Giao diện
Tạo yêu cầu
Tạo tài liệu mới, soạn nội dung, đính kèm tệp và gửi vào quy trình phê duyệt.
Quyền truy cập: Người dùng có quyền tạo yêu cầu phê duyệt, Admin Điều hướng: Quy trình phê duyệt > nhấp "Tạo yêu cầu mới" hoặc /manage/workflow/documents/create
Danh sách tài liệu
Trang danh sách tài liệu hiển thị tất cả yêu cầu bạn đã tạo, chia theo các tab trạng thái:
| Tab | Mô tả |
|---|---|
| Tất cả | Hiển thị toàn bộ tài liệu |
| Bản nháp | Tài liệu đã lưu nhưng chưa gửi phê duyệt |
| Đang chờ duyệt | Tài liệu đã gửi và đang trong quy trình phê duyệt |
| Đã duyệt | Tài liệu đã được phê duyệt hoàn tất |
Tạo tài liệu mới
Các bước
- Từ trang Hộp thư phê duyệt, nhấp "Tạo yêu cầu mới"
- Điền thông tin tài liệu:
- Tiêu đề (bắt buộc) - Tên tài liệu, ví dụ: "Quyết định khen thưởng Q1/2026"
- Phân loại - Chọn phân loại tài liệu từ danh sách thả xuống
- Mẫu quy trình - Chọn mẫu luồng phê duyệt sẽ áp dụng
- Mô tả - Mô tả tóm tắt nội dung (trình soạn thảo văn bản)
- Nội dung - Soạn nội dung chi tiết tài liệu (trình soạn thảo văn bản)
- Chọn hành động:
- Nhấp "Lưu bản nháp" để lưu mà chưa gửi
- Nhấp "Gửi phê duyệt" để gửi vào quy trình phê duyệt
Bảng trường dữ liệu
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tiêu đề | Có | Tên tài liệu, mô tả ngắn gọn nội dung |
| Phân loại | Không | Phân loại tài liệu để dễ quản lý |
| Mẫu quy trình | Không | Chọn mẫu luồng phê duyệt. Nếu không chọn, sử dụng quy trình mặc định |
| Mô tả | Không | Tóm tắt mục đích tài liệu |
| Nội dung | Không | Nội dung chi tiết, hỗ trợ định dạng văn bản phong phú |
Đính kèm tệp
Tính năng đính kèm tệp chỉ khả dụng sau khi lưu bản nháp. Mỗi tài liệu cho phép đính kèm tối đa 10 tệp.
Thêm tệp đính kèm
- Tạo tài liệu và nhấp "Lưu bản nháp" trước
- Mở lại tài liệu từ danh sách (chế độ sửa)
- Cuộn xuống phần "Tệp đính kèm"
- Nhấp "Thêm tệp"
- Chọn tệp từ thư viện media hoặc tải lên tệp mới
- Tệp được thêm vào danh sách đính kèm
Thông tin tệp đính kèm
Mỗi tệp hiển thị các thông tin:
| Thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Tên tệp | Tên file gốc, nhấp để mở trong tab mới |
| Kích thước | Dung lượng tệp |
| Người tải | Tên người đã tải lên |
| Ngày tải | Thời điểm tải lên |
Xóa tệp đính kèm
- Nhấp nút menu thao tác (biểu tượng ba chấm dọc) bên phải tệp
- Chọn "Xoá tệp"
- Xác nhận hành động
Lưu ý: Bạn có thể đính kèm tệp sau khi lưu bản nháp. Khi tạo mới, hệ thống hiển thị thông báo "Bạn có thể đính kèm tệp sau khi lưu bản nháp."
Liên kết tài liệu HR
Ngoài đính kèm tệp thông thường, bạn có thể liên kết tài liệu HR từ module Quản lý tài liệu vào yêu cầu phê duyệt. Tài liệu liên kết giúp người phê duyệt tham khảo chính sách, quy trình hoặc tài liệu liên quan.
Thêm liên kết
- Tại trang chi tiết yêu cầu, nhấp "Liên kết" trong phần Tài liệu liên kết
- Hộp thoại tìm kiếm hiển thị với bộ lọc trạng thái, phân loại và loại tài liệu
- Nhấp vào tài liệu muốn liên kết
- Hoặc tạo tài liệu mới ngay trong hộp thoại
Gỡ liên kết
Nhấp nút gỡ bên cạnh tài liệu, xác nhận "Xác nhận bỏ liên kết"
Tự động cấp quyền
Khi liên kết tài liệu, hệ thống tự động cấp quyền xem và tải xuống cho tất cả người tham gia trong các bước phê duyệt (người duyệt, người xác nhận, người ký).
Lưu ý: Chỉ người tạo yêu cầu mới có thể liên kết và gỡ liên kết tài liệu. Tính năng yêu cầu module Quản lý tài liệu đã được bật. Xem Quản lý tài liệu.
Sửa tài liệu
- Mở tài liệu ở trạng thái Bản nháp từ danh sách
- Hệ thống hiển thị trang sửa tài liệu với tiêu đề "Sửa tài liệu"
- Chỉnh sửa các trường thông tin
- Thêm hoặc xóa tệp đính kèm
- Nhấp "Lưu bản nháp" hoặc "Gửi phê duyệt"
Lưu ý: Chỉ có thể sửa tài liệu ở trạng thái Bản nháp. Tài liệu đã gửi phê duyệt không thể chỉnh sửa.
Chi tiết tài liệu
Trang chi tiết tài liệu gồm:
- Nội dung tài liệu - Hiển thị tiêu đề, mô tả, nội dung và tệp đính kèm
- Trạng thái quy trình - Theo dõi tiến trình phê duyệt qua từng bước, gồm tên bước, người duyệt, trạng thái và thời gian xử lý
Trạng thái tài liệu
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| Bản nháp | Đã tạo nhưng chưa gửi, có thể sửa và xóa |
| Đang xử lý | Đã gửi và đang chờ phê duyệt |
| Hoàn thành | Tất cả các bước đã được duyệt |
| Từ chối | Bị từ chối tại một bước trong quy trình |
| Đã hủy | Người tạo đã hủy yêu cầu |
| Trả lại | Bị trả lại để bổ sung thông tin |