Giao diện
Quản lý Tài liệu
Module Quản lý Tài liệu giúp tổ chức lưu trữ, phân loại, kiểm soát quyền truy cập và theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu nội bộ. Hỗ trợ quản lý phiên bản, phân loại bảo mật, giữ pháp lý và tích hợp với các module Giao việc, Quy trình phê duyệt.
Menu: Tài liệu > Quản lý tài liệu
Feature flag: __document
Tổng quan
Module Quản lý Tài liệu cung cấp các tính năng chính:
- Quản lý tài liệu - Tạo, sửa, phân loại và tìm kiếm tài liệu với bộ lọc đa tiêu chí
- Quản lý phiên bản - Theo dõi lịch sử thay đổi, tạo phiên bản mới khi cập nhật tệp tin
- Kiểm soát quyền truy cập - Cấp và thu hồi quyền theo người dùng, nhóm, chức danh hoặc phòng ban
- Phân loại bảo mật - 4 cấp phân loại kiểm soát phạm vi truy cập và thời hạn liên kết tải xuống
- Lưu trữ và bảo quản - Chính sách lưu trữ tự động, giữ pháp lý và khoá tài liệu bất biến
- Nhật ký kiểm tra - Ghi lại mọi thao tác trên tài liệu phục vụ kiểm toán và tuân thủ
Loại tài liệu
Hệ thống hỗ trợ 10 loại tài liệu:
| Loại tài liệu | Mô tả |
|---|---|
| Chính sách | Quy định, chính sách nội bộ của tổ chức |
| Quy trình | Quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn thực hiện |
| Hợp đồng | Hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ |
| Ghi nhớ | Biên bản ghi nhớ, thỏa thuận nội bộ |
| Chứng chỉ | Chứng chỉ, chứng nhận đào tạo |
| Quyết định | Quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật |
| Báo cáo | Báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề |
| Biểu mẫu | Mẫu đơn, biểu mẫu nội bộ |
| Hướng dẫn | Tài liệu hướng dẫn sử dụng, thao tác |
| Khác | Tài liệu không thuộc các loại trên |
Phân loại bảo mật
4 cấp phân loại bảo mật kiểm soát phạm vi truy cập tài liệu:
| Phân loại | Phạm vi truy cập |
|---|---|
| Công khai | Tất cả mọi người |
| Nội bộ | Nhân viên trong tổ chức |
| Bảo mật | Cấp quản lý, nhân sự cấp cao hoặc phòng ban liên quan |
| Hạn chế | Chỉ người được cấp quyền rõ ràng |
Trạng thái tài liệu
Tài liệu có 4 trạng thái, chuyển đổi theo quy trình sau:
| Trạng thái | Mô tả | Chuyển sang |
|---|---|---|
| Nháp | Tài liệu vừa tạo, chưa kích hoạt | Đang hoạt động |
| Đang hoạt động | Tài liệu đang sử dụng chính thức | Đã lưu trữ, Đã khoá |
| Đã lưu trữ | Tài liệu hết hiệu lực, chuyển vào lưu trữ | Không thể chuyển |
| Đã khoá | Tài liệu bị khoá, chỉ đọc, không thể chỉnh sửa | Không thể chuyển |
Danh sách hướng dẫn
| Hướng dẫn | Mô tả |
|---|---|
| Quản lý tài liệu | Trang danh sách, bộ lọc, tạo và sửa tài liệu |
| Chi tiết tài liệu | Xem chi tiết, quản lý phiên bản, quyền truy cập và nhật ký |
| Quyền truy cập | Phân loại bảo mật, cấp và thu hồi quyền, quyền tự động từ tích hợp |
| Lưu trữ và bảo quản | Chính sách lưu trữ, giữ pháp lý, khoá tài liệu bất biến |
| Tích hợp | Liên kết với Giao việc, Quy trình phê duyệt, thực thể và loại tệp hỗ trợ |
Liên kết
- Tích hợp với các module khác - Liên kết tài liệu với Giao việc và Quy trình phê duyệt
- Chi tiết task - Đính kèm tài liệu quản lý vào task
- Tạo yêu cầu phê duyệt - Gửi tài liệu vào quy trình phê duyệt