Nhập từ máy chấm công

Quyền truy cập: Quản trị viên chấm công (isTimeAttendanceAdmin) hoặc Admin · Điều hướng: Chấm công > Nhập từ máy (/manage/time-attendance/machine-import)

Màn Nhập từ máy cho phép admin HR đưa dữ liệu quẹt thẻ từ máy chấm công vật lý (máy vân tay, máy quẹt thẻ từ) vào hệ thống Noova dưới dạng bản ghi chấm công. Bạn tải lên file CSV xuất ra từ máy, khai báo cách hệ thống đọc các cột, và nhập. Để hệ thống biết mỗi lần quẹt thuộc về ai, bạn phải khai báo trước bảng ánh xạ mã máy (gắn mã định danh trên máy với nhân viên trong Noova).

Tổng quan

Nhiều doanh nghiệp vẫn dùng máy chấm công vật lý đặt tại cửa ra vào. Mỗi nhân viên có một Mã máy (Machine User ID) riêng (thường là số thứ tự ghi vào máy khi đăng ký vân tay/thẻ). Cuối kỳ, bộ phận HR xuất ra một file CSV chứa các lần quẹt (mã máy + thời điểm). Màn Nhập từ máy giúp bạn đưa file đó vào Noova để tổng hợp công chung với dữ liệu chấm công trên web và app di động.

Màn hình gồm hai tab:

Tab	Mục đích
Nhập dữ liệu	Tải file CSV xuất từ máy, ánh xạ cột, xem trước và nhập vào hệ thống
Ánh xạ mã máy	Khai báo bảng gắn Mã máy với nhân viên trong Noova, để import biết bản ghi thuộc về ai

Quan trọng: Bản ghi từ máy chấm công KHÔNG đi qua các kiểm tra chống gian lận (GPS, IP, WiFi, QR, ảnh). Hệ thống coi máy chấm công vật lý là nguồn đáng tin cậy, nên dữ liệu nhập được ghi nhận trực tiếp. Các kiểm tra chống gian lận chỉ áp dụng cho chấm công qua app Nhân viên.

Khái niệm Mã máy và ánh xạ nhân viên

Mã máy (Machine User ID) là mã định danh của nhân viên TRÊN máy chấm công, không phải mã nhân viên trong Noova. Hai mã này thường khác nhau (ví dụ máy ghi nhân viên là số 12, còn trong Noova là NV0007). Vì vậy hệ thống cần một bảng tra cứu để biết lần quẹt của mã máy 12 thuộc về nhân viên nào.

Đây là lý do bước Ánh xạ mã máy là điều kiện tiên quyết: nếu một mã máy trong file CSV chưa được ánh xạ tới nhân viên nào, mọi dòng của mã đó sẽ bị bỏ qua khi nhập.

Lưu ý: Hãy hoàn tất việc ánh xạ mã máy TRƯỚC khi nhập file CSV lần đầu. Bạn có thể bổ sung ánh xạ bất cứ lúc nào rồi nhập lại file để cập nhật những dòng trước đó bị bỏ qua.

Ánh xạ mã máy (tab Ánh xạ mã máy)

Tab này quản lý bảng gắn mỗi Mã máy với một nhân viên trong Noova.

Các thao tác

Thao tác	Mô tả
"Thêm ánh xạ"	Khai báo một cặp Mã máy - Nhân viên mới
"Tải lại danh sách"	Làm mới danh sách ánh xạ hiện có
Xóa	Xóa một ánh xạ (có hộp thoại xác nhận)

Thêm một ánh xạ

1. Mở tab "Ánh xạ mã máy".
2. Nhấp "Thêm ánh xạ".
3. Nhập Mã máy (Machine User ID) đúng như giá trị xuất hiện trong file CSV của máy.
4. Chọn Nhân viên tương ứng qua bộ chọn nhân viên.
5. Lưu ánh xạ.

Kết quả: Cặp ánh xạ xuất hiện trong danh sách, hiển thị Mã máy và tên nhân viên.

Bảng trường ánh xạ

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Mã máy (Machine User ID)	Có	Mã định danh nhân viên trên máy chấm công, khớp đúng giá trị trong file CSV
Nhân viên	Có	Nhân viên trong Noova được gắn với mã máy này, chọn qua bộ chọn nhân viên

Lưu ý: Mỗi mã máy chỉ được gắn với một nhân viên. Nếu bạn thêm lại cùng một mã máy, hệ thống sẽ cập nhật đè (upsert) lên ánh xạ cũ thay vì tạo bản ghi trùng. Danh sách hiển thị tên nhân viên, không hiển thị mã định danh kỹ thuật.

Nhập dữ liệu từ file CSV (tab Nhập dữ liệu)

Tab này thực hiện việc tải file và nhập bản ghi chấm công.

Chuẩn bị file CSV

File xuất từ máy chấm công cần ở định dạng CSV (file văn bản, các cột cách nhau bằng dấu phẩy) và có dòng tiêu đề ở dòng đầu tiên. Dòng tiêu đề là dòng ghi tên các cột (ví dụ UserID, DateTime, Status), giúp hệ thống nhận diện cột nào là mã máy, cột nào là thời gian.

Cột thời gian có thể ở một trong các định dạng sau:

Định dạng	Ví dụ
ISO	2026-06-13T08:05:00
yyyy-MM-dd HH:mm:ss	2026-06-13 08:05:00
yyyy-MM-dd HH:mm	2026-06-13 08:05
dd/MM/yyyy HH:mm:ss	13/06/2026 08:05:00

Lưu ý: Thời gian trong file được hiểu theo múi giờ của tổ chức (mặc định Asia/Ho_Chi_Minh). Bạn không cần ghi kèm múi giờ trong file.

Các bước nhập dữ liệu

1. Mở tab "Nhập dữ liệu".
2. Chọn hoặc kéo-thả file CSV vào vùng tải lên.
3. Hệ thống tự đoán ánh xạ cột dựa trên tên tiêu đề. Kiểm tra lại ba ô ánh xạ cột:
   • Cột mã máy (Machine User ID) (bắt buộc) - cột chứa mã định danh trên máy.
   • Cột thời gian (bắt buộc) - cột chứa ngày giờ lần quẹt.
   • Cột hướng vào/ra (tùy chọn) - cột cho biết lần quẹt là vào hay ra, nếu máy có ghi nhận.
4. Xem khối Xem trước dữ liệu: hệ thống hiển thị 5 dòng đầu của file kèm tổng số dòng để bạn đối chiếu.
5. Nhấp "Nhập dữ liệu".
6. Xem khối Kết quả sau khi nhập xong.

Lưu ý: Hệ thống tự đoán ánh xạ cột theo từ khóa trong tên tiêu đề (ví dụ tiêu đề chứa "id", "mã", "user" được đoán là cột mã máy; chứa "time", "date", "thời", "ngày" được đoán là cột thời gian). Bạn vẫn nên kiểm tra và sửa lại ánh xạ nếu hệ thống đoán sai.

Bảng trường khi nhập

Trường	Bắt buộc	Mô tả
File CSV	Có	File xuất từ máy chấm công, có dòng tiêu đề ở dòng đầu
Cột mã máy (Machine User ID)	Có	Chọn cột chứa mã định danh trên máy
Cột thời gian	Có	Chọn cột chứa ngày giờ lần quẹt
Cột hướng vào/ra	Không	Chọn cột cho biết vào hay ra, nếu máy có ghi nhận

Hệ thống ghép lần quẹt thành ca như thế nào

Một nhân viên thường quẹt nhiều lần trong một ngày. Hệ thống gom các lần quẹt theo từng cặp (mã máy, ngày) rồi xác định giờ vào và giờ ra:

Trường hợp	Cách xác định giờ vào	Cách xác định giờ ra
Có cột hướng vào/ra	Lần quẹt "vào" đầu tiên trong ngày	Lần quẹt "ra" cuối cùng trong ngày
Không có cột hướng	Lần quẹt sớm nhất trong ngày	Lần quẹt muộn nhất trong ngày

Lưu ý: Nếu giờ ra tính ra không lớn hơn giờ vào (ví dụ chỉ có một lần quẹt duy nhất trong ngày), hệ thống bỏ trống giờ ra để tránh tạo ca không hợp lệ.

Đọc kết quả nhập

Sau khi nhấp "Nhập dữ liệu", khối Kết quả hiển thị ba con số tổng hợp và một bảng chi tiết các dòng lỗi:

Chỉ số	Ý nghĩa
Đã nhập	Số bản ghi chấm công được tạo mới hoặc cập nhật thành công
Bỏ qua	Số dòng bị bỏ qua, thường do mã máy chưa được ánh xạ hoặc không tìm thấy nhân viên
Lỗi	Số dòng không xử lý được (ví dụ sai định dạng thời gian)

Bảng chi tiết lỗi gồm các cột: STT, Dòng (vị trí dòng trong file) và Lỗi (mô tả nguyên nhân), giúp bạn xác định và sửa lại file rồi nhập lại.

Lưu ý: Mỗi lần nhập, hệ thống lưu một bản ghi nhật ký (log) để phục vụ tra cứu và đối soát về sau.

Nhập lại an toàn (không ghi đè)

Bạn có thể nhập lại cùng một file hoặc nhập file của kỳ tiếp theo mà không sợ làm hỏng dữ liệu đã có. Quy tắc xử lý theo từng cặp (nhân viên, ngày):

• Hệ thống chỉ tạo mới hoặc cập nhật các bản ghi có nguồn là "máy".
• Hệ thống KHÔNG ghi đè lên bản ghi do nhân viên tự chấm trên web, trên app di động, hoặc do HR nhập thủ công.

Cơ chế này gọi là nhập trùng không gây nhân đôi (idempotent): nhập lại nhiều lần cho cùng một ngày sẽ cập nhật đúng một bản ghi máy duy nhất, không tạo thêm bản ghi mới.

Quan trọng: Nếu một nhân viên trong ngày vừa quẹt máy vừa tự chấm công trên app, bản ghi tự chấm công sẽ được giữ nguyên. Dữ liệu từ máy chỉ bổ sung cho những ngày chưa có bản ghi từ nguồn khác.

Lưu ý chung

• Cần quyền Quản trị viên chấm công (isTimeAttendanceAdmin) hoặc Admin mới thực hiện được cả việc ánh xạ mã máy lẫn nhập dữ liệu.
• Dòng bị bỏ qua vì thiếu ánh xạ là tình huống phổ biến nhất khi nhập lần đầu. Hãy bổ sung ánh xạ ở tab "Ánh xạ mã máy" rồi nhập lại file để xử lý các dòng đó.
• Bản ghi tạo từ máy chấm công sau khi nhập sẽ hiển thị trong danh sách bản ghi chấm công của HR như các bản ghi từ nguồn khác. Xem Bản ghi chấm công.
• Vì bản ghi từ máy không qua kiểm tra chống gian lận, máy chấm công vật lý phù hợp với mô hình làm việc tại văn phòng cố định. Với nhân viên làm từ xa hoặc ngoài hiện trường, hãy dùng chấm công qua app gắn với Địa điểm làm việc.

Liên kết

• Bản ghi chấm công - Xem và quản lý các bản ghi chấm công, gồm cả bản ghi nhập từ máy
• Địa điểm làm việc - Cấu hình GPS, IP, WiFi, QR cho chấm công qua app
• Chính sách chấm công - Gán địa điểm và chọn cách xử lý khi kiểm tra không đạt
• Tổng quan module Chấm công - Toàn cảnh các tính năng chấm công
• Báo cáo định kỳ - Tổng hợp công và xuất Bảng chấm công Mẫu 01a-LĐTL