Địa điểm làm việc

Quyền truy cập: Xem cần quyền "Xem chính sách chấm công" (hoặc Admin), tạo/sửa/xoá cần quyền "Quản lý chính sách chấm công" (hoặc Admin) · Điều hướng: Chấm công > Địa điểm (/manage/time-attendance/work-locations)

Địa điểm làm việc là bản ghi cấu hình mô tả một nơi mà nhân viên được phép chấm công, kèm các phương thức kiểm tra để chống gian lận. Mỗi địa điểm gồm toạ độ GPS với bán kính cho phép (geofence), danh sách IP, WiFi, mã QR và yêu cầu chụp ảnh. Bản thân địa điểm chỉ là cấu hình, nó chỉ có hiệu lực khi được gán vào một Chính sách chấm công và nhân viên thuộc đối tượng của chính sách đó.

Tổng quan

Khi bật chống gian lận, nhân viên không thể chấm công tuỳ tiện ở bất cứ đâu. Họ phải đứng đúng nơi quy định (đúng toạ độ, đúng mạng, quét đúng mã QR, hoặc chụp ảnh) thì hệ thống mới ghi nhận công hợp lệ. Đây là phần chống gian lận check-in mới (P6), giúp HR kiểm soát chấm công từ xa và chấm công tại văn phòng một cách minh bạch.

Quy trình tổng thể gồm ba bước:

1. Tạo địa điểm tại màn này (Chấm công > Địa điểm): khai báo toạ độ, bán kính, IP, WiFi, mã QR, yêu cầu ảnh và chọn các phương thức kiểm tra.
2. Gán địa điểm vào Chính sách chấm công và chọn cách xử lý khi kiểm tra không đạt (xem Chính sách chấm công).
3. Nhân viên chấm công trên app Nhân viên: hệ thống đối chiếu vị trí, mạng, mã QR, ảnh với địa điểm rồi quyết định ghi nhận công hay chặn.

Quan trọng: Địa điểm chỉ là cấu hình. Các phương thức kiểm tra chỉ áp dụng khi địa điểm được gán vào một Chính sách chấm công và nhân viên thuộc đối tượng của chính sách đó. Tạo địa điểm xong mà chưa gán vào chính sách thì chưa có tác dụng.

Lưu ý: GPS và ảnh selfie là dữ liệu cá nhân. Khi bật các phương thức này, tổ chức phải thông báo và lấy đồng ý của nhân viên, nêu rõ mục đích là chấm công, lưu tối thiểu cần thiết và có chính sách xoá ảnh sau một thời gian. Đây là yêu cầu pháp lý, không được bỏ qua. IP và WiFi là dữ liệu kỹ thuật, được lưu để phục vụ kiểm toán (audit).

Giao diện màn Địa điểm

Màn hình hiển thị danh sách các địa điểm đã tạo dưới dạng bảng. Khi chưa có địa điểm nào, hệ thống hiển thị trạng thái rỗng kèm nút "Tạo địa điểm đầu tiên".

Cột	Mô tả
Tên địa điểm	Tên hiển thị của địa điểm, ví dụ "Trụ sở Hà Nội"
Mã địa điểm	Mã định danh ngắn, ví dụ HN-HQ
Vị trí GPS	Toạ độ vĩ độ, kinh độ và bán kính (mét) của vùng geofence
Phương thức kiểm tra	Các nhãn (badge) cho biết phương thức đang bật: Vị trí GPS / Dải IP / WiFi / Mã QR / Chụp ảnh
Trạng thái	Hoạt động hoặc Tắt

Các thao tác trên màn này:

• "Tạo địa điểm" - mở hộp thoại tạo mới.
• Ô "Tìm kiếm địa điểm" - tìm theo tên hoặc mã địa điểm.
• Nút "Sửa" trên mỗi dòng - mở hộp thoại chỉnh sửa.
• Menu "..." > "Xem mã QR" - mở hộp thoại mã QR của địa điểm.
• Menu "..." > "Xoá" - xoá địa điểm (có xác nhận).

Cảnh báo: Xoá địa điểm là xoá mềm và không thể hoàn tác. Hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận trước khi xoá.

Tạo và chỉnh sửa địa điểm

Nhấp "Tạo địa điểm" (hoặc "Sửa") để mở hộp thoại khai báo chi tiết. Hộp thoại gồm các nhóm thông tin sau.

Thông tin cơ bản

1. Điều hướng đến Chấm công > Địa điểm.
2. Nhấp "Tạo địa điểm".
3. Điền thông tin bắt buộc:
   • Tên địa điểm - tên nơi làm việc (bắt buộc).
   • Mã địa điểm - mã định danh ngắn, ví dụ HN-HQ (bắt buộc).
   • Kích hoạt địa điểm - tích chọn để địa điểm ở trạng thái Hoạt động.

Vị trí GPS (Geofence)

Geofence là một vùng tròn quanh toạ độ địa điểm. Hệ thống coi nhân viên đang ở đúng nơi nếu khoảng cách từ vị trí GPS của họ đến tâm địa điểm nằm trong bán kính cho phép.

Trường	Mô tả
"Lấy GPS hiện tại"	Nút đọc toạ độ từ trình duyệt của bạn (cần cấp quyền vị trí). Hệ thống điền sẵn vĩ độ và kinh độ, làm tròn 6 chữ số
Vĩ độ (lat)	Toạ độ vĩ độ của tâm địa điểm
Kinh độ (lng)	Toạ độ kinh độ của tâm địa điểm
Bán kính (mét)	Khoảng cách cho phép tính từ tâm, mặc định 150m

Lưu ý: Để trống vĩ độ và kinh độ nếu không dùng kiểm tra GPS. Hệ thống chỉ lưu toạ độ khi có đủ cả vĩ độ và kinh độ. Bán kính khuyến nghị từ 100m đến 200m vì tín hiệu GPS dao động. Bán kính quá nhỏ dễ khiến nhân viên đứng đúng chỗ vẫn bị báo không đạt.

Danh sách IP cho phép

Khai báo các địa chỉ IP của mạng văn phòng. Khi nhân viên chấm công trên web, hệ thống đối chiếu IP của họ với danh sách này.

• Nhập nhiều IP, mỗi dòng một IP hoặc cách nhau bằng dấu phẩy.
• Nút "Lấy IP hiện tại" điền IP hiện tại của bạn vào danh sách.
• Hệ thống khớp đúng từng IP trong danh sách. Mục có dấu / được hiểu là một dải địa chỉ (CIDR) cho tương thích với cấu hình cũ.

WiFi (BSSID)

BSSID là địa chỉ phần cứng của một điểm phát WiFi, ví dụ 00:11:22:33:44:55. Khai báo danh sách BSSID của các điểm phát WiFi tại nơi làm việc.

Lưu ý: Trình duyệt web không đọc được BSSID của WiFi, nên kiểm tra WiFi chỉ áp dụng cho app di động (Flutter). Khi nhân viên chấm công trên web, hãy dùng kiểm tra IP thay cho WiFi.

Phương thức kiểm tra và yêu cầu ảnh

Tích chọn các phương thức kiểm tra muốn áp dụng cho địa điểm này. Có 5 phương thức:

Phương thức	Cách kiểm tra
Vị trí GPS	Vị trí GPS của nhân viên phải nằm trong bán kính geofence của địa điểm
Địa chỉ IP	IP của nhân viên phải nằm trong danh sách IP cho phép
WiFi	BSSID thiết bị nhân viên phải nằm trong danh sách WiFi (chỉ app di động)
Mã QR	Nhân viên phải quét đúng mã QR dán tại địa điểm
Chụp ảnh	Nhân viên phải gửi kèm một ảnh khi chấm công

Ngoài ra có ô "Bắt buộc chụp ảnh khi chấm công" để yêu cầu nhân viên chụp ảnh mỗi lần chấm công tại địa điểm này.

Quan trọng: Các phương thức được chọn của một địa điểm kết hợp theo điều kiện VÀ (AND). Nghĩa là nhân viên phải đạt TẤT CẢ phương thức đã bật của địa điểm đó thì mới hợp lệ. Ví dụ, nếu bật cả Vị trí GPS và Mã QR thì nhân viên phải vừa đứng đúng vùng vừa quét đúng mã QR. Việc ghép GPS với QR được khuyến nghị: kể cả khi ảnh mã QR bị rò rỉ, người không có mặt tại chỗ vẫn không qua được kiểm tra GPS.

Lưu ý: Kiểm tra Chụp ảnh chỉ xác nhận có ảnh được gửi kèm. Hệ thống không nhận diện khuôn mặt và không kiểm tra chống ảnh giả (liveness) bằng AI. Ảnh được dùng để HR đối chiếu thủ công khi cần.

Sau khi điền xong, nhấp "Lưu" (hoặc "Cập nhật" khi chỉnh sửa) hoặc "Hủy" để đóng hộp thoại.

Lưu ý: Khi một nhân viên có nhiều địa điểm áp dụng (qua chính sách của họ), chỉ cần đạt MỘT địa điểm là chấm công hợp lệ. Nghĩa là nhiều địa điểm kết hợp với nhau theo điều kiện HOẶC (OR). Điều này phù hợp khi nhân viên có thể làm việc tại nhiều chi nhánh.

Mã QR của địa điểm

Mỗi địa điểm có một mã QR riêng để dán tại nơi làm việc. Nhân viên dùng camera trên app di động quét mã này khi chấm công.

Từ menu "..." > "Xem mã QR", hộp thoại mã QR hiển thị:

• Tên và mã của địa điểm.
• Ảnh mã QR (định dạng PNG) để in dán.
• Nội dung mã (token) dạng văn bản chỉ đọc, dùng cho app di động.

Các thao tác trong hộp thoại:

• "In mã QR" - mở cửa sổ in kèm ảnh mã QR và tên địa điểm.
• "Tạo lại mã (huỷ mã cũ)" - sinh mã QR mới, làm vô hiệu toàn bộ mã đã in trước đó. Thao tác này cần quyền sửa và có xác nhận.

Quan trọng: Mã QR được ký bằng chữ ký số riêng của từng địa điểm để chống làm giả. Khi bạn nhấp "Tạo lại mã (huỷ mã cũ)", mọi bản in mã QR cũ lập tức hết hiệu lực. Hãy in và dán lại mã mới tại nơi làm việc sau khi tạo lại, nếu không nhân viên sẽ không chấm công được bằng QR.

Lưu ý: Mã QR là mã tĩnh, in ra dán cố định. Vì vậy nên kết hợp Mã QR với Vị trí GPS để tăng độ an toàn, tránh trường hợp ai đó chụp lại ảnh mã QR rồi quét từ xa.

Luồng chấm công của nhân viên

Nhân viên không chấm công ở app này (manage). Việc tự chấm công vào, ra diễn ra trên app Nhân viên, tại trang Chấm công.

1. Nhân viên mở trang Chấm công trên app Nhân viên và nhấn chấm công vào hoặc chấm công ra.
2. App lấy vị trí GPS qua trình duyệt, quét mã QR bằng camera (nếu địa điểm yêu cầu), và chụp ảnh selfie (nếu địa điểm bắt buộc chụp ảnh).
3. Dữ liệu được gửi về hệ thống để đánh giá theo cấu hình các địa điểm áp dụng cho nhân viên đó.
4. Hệ thống đối chiếu vị trí, IP, WiFi, mã QR, ảnh với từng địa điểm rồi quyết định kết quả.

Kết quả phụ thuộc vào chế độ xử lý khi không đạt, được cài đặt trong Chính sách chấm công (xem Chính sách chấm công):

Chế độ	Hành vi khi kiểm tra không đạt
Cho chấm nhưng chờ xác minh (flag, mặc định)	Vẫn ghi nhận bản ghi chấm công nhưng đặt trạng thái "Chờ xác minh" kèm lý do, để HR duyệt sau. Nhân viên thấy nhãn "Chờ xác minh"
Chặn hoàn toàn (block)	Chặn chấm công và báo lỗi kèm lý do. Bản ghi không được tạo

Lưu ý: Hệ thống mặc định dùng chế độ "Cho chấm nhưng chờ xác minh" để tránh khoá nhân viên khi tín hiệu GPS dao động. Với bản ghi rơi vào trạng thái "Chờ xác minh", nhân viên có thể gửi giải trình và đi qua quy trình duyệt; khi được duyệt, hệ thống ghi nhận công cho bản ghi đó.

Lưu ý: Nếu chính sách của nhân viên không gán địa điểm nào, hệ thống không kiểm tra vị trí và mặc định coi là đạt. Đây là cách dùng cho chấm công online (làm việc từ xa), khi bạn không muốn ràng buộc nhân viên vào một địa điểm cụ thể.

Lưu ý về bảo mật và pháp lý

• GPS và ảnh selfie là dữ liệu cá nhân. Phải thông báo, lấy đồng ý của nhân viên và có chính sách xoá ảnh sau một thời gian (retention) trước khi bật các phương thức này.
• Ảnh chấm công được lưu với đường dẫn có hạn dùng, không công khai. Chỉ HR và chủ sở hữu bản ghi mới xem được.
• IP và WiFi (BSSID) là dữ liệu kỹ thuật, được lưu để phục vụ kiểm toán khi có tranh chấp về chấm công.
• Toàn bộ cơ chế chống gian lận tuân theo tinh thần Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020 về quản lý lao động, tiền lương.

Liên kết

• Chính sách chấm công - Gán địa điểm vào chính sách và chọn chế độ xử lý khi kiểm tra không đạt
• Nhập từ máy chấm công - Nhập bản ghi từ máy vân tay, thẻ (không qua kiểm tra chống gian lận)
• Ca làm việc - Cấu hình ca, giờ vào ra để tính công
• Tổng quan module Chấm công - Giới thiệu toàn bộ module và phân chia 3 app