Giao diện
Hộp thư phê duyệt
Xử lý các yêu cầu phê duyệt, xác nhận và ký duyệt. Lọc theo loại đối tượng, mức ưu tiên và duyệt hàng loạt.
Quyền truy cập: Người dùng được chỉ định làm người duyệt trong quy trình, Admin Điều hướng: Quy trình phê duyệt hoặc /manage/workflow/inbox
Giao diện
Hộp thư phê duyệt gồm 4 tab chính, mỗi tab hiển thị số lượng yêu cầu đang chờ:
| Tab | Mô tả |
|---|---|
| Chờ duyệt | Yêu cầu đang chờ bạn phê duyệt hoặc từ chối |
| Chờ xác nhận | Yêu cầu cần bạn xác nhận đã biết (acknowledgement) |
| Chờ ký | Yêu cầu cần bạn ký duyệt bằng chữ ký (chỉ hiển thị khi tính năng chữ ký được bật) |
| Lịch sử | Tất cả yêu cầu bạn đã xử lý |
Nút hành động trên thanh điều hướng
| Nút | Mô tả |
|---|---|
| "Mẫu quy trình" | Mở trang quản lý mẫu quy trình (chỉ hiển thị khi có quyền) |
| "Tạo yêu cầu mới" | Tạo tài liệu mới và gửi vào quy trình phê duyệt |
Bộ lọc
Thanh lọc nằm bên dưới các tab, cho phép thu hẹp danh sách yêu cầu:
| Bộ lọc | Mô tả |
|---|---|
| Tìm kiếm | Nhập từ khóa để tìm theo tiêu đề yêu cầu |
| Loại đối tượng | Lọc theo loại: Mục tiêu, Đánh giá, Bổ nhiệm, PIP, IDP, Đánh giá công việc, Đăng ký đào tạo, Lộ trình nghề nghiệp, Tài liệu |
| Mức ưu tiên | Lọc theo mức ưu tiên: Thấp, Bình thường, Cao, Khẩn cấp |
| Số dòng hiển thị | Chọn số yêu cầu hiển thị trên mỗi trang |
Bảng danh sách yêu cầu
Cột hiển thị chung (các tab Chờ duyệt, Chờ xác nhận, Chờ ký)
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| STT | Số thứ tự |
| Tiêu đề | Tên yêu cầu và loại đối tượng. Nhấp để xem chi tiết |
| Người yêu cầu | Tên người gửi yêu cầu |
| Bước hiện tại | Tên bước phê duyệt hiện tại trong quy trình |
| Trạng thái | Trạng thái hiện tại của yêu cầu |
| Mức ưu tiên | Hiển thị nhãn ưu tiên (chỉ hiển thị khi khác Bình thường) |
| Ngày tạo | Ngày gửi yêu cầu |
| Thao tác | Nút duyệt nhanh và xem chi tiết |
Cột hiển thị tab Lịch sử
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| STT | Số thứ tự |
| Tiêu đề | Tên yêu cầu và loại đối tượng |
| Người yêu cầu | Tên người gửi |
| Trạng thái | Trạng thái cuối cùng: Đã duyệt, Từ chối, Đã xác nhận, Đã ký |
| Ngày tạo | Ngày gửi yêu cầu |
| Thao tác | Xem chi tiết |
Xử lý yêu cầu phê duyệt
Duyệt nhanh
- Tại tab "Chờ duyệt", tìm yêu cầu cần xử lý
- Nhấp nút duyệt nhanh (biểu tượng dấu tích) trên dòng yêu cầu
- Xác nhận hành động phê duyệt
Lưu ý: Duyệt nhanh chỉ khả dụng với yêu cầu không yêu cầu MFA. Nếu bước đó yêu cầu xác thực MFA, bạn cần vào chi tiết để duyệt.
Duyệt từ trang chi tiết
- Nhấp vào tiêu đề yêu cầu hoặc nút xem chi tiết (biểu tượng mắt)
- Xem nội dung yêu cầu và thông tin liên quan
- Chọn hành động:
- Nhấp "Phê duyệt" để duyệt yêu cầu
- Nhấp "Từ chối" để từ chối (bắt buộc nhập lý do)
- Nhấp "Trả lại" để trả về bước trước (nếu bước cho phép)
Từ chối yêu cầu
- Nhấp "Từ chối" trên yêu cầu
- Nhập lý do từ chối vào trường bắt buộc
- Xác nhận hành động
Lưu ý: Khi từ chối, yêu cầu sẽ chuyển sang trạng thái Từ chối và người gửi sẽ nhận được thông báo kèm lý do.
Xử lý yêu cầu xác nhận
- Chuyển sang tab "Chờ xác nhận"
- Nhấp vào yêu cầu cần xác nhận
- Xem nội dung yêu cầu
- Nhấp "Xác nhận" để ghi nhận đã biết
Lưu ý: Xác nhận (acknowledgement) khác với phê duyệt. Xác nhận chỉ ghi nhận rằng bạn đã đọc và biết nội dung, không mang tính chấp thuận hay từ chối.
Xử lý yêu cầu ký duyệt
- Chuyển sang tab "Chờ ký"
- Nhấp vào yêu cầu cần ký
- Hệ thống hiển thị hộp thoại ký duyệt gồm:
- Dữ liệu tại thời điểm ký - Bản sao dữ liệu (snapshot) ở chế độ chỉ đọc
- Điều khoản pháp lý - Nội dung miễn trừ trách nhiệm (nếu được cấu hình)
- Xác nhận - Đánh dấu vào ô "Tôi xác nhận dữ liệu trên là chính xác và đồng ý ký duyệt tài liệu này"
- Ghi chú - Nhập ghi chú bổ sung (tùy chọn)
- Đánh dấu ô xác nhận
- Nhấp "Ký duyệt"
- Nếu bước yêu cầu MFA, hoàn thành xác thực trước khi ký
Cảnh báo: Hành động ký duyệt không thể hoàn tác. Dữ liệu đã ký sẽ được lưu trữ vĩnh viễn.
Duyệt hàng loạt
Tính năng duyệt hàng loạt cho phép xử lý nhiều yêu cầu cùng lúc trên các tab Chờ duyệt, Chờ xác nhận và Chờ ký.
- Đánh dấu chọn các yêu cầu cần xử lý bằng ô chọn ở đầu mỗi dòng
- Thanh hành động hàng loạt xuất hiện ở phía dưới
- Chọn hành động:
- Duyệt tất cả - Phê duyệt toàn bộ yêu cầu đã chọn
- Từ chối tất cả - Từ chối toàn bộ yêu cầu đã chọn (nhập lý do chung)
- Xác nhận hành động
Lưu ý: Duyệt hàng loạt chỉ khả dụng khi tính năng BULK_ACTIONS được bật. Các yêu cầu yêu cầu MFA hoặc chữ ký tay không thể duyệt hàng loạt.
Mức ưu tiên
Mỗi yêu cầu có thể được gắn mức ưu tiên để phân biệt tính cấp bách:
| Mức ưu tiên | Mô tả |
|---|---|
| Thấp (Low) | Yêu cầu không cấp bách, xử lý khi thuận tiện |
| Bình thường (Normal) | Mức mặc định, xử lý theo thứ tự |
| Cao (High) | Yêu cầu cần ưu tiên xử lý sớm |
| Khẩn cấp (Urgent) | Yêu cầu rất cấp bách, cần xử lý ngay |
Trạng thái yêu cầu
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| Bản nháp | Yêu cầu đã tạo nhưng chưa gửi |
| Đang xử lý | Yêu cầu đang trong quy trình phê duyệt |
| Hoàn thành | Tất cả các bước đã được duyệt/xác nhận/ký |
| Từ chối | Yêu cầu bị từ chối tại một bước |
| Đã hủy | Người gửi hủy yêu cầu |
| Trả lại | Yêu cầu bị trả lại bước trước để bổ sung |
| Thu hồi | Người gửi thu hồi yêu cầu đang xử lý |