Giao diện
Quản lý Task
Hướng dẫn quản lý danh sách task: tạo mới, phân loại, lọc, tìm kiếm, chỉnh sửa và xoá task. Giải thích chi tiết 3 loại task và yêu cầu bắt buộc của từng loại.
Quyền truy cập: Quản lý, HR Admin
Điều hướng: Giao việc > Quản lý task
Đường dẫn: /manage/task/manager
Lưu ý: Ở các bản gần đây, trang quản lý trên Noova quản lý được thu gọn thành cấu hình, báo cáo và giám sát chỉ đọc. Việc tạo, giao và đánh giá công việc được thực hiện trong ứng dụng nhân viên. Phần cấu hình quản trị nằm ở trang Cài đặt.
Giao diện danh sách
Trang Quản lý task hiển thị danh sách task dưới dạng bảng với các cột sau:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| STT | Số thứ tự |
| Tiêu đề | Tên task, nhấp để xem chi tiết |
| Loại | Loại task: Vận hành, Hiệu suất hoặc Phát triển |
| Trạng thái | Trạng thái hiện tại của task |
| Người thực hiện | Nhân viên được giao task |
| Deadline | Hạn hoàn thành task |
| Ngày tạo | Ngày task được tạo |
| Thao tác | Nút "Xem", menu chứa "Sửa", "Chi tiết", "Xoá" |
Bộ lọc và tìm kiếm
Phía trên bảng có 3 bộ lọc:
Trạng thái - Danh sách thả xuống với các tuỳ chọn:
- Tất cả trạng thái
- Nháp
- Đã giao
- Đang thực hiện
- Hoàn thành
- Đã đánh giá
- Đã huỷ
Loại task - Danh sách thả xuống với các tuỳ chọn:
- Tất cả loại
- Vận hành
- Hiệu suất
- Phát triển
Tìm kiếm - Trường nhập văn bản, tìm theo tiêu đề task
Lưu ý: Bộ lọc áp dụng ngay khi thay đổi giá trị. Có thể kết hợp nhiều bộ lọc cùng lúc.
Tạo task mới
- Nhấp nút "Tạo task" ở góc phải trên
- Hộp thoại "Tạo task mới" hiển thị với các bước sau:
Bước 1: Chọn loại task
Chọn một trong 3 loại task bằng cách nhấp vào thẻ tương ứng:
| Loại | Mô tả |
|---|---|
| Vận hành | Công việc vận hành hàng ngày, không yêu cầu liên kết mục tiêu |
| Hiệu suất | Task gắn với mục tiêu hoặc PIP, yêu cầu đánh giá |
| Phát triển | Task phát triển năng lực, gắn với IDP và kỹ năng, yêu cầu đánh giá |
Bước 2: Nhập thông tin task
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tiêu đề | Có | Tên task, ví dụ: "Hoàn thành báo cáo Q1" |
| Mục đích | Tuỳ loại | Lý do task quan trọng và kết quả mong đợi. Bắt buộc với task Hiệu suất và Phát triển |
| Mô tả | Không | Mô tả chi tiết công việc cần thực hiện |
| Tiêu chí thành công | Không | Cách xác định task hoàn thành tốt |
Bước 3: Phân công
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Người thực hiện | Có | Chọn nhân viên được giao task |
| Người đánh giá | Tuỳ loại | Chọn người đánh giá kết quả. Bắt buộc với task Phát triển |
Bước 4: Thời hạn
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Ngày bắt đầu | Không | Ngày dự kiến bắt đầu task |
| Hạn hoàn thành | Có | Ngày hạn chót hoàn thành task |
| Hạn đánh giá | Không | Ngày hạn chót đánh giá (dành cho người đánh giá) |
Bước 5: Liên kết (tuỳ loại task)
Phần này chỉ hiển thị khi loại task yêu cầu liên kết:
Task Hiệu suất:
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Liên kết mục tiêu | Có | Chọn mục tiêu hoặc PIP để liên kết |
Task Phát triển:
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Hoạt động IDP | Có | Chọn hoạt động IDP để liên kết |
| Kỹ năng mục tiêu | Có (một trong hai) | Nhập mã kỹ năng mục tiêu |
| Năng lực mục tiêu | Có (một trong hai) | Nhập mã năng lực mục tiêu |
- Nhấp "Tạo task" để lưu
Lưu ý: Task mới được tạo ở trạng thái Nháp. Cần vào chi tiết task và nhấp "Giao việc" để giao cho người thực hiện.
Luồng đề xuất việc
Ngoài giao trực tiếp, nhân viên có thể đề xuất một công việc sang đơn vị khác thay vì ra lệnh trực tiếp. Đây là cách phối hợp liên phòng ban.
- Mọi nhân viên đã đăng nhập đều được đề xuất việc sang một đơn vị khác (không cần quyền tạo việc hộ).
- Việc đề xuất tạo ở trạng thái Đề xuất, chưa có người thực hiện. Người phụ trách chỉ được gán khi đề xuất được chấp nhận.
- Trưởng đơn vị nhận thấy các đề xuất trong hộp thư Đề xuất đến, hiển thị đủ trạng thái để theo dõi.
Xử lý đề xuất
Chỉ trưởng đơn vị nhận (quản lý chính PRIMARY hoặc quyền quản lý ACTING đang hiệu lực) hoặc Admin mới xử lý đề xuất:
| Hành động | Kết quả |
|---|---|
| Chấp nhận | Hệ thống tự phân giải trưởng đơn vị nhận làm người thực hiện, việc chuyển sang Đã giao |
| Từ chối | Việc chuyển sang Từ chối, kèm lý do từ chối |
Lưu ý: Đề xuất không thể chuyển thẳng sang Đã giao hay Từ chối bằng thao tác thông thường, bắt buộc qua nút Chấp nhận / Từ chối. Nếu đơn vị nhận chưa có trưởng, hệ thống chặn chấp nhận và báo "Đơn vị chưa có trưởng".
Giao theo đơn vị và hàng loạt
Có thể giao một việc cho nhiều người nhận trong một thao tác. Người nhận là cá nhân hoặc đơn vị:
- Cá nhân: mỗi nhân viên được chọn nhận một việc riêng (nhân bản việc). Khi chọn nhiều người, các việc chia sẻ chung một mã nhóm giao việc.
- Đơn vị: mỗi đơn vị tạo đúng một việc, do trưởng đơn vị phụ trách. Hệ thống tự phân giải trưởng theo thứ tự ưu tiên: quản lý chính (PRIMARY) trước, quyền quản lý (ACTING) sau.
Lưu ý: Đơn vị chưa có trưởng sẽ không giao được, hệ thống báo lỗi "Đơn vị chưa có trưởng". Khi chọn đơn vị trong danh sách, đơn vị chưa có trưởng được đánh dấu để cảnh báo trước.
Người giao chỉ giao được trong phạm vi quản lý của mình: HR/Admin giao toàn tổ chức, quản lý tuyến chỉ giao cho người/đơn vị mình phụ trách.
Checklist tiến độ phần trăm
Mỗi việc có thể kèm một checklist các mục việc con. Người thực hiện hoặc người giao (và Admin) tick hoàn thành từng mục.
- Tiến độ phần trăm được máy chủ tính lại mỗi khi thêm, tick/bỏ tick, sửa, sắp xếp hoặc xoá mục, dựa trên tỉ lệ mục đã hoàn thành trên tổng số mục.
- Có thể chuyển một mục checklist thành việc con riêng để giao cho người khác.
Lưu ý: Vì tiến độ do máy chủ tính, con số phần trăm luôn khớp với checklist thực tế, không phụ thuộc client.
Tích hợp Chat
Module Giao việc liên thông với Chat: khi một việc được tạo từ kênh Chat, nguồn gốc kênh được lưu lại trên việc để các thay đổi trạng thái phát thông báo về đúng kênh Chat ban đầu. Nhờ đó việc tạo từ trao đổi trên Chat vẫn giữ liên kết ngữ cảnh sau khi tạo.
Yêu cầu theo loại task
Bảng tổng hợp các trường bắt buộc và tuỳ chọn theo từng loại task:
| Yêu cầu | Vận hành | Hiệu suất | Phát triển |
|---|---|---|---|
| Mục đích | Không bắt buộc | Bắt buộc | Bắt buộc |
| Liên kết mục tiêu/PIP | Tuỳ chọn | Bắt buộc | Không áp dụng |
| Liên kết IDP | Không áp dụng | Không áp dụng | Bắt buộc |
| Người đánh giá | Không bắt buộc | Không bắt buộc | Bắt buộc |
| Kỹ năng/Năng lực | Không áp dụng | Không áp dụng | Bắt buộc |
| Đánh giá khi hoàn thành | Không | Có | Có |
| Phản ánh phát triển | Không | Không | Có |
Lưu ý (Ràng buộc theo loại việc): Việc hiệu suất cần liên kết Mục tiêu hoặc kế hoạch PIP. Việc phát triển cần liên kết hoạt động IDP, có người đánh giá, và liên kết kỹ năng hoặc năng lực mục tiêu. Việc vận hành không ràng buộc liên kết. Các ràng buộc này chỉ chặn lưu khi bật chế độ nghiêm ngặt trong Cài đặt, nếu không chỉ hiển thị nhắc mềm.
Chỉnh sửa task
- Trong danh sách, nhấp biểu tượng "..." ở cột Thao tác của task cần sửa
- Chọn "Sửa"
- Hộp thoại "Chỉnh sửa task" hiển thị với thông tin hiện tại
- Chỉnh sửa các trường cần thay đổi
- Nhấp "Cập nhật" để lưu
Quan trọng: Không thể chỉnh sửa task ở trạng thái Đã đánh giá hoặc Đã huỷ. Đây là các trạng thái cuối cùng, không cho phép thay đổi.
Xoá task
- Trong danh sách, nhấp biểu tượng "..." ở cột Thao tác của task cần xoá
- Chọn "Xoá"
- Xác nhận xoá trong hộp thoại xác nhận
Cảnh báo: Hành động xoá task không thể hoàn tác. Chỉ có thể xoá task ở trạng thái cho phép (ví dụ: Nháp). Task đã giao hoặc đang thực hiện nên Huỷ thay vì xoá.
Phân quyền
| Hành động | Quản lý | HR Admin |
|---|---|---|
| Xem danh sách task | Có | Có |
| Tạo task | Có | Có |
| Sửa task | Có (task mình tạo) | Có |
| Xoá task | Có (task mình tạo, trạng thái Nháp) | Có |
| Giao task | Có (task mình tạo) | Có |