Giao diện
Lưu trữ và bảo quản
Hướng dẫn thiết lập chính sách lưu trữ tài liệu toàn tổ chức, áp dụng giữ pháp lý và hiểu các tác vụ dọn dẹp tự động.
Quyền truy cập: Admin, người có quyền quản lý tài liệu
Điều hướng: Tài liệu > Quản lý tài liệu > tab Chính sách lưu trữ hoặc tab Giữ pháp lý
Chính sách lưu trữ
Chính sách lưu trữ quy định thời hạn giữ tài liệu và hành động tự động khi hết hạn. Chính sách được định nghĩa ở cấp tổ chức và áp dụng cho tài liệu theo phân loại và loại tài liệu, thay vì phải đặt riêng cho từng tài liệu.
Truy cập tab Chính sách lưu trữ trên trang Quản lý tài liệu để xem danh sách và quản lý chính sách.
Bảng chính sách
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| STT | Số thứ tự |
| Tên | Tên chính sách kèm mã (nếu có) |
| Số ngày lưu | Số ngày giữ tài liệu |
| Hành động hết hạn | Hành động tự động khi hết hạn |
| Ưu tiên | Độ ưu tiên khi nhiều chính sách cùng khớp |
| Trạng thái | Nháp, Đang hoạt động, Ngừng hoạt động |
| Thao tác | Nút "Sửa" và "Lưu trữ" |
Tạo chính sách lưu trữ
- Trong tab Chính sách lưu trữ, nhấp nút "Tạo chính sách"
- Điền thông tin theo 4 nhóm và nhấp "Tạo chính sách"
Thông tin chung
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên chính sách | Có | Tên hiển thị của chính sách |
| Mã chính sách | Không | Mã ngắn để tham chiếu |
| Mô tả | Không | Mô tả mục đích chính sách |
Phạm vi áp dụng
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Phân loại áp dụng | Chọn một hoặc nhiều cấp phân loại (Công khai, Nội bộ, Bảo mật, Hạn chế) chính sách áp dụng |
| Loại tài liệu áp dụng | Chọn một hoặc nhiều loại tài liệu chính sách áp dụng |
Quy tắc lưu trữ
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Số ngày lưu trữ | Có | Số ngày giữ tài liệu (ví dụ 365 ngày cho 1 năm, 2555 ngày cho 7 năm) |
| Cơ sở tính | Không | Mốc bắt đầu tính thời hạn: Ngày tạo, Lần sửa cuối, Ngày ký, Ngày lưu trữ |
| Hành động khi hết hạn | Không | Hành động tự động khi hết hạn (xem bảng bên dưới) |
| Thông báo trước (ngày) | Không | Số ngày báo trước khi hết hạn (mặc định 30) |
Ưu tiên & Trạng thái
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Độ ưu tiên | Số ưu tiên; khi một tài liệu khớp nhiều chính sách, chính sách có ưu tiên cao hơn được áp dụng |
| Trạng thái | Nháp, Đang hoạt động hoặc Ngừng hoạt động |
Cơ sở tính thời hạn
| Cơ sở tính | Mô tả |
|---|---|
| Ngày tạo | Tính từ ngày tài liệu được tạo |
| Lần sửa cuối | Tính từ lần chỉnh sửa hoặc tạo phiên bản gần nhất |
| Ngày ký | Tính từ ngày tài liệu được ký duyệt |
| Ngày lưu trữ | Tính từ ngày tài liệu chuyển sang trạng thái Đã lưu trữ |
Hành động khi hết hạn
| Hành động | Mô tả |
|---|---|
| Lưu trữ | Tự động chuyển tài liệu sang trạng thái Đã lưu trữ |
| Xoá mềm | Đánh dấu xoá, chuyển vào thùng rác, còn khôi phục được trong thời gian ân hạn |
| Thông báo chủ sở hữu | Gửi thông báo cho người tạo để xem xét |
| Yêu cầu xem xét | Tạo yêu cầu xem xét để chủ sở hữu quyết định gia hạn hoặc lưu trữ |
Lưu ý: Nhấp "Sửa" để cập nhật chính sách bất kỳ lúc nào. Nhấp "Lưu trữ" để ngừng áp dụng một chính sách.
Tác vụ tự động
Hệ thống chạy các tác vụ nền hằng ngày theo múi giờ của tổ chức để thực thi chính sách lưu trữ:
| Tác vụ | Nội dung |
|---|---|
| Xử lý chính sách lưu trữ | Duyệt tài liệu hết hạn và thực hiện hành động khi hết hạn của chính sách khớp |
| Dọn tài liệu đã xoá | Xoá vĩnh viễn tài liệu trong thùng rác sau thời gian ân hạn 30 ngày |
| Nhắc rà soát | Nhắc chủ sở hữu khi gần tới ngày rà soát kế tiếp (còn 30, 14, 7, 1 và 0 ngày) |
Lưu ý: Tài liệu đang bị giữ pháp lý được loại khỏi mọi hành động lưu trữ và xoá tự động cho tới khi gỡ giữ.
Giữ pháp lý (Legal Hold)
Giữ pháp lý ngăn mọi thay đổi hoặc xoá tài liệu trong các trường hợp yêu cầu pháp lý, kiểm toán hoặc điều tra nội bộ.
Hành động bị chặn khi giữ pháp lý
| Hành động bị chặn | Mô tả |
|---|---|
| Xoá tài liệu | Không thể xoá dưới bất kỳ hình thức nào |
| Lưu trữ | Không thể chuyển sang trạng thái Đã lưu trữ |
| Thay đổi phân loại | Không thể đổi cấp phân loại bảo mật |
| Lưu trữ tự động | Hành động lưu trữ, xoá tự động của chính sách bị tạm dừng |
Áp dụng giữ pháp lý
- Mở trang chi tiết tài liệu
- Nhấp nút "Giữ pháp lý" trên thanh hành động
- Nhập Lý do giữ (bắt buộc) và Số vụ việc (không bắt buộc)
- Nhấp "Áp dụng"
Kết quả: Thanh bên trang chi tiết hiển thị nhãn "Đang giữ pháp lý" và các hành động bị chặn sẽ bị vô hiệu hoá.
Gỡ giữ pháp lý
Có hai cách gỡ:
- Trên trang chi tiết tài liệu đang giữ pháp lý, nhấp "Gỡ giữ pháp lý"
- Hoặc vào tab Giữ pháp lý trên trang Quản lý tài liệu, tìm tài liệu và nhấp "Gỡ giữ" (có thể nhập lý do gỡ)
Kết quả: Nhãn "Đang giữ pháp lý" được xoá, các hành động bị chặn được khôi phục và chính sách lưu trữ tự động tiếp tục.
Tab Giữ pháp lý
Tab Giữ pháp lý liệt kê toàn bộ tài liệu đang bị giữ pháp lý trong tổ chức:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| STT | Số thứ tự |
| Tên tài liệu | Tiêu đề và mã |
| Phân loại | Cấp phân loại bảo mật |
| Lý do giữ | Lý do áp dụng giữ pháp lý |
| Số vụ việc | Số vụ việc tham chiếu (nếu có) |
| Ngày áp dụng | Ngày bắt đầu giữ pháp lý |
| Thao tác | Nút "Gỡ giữ" |
Lưu ý: Mọi hành động áp dụng và gỡ giữ pháp lý đều được ghi vào nhật ký kiểm tra, bao gồm người thực hiện, thời điểm và lý do.
Trạng thái Đã khoá
Ngoài Nháp, Đang hoạt động và Đã lưu trữ, tài liệu còn có trạng thái Đã khoá. Đây là trạng thái chỉ đọc cuối cùng: tài liệu Đã khoá không thể chỉnh sửa, không tạo phiên bản mới và không đổi phân loại. Vẫn có thể xem, tải xuống và cấp quyền truy cập. Trạng thái này phục vụ nhu cầu bảo quản bất biến cho tài liệu cần bằng chứng nguyên vẹn lâu dài.
Liên kết
- Chi tiết tài liệu - Thanh hành động giữ pháp lý và nhật ký tài liệu
- Quản lý tài liệu - Tab Chính sách lưu trữ và Giữ pháp lý
- Quyền truy cập - Kiểm soát quyền truy cập tài liệu