngày, thâm niên 23 năm (cộng 4) sẽ có 20 ngày.
Chia tỷ lệ năm đầu (pro-rata, NĐ145 Điều 66)
Tích ô "Pro-rata năm đầu" để chia tỷ lệ số ngày phép cho nhân viên vào làm giữa năm, theo Điều 66 Nghị định 145/2020. "Pro-rata" nghĩa là chia theo tỷ lệ số tháng làm việc thực tế trong năm đầu tiên.
Công thức: số ngày phép năm đầu = (số ngày phép trọn năm chia cho 12) nhân với số tháng làm việc trong năm. Số tháng làm việc năm đầu tính theo: 12 trừ đi (tháng vào làm trừ 1). Kết quả mặc định làm tròn 2 chữ số thập phân.
Ví dụ: nhân viên làm 6 tháng trong năm, phép trọn năm 12 ngày, được 6 ngày. Nếu phép trọn năm 13 ngày, làm 6 tháng được 6,5 ngày; làm 5 tháng được 5,42 ngày. Hệ thống còn hỗ trợ làm tròn theo nửa ngày (5,5), làm tròn xuống (5) hoặc làm tròn lên (6) tùy cấu hình.
Tích lũy phép (accrual)
Ngoài kiểu cấp trọn gói đầu năm, hệ thống hỗ trợ tích lũy phép dần theo kỳ ("accrual" nghĩa là cộng dồn phép theo thời gian làm việc). Số phép tích lũy mới = tỷ lệ mỗi kỳ nhân với số kỳ đã qua, nhưng không vượt quá trần tích lũy tối đa. Hệ thống không bao giờ trừ ngược: nếu đã tích nhiều hơn mục tiêu thì giữ nguyên, không giảm.
Các tần suất tích lũy được hỗ trợ: theo tháng, theo quý, theo năm, hoặc theo kỳ trả lương.
Chuyển ngày phép cuối năm (carry-over)
"Carry-over" là việc chuyển số ngày phép chưa dùng của năm cũ sang năm mới. Mặc định, hệ thống đặt phép năm theo chính sách hết hạn toàn bộ cuối năm: nếu loại phép không bật chuyển ngày thì toàn bộ phép dư sẽ mất khi sang năm mới.
Khi bật chuyển ngày phép, hệ thống chuyển tối đa số ngày bằng trần đã cấu hình, phần dư vượt trần sẽ hết hạn.
| Tình huống | Kết quả |
|---|---|
| Còn 10 ngày, trần chuyển 5 | Chuyển 5 ngày sang năm mới, 5 ngày hết hạn |
| Bật chuyển nhưng trần = 0 | Hết hạn toàn bộ |
| Không bật chuyển (mặc định) | Hết hạn toàn bộ |
Quan trọng: Việc cấp lại phép năm mới và xử lý chuyển/hết hạn phép năm cũ được cron đầu năm tự động chạy vào 1/1 (01:00 theo múi giờ của tổ chức), áp dụng cho mọi nhân viên và mọi loại phép đang hoạt động.
Phép không phải phép năm (ốm, thai sản...)
Với các loại phép khác phép năm (nghỉ ốm, thai sản, cưới hỏi, tang lễ...), khối cấu hình KHÔNG hiện các trường thâm niên hay pro-rata. Thay vào đó chỉ có trường "Trần theo luật (ngày/năm)" (statutory cap), tức số ngày tối đa theo luật định dùng để theo dõi số dư.
| Loại phép | Gợi ý trần luật định |
|---|---|
| Nghỉ ốm | 30 ngày/năm |
| Nghỉ thai sản | 180 ngày (tham chiếu) |
Các loại phép do BHXH chi trả (nghỉ ốm, thai sản) thường đặt "Trừ vào quỹ phép năm" = tắt, nên khi duyệt đơn sẽ không trừ vào phép năm của nhân viên. Hệ thống dùng trần luật định để theo dõi số ngày đã nghỉ.
Lưu ý: Nguồn chi trả Doanh nghiệp và BHXH chỉ là cờ phân loại để HR theo dõi, không phải hệ thống tính tiền bảo hiểm. Việc tính chế độ BHXH thực hiện ngoài phạm vi module này.
Cách tính số ngày nghỉ của một đơn
Khi nhân viên đăng ký nghỉ ở app Nhân viên, hệ thống tự tính số ngày nghỉ của đơn theo hai chế độ:
| Chế độ | Cách tính |
|---|---|
| Ngày làm việc (working) | Loại trừ ngày nghỉ lễ và ngày nghỉ cuối tuần. Chỉ tính các ngày làm việc thực sự |
| Ngày theo lịch (calendar) | Tính mọi ngày trong khoảng nghỉ, kể cả lễ và cuối tuần |
Đơn nghỉ nửa buổi được tính 0,5 ngày. Đơn một ngày mà chỉ nghỉ nửa buổi cũng tính 0,5 ngày.
Ví dụ chế độ ngày làm việc: nghỉ liền từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (loại Chủ Nhật ra) tính 5 ngày; nếu có một ngày lễ xen vào trong khoảng, hệ thống trừ tiếp ngày lễ đó, còn 4 ngày.
Danh sách ngày nghỉ lễ dùng để loại trừ trong cách tính này được khai báo ở màn "Lịch nghỉ lễ". Xem chi tiết tại Lịch nghỉ lễ.
Cấp phép tự động và liên thông dữ liệu
Quỹ phép của nhân viên được khởi tạo và cấp lại tự động, HR không cần thao tác thủ công cho từng người:
- Cron đầu năm: chạy ngày 1/1 (01:00 theo múi giờ tổ chức), cấp phép năm mới và xử lý chuyển/hết hạn phép năm cũ cho mọi nhân viên.
- Hook khi tuyển mới: khi có sự kiện tuyển dụng nhân sự mới, hệ thống tự khởi tạo quỹ phép cho người đó, áp dụng quy tắc pro-rata năm đầu theo tháng vào làm.
- Tính lại (recalculate): khi thay đổi cấu hình loại phép, mức thâm niên hoặc ngày vào làm, có thể tính lại quỹ phép cho từng nhân viên hoặc hàng loạt.
Việc tính thâm niên và số tháng làm việc lấy dữ liệu ngày vào làm từ hồ sơ nhân sự trong module Tổ chức, nên cần đảm bảo ngày vào làm của nhân viên được nhập chính xác.
Quan trọng: Toàn bộ tham chiếu luật (Điều 113, Điều 114, Nghị định 145/2020 Điều 66) hiển thị ngay trên giao diện cấu hình. Tuy nhiên admin HR nên đối chiếu lại với quy chế nội bộ và thỏa ước lao động của tổ chức, vì doanh nghiệp có thể quy định mức phép cao hơn mức tối thiểu của luật.
Liên kết
- Lịch nghỉ lễ - Khai báo ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ bù và hệ số OT dùng khi tính số ngày nghỉ của đơn
- Chính sách chấm công - Cấu hình quy tắc chấm công và làm thêm giờ liên quan
- Tổng quan module Chấm công - Giới thiệu toàn bộ các màn cấu hình của module
- Quản lý nhân sự - Nguồn ngày vào làm dùng để tính thâm niên và pro-rata phép năm