Giao diện
Phúc lợi nhân viên
Quyền truy cập: Đăng ký, sửa, chấm dứt, huỷ, xoá cần quyền "Quản lý đăng ký phúc lợi" (BENEFITS_ENROLLMENT_MANAGE) hoặc Admin; nhân viên tự xem đăng ký của mình ở app Nhân viên · Điều hướng: Phúc lợi > Phúc lợi nhân viên (
/manage/compensation/employee-benefits)
Màn Phúc lợi nhân viên là nơi HR gắn từng nhân viên vào một gói phúc lợi đã thiết lập, khai báo người phụ thuộc đi kèm và theo dõi vòng đời đăng ký từ lúc lập cho tới khi hết hiệu lực. Mỗi đăng ký ghi lại các phúc lợi cụ thể mà nhân viên được hưởng, phần chi phí doanh nghiệp và nhân viên chi trả, cùng danh sách người phụ thuộc (vợ/chồng, con, cha mẹ...). Đây là bước nối giữa chính sách phúc lợi chung và quyền lợi thực tế của từng người.
Lưu ý: Màn hình này dùng để HR đăng ký và quản lý bản ghi. Nhân viên tự xem phúc lợi của mình ở app Nhân viên (noova-employee), menu "Phúc lợi" (
/benefits), hiển thị khi tổ chức đã bật cờ Lương & Phúc lợi. Trước khi đăng ký được nhân viên, cần có sẵn ít nhất một Gói phúc lợi đang hoạt động.
Tổng quan
Một đăng ký phúc lợi (enrollment) luôn gắn với một nhân viên và một gói phúc lợi. Khi tạo, hệ thống lấy các mục phúc lợi trong gói làm cơ sở, HR bổ sung người phụ thuộc nếu phạm vi bảo hiểm cho phép, và bản ghi đi qua các trạng thái vòng đời cho tới khi có hiệu lực. Chi phí doanh nghiệp và chi phí nhân viên được cộng dồn từ các phúc lợi đã đăng ký để ra tổng chi phí của đăng ký đó.
Module Lương & Phúc lợi thuộc nhóm HR và chỉ hiện khi đã bật tại Cài đặt hệ thống > Tính năng (cờ allowCompensation).
Quan trọng: Mỗi nhân viên chỉ được có một đăng ký ở trạng thái "Đang áp dụng" (active) tại một thời điểm. Hệ thống chặn tạo đăng ký active thứ hai cho cùng một nhân viên để tránh trùng lặp quyền lợi.
Các trường của một đăng ký
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Nhân viên | Người được đăng ký phúc lợi |
| Gói phúc lợi | Gói phúc lợi mà nhân viên tham gia |
| Phúc lợi đã đăng ký | Danh sách các phúc lợi cụ thể (loại, phạm vi bảo hiểm, chi phí doanh nghiệp/nhân viên) lấy từ gói |
| Người phụ thuộc | Danh sách người thân đi kèm (xem bảng bên dưới) |
| Tổng chi phí doanh nghiệp | Tổng phần doanh nghiệp chi trả, cộng dồn từ các phúc lợi |
| Tổng chi phí nhân viên | Tổng phần nhân viên chi trả, cộng dồn từ các phúc lợi |
| Ngày đăng ký | Ngày lập đăng ký |
| Ngày hiệu lực / Ngày hết hiệu lực | Khoảng thời gian đăng ký có hiệu lực |
| Trạng thái | Trạng thái vòng đời đăng ký (xem phần dưới) |
Người phụ thuộc
Với những phúc lợi có phạm vi bảo hiểm mở rộng cho gia đình (ví dụ: nhân viên và vợ/chồng, hoặc nhân viên và cả gia đình), HR có thể thêm người phụ thuộc vào một phúc lợi trong đăng ký. Mỗi người phụ thuộc gồm các trường sau:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Họ tên | Tên người phụ thuộc |
| Quan hệ | Vợ/chồng, con, cha mẹ, anh chị em, hoặc khác |
| Ngày sinh | Ngày sinh của người phụ thuộc |
| Giới tính | Giới tính của người phụ thuộc |
| Số giấy tờ | Số giấy tờ tùy thân của người phụ thuộc |
Lưu ý: Phạm vi bảo hiểm của từng phúc lợi (chỉ nhân viên / nhân viên và vợ-chồng / nhân viên và gia đình) được quyết định bởi gói phúc lợi. Người phụ thuộc chỉ có ý nghĩa với những phúc lợi cho phép mở rộng.
Trạng thái đăng ký
Đăng ký phúc lợi đi qua các trạng thái sau:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nháp (draft) | Mới lập, chưa hoàn tất |
| Chờ duyệt (pending) | Đang chờ xử lý |
| Đã duyệt (approved) | Đã được phê duyệt |
| Đang áp dụng (active) | Đăng ký đang có hiệu lực (mỗi nhân viên chỉ một active tại một thời điểm) |
| Tạm ngưng (suspended) | Tạm dừng hiệu lực |
| Đã huỷ (cancelled) | Đã huỷ, có kèm lý do |
Thao tác
Các thao tác trên màn hình này đều cần quyền "Quản lý đăng ký phúc lợi" (BENEFITS_ENROLLMENT_MANAGE) hoặc Admin.
Đăng ký nhân viên vào gói
Chọn nhân viên và gói phúc lợi, hệ thống nạp các phúc lợi trong gói. Điền ngày hiệu lực và các thông tin cần thiết rồi lưu để tạo đăng ký.
Thêm người phụ thuộc
Với phúc lợi cho phép mở rộng, thêm người phụ thuộc kèm quan hệ, ngày sinh, giới tính và số giấy tờ.
Sửa đăng ký
Cập nhật thông tin của một đăng ký hiện có.
Chấm dứt hoặc huỷ đăng ký
Chấm dứt hoặc huỷ đăng ký khi nhân viên không còn tham gia. Huỷ đăng ký sẽ đặt trạng thái thành "Đã huỷ" và ghi kèm lý do.
Xoá đăng ký
Xoá hẳn bản ghi đăng ký khỏi hệ thống.
Quan trọng: Vì mỗi nhân viên chỉ được một đăng ký active tại một thời điểm, muốn đăng ký nhân viên vào gói mới khi họ đang có đăng ký active, hãy chấm dứt hoặc huỷ đăng ký cũ trước.