Giao diện
Phòng họp
Quản lý phòng họp vật lý, kiểm tra tình trạng sẵn sàng và đặt phòng cho cuộc họp.
Quyền truy cập: Xem phòng họp, Quản lý phòng họp, Đặt phòng họp, Phê duyệt đặt phòngĐiều hướng: Cuộc họp > Phòng họp hoặc /manage/meetings/rooms
Tổng quan
Trang Quản lý phòng họp cho phép quản trị viên tạo và quản lý danh sách phòng họp vật lý trong tổ chức. Mỗi phòng họp có thông tin về vị trí, sức chứa, thiết bị và giờ hoạt động. Hệ thống hỗ trợ kiểm tra tình trạng phòng trống, phát hiện xung đột lịch đặt phòng, và tùy chọn yêu cầu phê duyệt khi đặt phòng.
Giao diện
Bảng thống kê
Phía trên danh sách hiển thị bốn thẻ thống kê:
- Tổng số phòng: Tổng số phòng họp trong hệ thống
- Đang hoạt động: Số phòng có trạng thái hoạt động
- Đang bảo trì: Số phòng đang trong tình trạng bảo trì
- Tổng sức chứa: Tổng số chỗ ngồi của tất cả phòng
Bộ lọc
- Tìm kiếm: Tìm theo tên hoặc mã phòng
- Trạng thái: Lọc theo trạng thái (tất cả, hoạt động, không hoạt động, bảo trì)
- Cho phép đặt: Lọc phòng cho phép đặt hoặc không
Bảng danh sách
Bảng hiển thị các thông tin phòng họp bao gồm: tên phòng, mã phòng, vị trí, sức chứa, thiết bị, trạng thái, khả năng đặt phòng, và các thao tác.
Tạo phòng họp
Các bước
- Truy cập Quản lý phòng họp từ menu.
- Nhấn nút Thêm phòng họp (yêu cầu quyền Quản lý phòng họp).
- Điền thông tin phòng họp:
Thông tin cơ bản
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên phòng | Có | Tên phòng họp, tối đa 200 ký tự |
| Mã phòng | Không | Mã định danh phòng, tối đa 50 ký tự |
| Mô tả | Không | Mô tả chi tiết, tối đa 2000 ký tự |
Vị trí
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tòa nhà | Không | Tên tòa nhà |
| Tầng | Không | Số tầng |
| Địa chỉ | Không | Địa chỉ cụ thể |
Sức chứa và thiết bị
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Sức chứa | Có | Số người tối đa (tối thiểu 1) |
| Thiết bị | Không | Danh sách thiết bị trong phòng |
| Tính năng | Không | Các tính năng đặc biệt của phòng |
Các loại thiết bị hỗ trợ:
| Loại | Mô tả |
|---|---|
| Máy chiếu | Máy chiếu |
| Bảng trắng | Bảng trắng |
| Màn hình TV | Màn hình TV |
| Điện thoại hội nghị | Điện thoại hội nghị |
| Thiết bị họp video | Thiết bị họp video |
| Máy tính | Máy tính |
| Thiết bị khác | Thiết bị khác |
Cài đặt đặt phòng
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Cho phép đặt phòng | Không | Bật/tắt khả năng đặt phòng (mặc định: bật) |
| Yêu cầu phê duyệt | Không | Yêu cầu phê duyệt trước khi đặt phòng (mặc định: tắt) |
| Người phê duyệt | Không | Danh sách người có quyền phê duyệt đặt phòng |
Giờ hoạt động
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Giờ bắt đầu | Không | Giờ mở cửa (mặc định: 08:00) |
| Giờ kết thúc | Không | Giờ đóng cửa (mặc định: 18:00) |
| Ngày hoạt động | Không | Các ngày trong tuần (mặc định: Thứ 2 - Thứ 6) |
- Nhấn Lưu để tạo phòng họp.
Chỉnh sửa phòng họp
Các bước
- Tại danh sách phòng họp, tìm phòng muốn chỉnh sửa.
- Nhấn nút thao tác và chọn Chỉnh sửa.
- Thay đổi thông tin cần thiết.
- Nhấn Lưu để cập nhật.
Xóa phòng họp
Các bước
- Tại danh sách phòng họp, tìm phòng muốn xóa.
- Nhấn nút thao tác và chọn Xóa.
- Xác nhận trong hộp thoại.
- Hệ thống thực hiện xóa mềm (chuyển trạng thái sang "Không hoạt động").
Lưu ý: Không thể xóa phòng đang có lịch đặt trong tương lai. Cần hủy hoặc chuyển các cuộc họp đã đặt trước khi xóa.
Kiểm tra tình trạng phòng
Các bước
- Tại danh sách phòng họp, nhấp vào phòng muốn kiểm tra.
- Hệ thống hiển thị lịch đặt phòng bao gồm tất cả cuộc họp đã lên lịch, đang diễn ra và đã hoàn thành.
- Có thể lọc theo khoảng thời gian để xem lịch đặt trong tương lai.
Kiểm tra phòng trống
Khi tạo hoặc chỉnh sửa cuộc họp trực tiếp, hệ thống tự động kiểm tra:
- Phòng có ở trạng thái hoạt động và cho phép đặt không
- Có xung đột lịch với cuộc họp khác không (kiểm tra chồng chéo thời gian)
Nếu phòng không trống, hệ thống thông báo "Phòng đã được đặt trong khoảng thời gian này" kèm danh sách cuộc họp bị xung đột.
Trạng thái phòng họp
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| Khả dụng | Đang hoạt động, có thể đặt phòng |
| Không hoạt động | Không hoạt động, không thể đặt phòng |
| Bảo trì | Đang bảo trì, tạm thời không sử dụng |
Lưu ý
- Cần quyền Quản lý phòng họp để tạo, chỉnh sửa và xóa phòng họp.
- Cần quyền Xem phòng họp để xem danh sách phòng họp.
- Cần quyền Đặt phòng họp để đặt phòng họp khi tạo cuộc họp.
- Cần quyền Phê duyệt đặt phòng để phê duyệt yêu cầu đặt phòng (hoặc là người phê duyệt được chỉ định cho phòng đó).
- Không thể xóa phòng đang có lịch đặt cuộc họp trong tương lai.
- Xóa phòng là thao tác xóa mềm - phòng chuyển sang trạng thái "Không hoạt động".
- Sức chứa tối thiểu là 1 người.
- Giờ hoạt động mặc định là 08:00 - 18:00, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.
Xem thêm
- Quản lý cuộc họp - Tạo cuộc họp và đặt phòng
- Lịch họp - Xem lịch trình cuộc họp
- Báo cáo - Thống kê và phân tích cuộc họp