Giao diện
Bản ghi chấm công
Quyền truy cập: Cần quyền Xem tất cả bản ghi chấm công, Phê duyệt bản ghi, Tạo bản ghi thủ công, Sửa bản ghi, Xóa bản ghi (tùy thao tác) hoặc Admin · Điều hướng: Chấm công > Chấm công (
/manage/time-attendance/records)
Trang Bản ghi chấm công là nơi bộ phận nhân sự tra cứu, kiểm tra và xử lý mọi bản ghi giờ làm của nhân viên. Mỗi bản ghi lưu lại giờ vào, giờ ra, giờ nghỉ, giờ làm thực tế, đi muộn về sớm và công quy đổi theo chuẩn 1 công = 8 giờ. Tại đây admin HR có thể lọc dữ liệu, phê duyệt hoặc từ chối bản ghi cần duyệt, tạo bản ghi thủ công khi nhân viên quên chấm, và mở chi tiết từng bản ghi.
Lưu ý: Trong app quản trị (noova-manage), bộ phận nhân sự chỉ cấu hình và quản lý bản ghi. Thao tác tự chấm công vào ra, nghỉ giữa ca, nộp đơn nghỉ phép hoặc làm thêm giờ của nhân viên nằm ở app Nhân viên (noova-employee). Vì vậy phần lớn bản ghi ở đây được sinh tự động từ luồng chấm công của nhân viên, app quản trị hiển thị lại để nhân sự kiểm soát.
Tổng quan
Màn hình "Chấm công" được tổ chức thành hai tab trong cùng một trang:
| Tab | Nội dung |
|---|---|
| "Chấm công" (mặc định) | Danh sách bản ghi chấm công: bộ lọc, thẻ đếm, bảng dữ liệu và các thao tác từng bản ghi. Đây là nội dung của trang này. |
| "Chính sách" | Cấu hình chính sách chấm công áp dụng cho engine tính toán. Xem trang riêng Chính sách chấm công. |
Mỗi tab có nút tạo riêng ở thanh điều hướng phía trên: tab "Chấm công" có nút "Tạo thủ công", tab "Chính sách" có nút "Tạo chính sách". Nút "Tạo thủ công" chỉ hiện khi tài khoản có quyền tạo bản ghi hoặc là Admin.
Lưu ý: Dữ liệu bản ghi được lấy theo phạm vi (scope) mà bộ phận nhân sự được phân quyền quản lý, không phải toàn bộ tổ chức nếu quyền bị giới hạn. Phạm vi thường gắn với đơn vị, phòng ban hoặc nhóm nhân viên do tài khoản phụ trách. Mọi giờ hiển thị đều quy đổi theo múi giờ của tổ chức (mặc định Asia/Ho_Chi_Minh).
Danh sách bản ghi chấm công
Tab "Chấm công" hiển thị bảng tra cứu mọi bản ghi trong phạm vi quản lý, kèm bộ lọc và thống kê duyệt.
Bộ lọc
Phía trên danh sách có hai bộ lọc:
| Bộ lọc | Mô tả |
|---|---|
| Kỳ thời gian | Chọn khoảng ngày cần xem. Mặc định là tháng này. |
| Trạng thái | Lọc theo trạng thái vận hành: Tất cả, Đang làm việc, Đang nghỉ, Đã ra về, Hoàn thành. |
Nút "Làm mới" tải lại danh sách theo bộ lọc hiện tại.
Bốn thẻ đếm
Ngay dưới bộ lọc có bốn thẻ đếm nhanh phản ánh tình trạng phê duyệt của các bản ghi đang lọc:
| Thẻ | Ý nghĩa |
|---|---|
| "Tổng số bản ghi" | Tổng số bản ghi trong kỳ và bộ lọc đang chọn. |
| "Chờ phê duyệt" | Số bản ghi cần duyệt nhưng chưa được xử lý. |
| "Đã phê duyệt" | Số bản ghi đã được duyệt. |
| "Từ chối" | Số bản ghi bị từ chối. |
Các cột trong bảng
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Nhân viên | Ảnh đại diện, họ tên kèm đơn vị, email hoặc mã nhân viên. |
| Ngày | Ngày của bản ghi. |
| Giờ vào | Thời điểm chấm công vào, kèm địa điểm nếu có. |
| Giờ ra | Thời điểm chấm công ra, kèm địa điểm nếu có. |
| Giờ làm | Giờ làm thực tế. Hiển thị thêm nhãn "+OT" nếu có làm thêm giờ. |
| Trạng thái | Nhãn trạng thái vận hành hoặc kết quả công của bản ghi. |
| Phê duyệt | Nhãn duyệt: Chờ duyệt, Đã duyệt hoặc Từ chối. |
| Thao tác | Nút "Xem" và menu "..." chứa các thao tác theo quyền. |
Bản ghi do nhân sự nhập tay sẽ kèm nhãn "Thủ công" để phân biệt với bản ghi sinh tự động. Bảng có phân trang với các mức 10, 20, 50 hoặc 100 dòng mỗi trang.
Nhãn trạng thái
Hệ thống chuẩn hóa trạng thái bản ghi thành hai nhóm. Nhóm trạng thái vận hành mô tả tình trạng tức thời trong ca, nhóm trạng thái kết quả mô tả công của ngày sau khi engine tính toán.
| Nhãn | Nhóm | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Đang làm việc | Vận hành | Nhân viên đã chấm vào, chưa chấm ra. |
| Đang nghỉ | Vận hành | Đang trong khoảng nghỉ giữa ca. |
| Đã ra về | Vận hành | Đã chấm ra, chờ tổng hợp. |
| Hoàn thành | Vận hành | Bản ghi đã đủ giờ vào ra và được tổng hợp. |
| Đủ công | Kết quả | Giờ làm thực tế đạt yêu cầu của ca (present). |
| Nửa công | Kết quả | Giờ làm đạt ngưỡng nửa công nhưng thiếu so với ca (half). |
| Vắng | Kết quả | Giờ làm dưới ngưỡng nửa công, tính vắng mặt (absent). |
| Chờ xác minh | Kết quả | Bản ghi bất thường cần nhân sự xác minh trước khi tính công (pending_verification). |
| Thiếu giờ ra | Kết quả | Có giờ vào nhưng thiếu giờ ra (missing_clockout). |
| Nghỉ phép | Kết quả | Ngày được phủ bởi đơn nghỉ phép đã duyệt (on_leave). |
| Ngày lễ | Kết quả | Ngày rơi vào lịch nghỉ lễ (holiday). |
Lưu ý: Các trạng thái vận hành như Đang làm việc, Đang nghỉ và Đã ra về do luồng tự chấm công bên app Nhân viên sinh ra. App quản trị chỉ hiển thị lại, không thao tác chấm vào ra tại đây.
Thao tác trên từng bản ghi
Từ mỗi dòng, nhấp nút "Xem" để mở trang chi tiết, hoặc mở menu "..." để thực hiện các thao tác. Các thao tác hiển thị theo quyền của tài khoản và theo trạng thái của bản ghi.
| Thao tác | Điều kiện hiển thị |
|---|---|
| "Chỉnh sửa" | Chỉ với bản ghi thủ công và chưa được duyệt. Mở lại hộp thoại nhập tay. |
| "Phê duyệt" | Chỉ khi bản ghi yêu cầu phê duyệt và đang ở trạng thái chờ duyệt. |
| "Từ chối" | Như phê duyệt. Hệ thống yêu cầu nhập lý do từ chối. |
| "Xóa" | Theo quyền xóa bản ghi. |
Phê duyệt hoặc từ chối
- Mở menu "..." trên dòng bản ghi cần xử lý, hoặc mở trang chi tiết.
- Nhấp "Phê duyệt" hoặc "Từ chối".
- Với từ chối, nhập lý do trong hộp thoại xác nhận.
- Xác nhận. Hệ thống hỏi lại trước khi áp dụng, sau đó tải lại danh sách và bốn thẻ đếm.
Quan trọng: Bản ghi thủ công bắt buộc phải được phê duyệt trước khi có hiệu lực. Đây là một biện pháp kiểm soát nội bộ, hệ thống lưu vết người tạo, người duyệt, thời gian và lý do trên bản ghi.
Chi tiết bản ghi
Nhấp "Xem" để mở trang chi tiết tại /manage/time-attendance/records/<mã bản ghi>. Trang chi tiết gồm ba tab.
Tab Tổng quan
Tab "Tổng quan" hiển thị đầy đủ thông tin của bản ghi:
- Thông tin nhân viên: họ tên, email, phòng ban, vị trí.
- Thông tin chấm công: Giờ vào và Giờ ra, kèm địa điểm, nhãn phương thức chấm công (Web, Mobile, Vân tay hoặc Thủ công) và ảnh chấm công nếu có.
- Tổng hợp giờ: Tổng giờ làm, Giờ nghỉ, Giờ làm thực tế và Tăng ca.
- Khối Trạng thái: Trạng thái, Loại bản ghi (Thủ công hoặc Tự động), Yêu cầu phê duyệt (Có hoặc Không), Ngày tạo, và Lý do tạo thủ công nếu có.
- Khối Thông tin phê duyệt: trạng thái duyệt, người phê duyệt, thời gian và lý do, hiển thị khi bản ghi yêu cầu phê duyệt.
Lưu ý: Ảnh chấm công và phương thức chấm công phục vụ tính năng chống gian lận. Chúng chỉ hiển thị khi luồng chấm công bên app Nhân viên có ghi lại các thông tin này.
Tab Giờ nghỉ
Tab "Giờ nghỉ" liệt kê các lần nghỉ trong ca dưới dạng bảng, gồm thời điểm Bắt đầu, Kết thúc, Thời lượng và Loại nghỉ (Nghỉ trưa, Nghỉ ngắn hoặc Khác).
Tab Lịch sử
Tab "Lịch sử" đang được phát triển, hiện hiển thị thông báo tính năng đang hoàn thiện.
Tại trang chi tiết cũng có các nút "Chỉnh sửa", "Phê duyệt", "Từ chối", "Xóa" (hiển thị theo quyền và trạng thái) và nút "Thoát" để quay lại danh sách.
Tạo và sửa bản ghi thủ công
Khi nhân viên quên chấm công, lỗi thiết bị hoặc đi công tác, bộ phận nhân sự có thể nhập tay một bản ghi. Nhấp "Tạo thủ công" ở thanh điều hướng của tab "Chấm công", hoặc nhấp "Chỉnh sửa" trên bản ghi thủ công chưa duyệt, để mở hộp thoại nhập tay.
Các trường trong hộp thoại
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Nhân viên | Có | Chọn nhân viên cần lập bản ghi. Trường này chỉ hiện khi tài khoản có quyền tạo cho người khác. Nếu không, hệ thống tự gán người dùng hiện tại. |
| Ngày | Có | Chọn ngày của bản ghi. Không cho chọn ngày tương lai, mốc tối đa là hôm nay. |
| Giờ vào | Có | Thời điểm chấm vào. Mặc định 08:00 (ví dụ). |
| Giờ ra | Có | Thời điểm chấm ra. Mặc định 17:00 (ví dụ). |
| Lý do | Có | Chọn một trong: Quên chấm công, Lỗi thiết bị chấm công, Lỗi mạng, Làm việc ngoài văn phòng, Công tác, Lý do khác. |
| Chi tiết lý do | Có | Nhập diễn giải, tối thiểu 10 ký tự. |
| Tài liệu đính kèm | Không | Đính kèm minh chứng nếu cần. |
Các bước
- Điều hướng đến Chấm công > Chấm công, đảm bảo đang ở tab "Chấm công".
- Nhấp "Tạo thủ công".
- Chọn nhân viên (nếu trường này hiển thị), chọn ngày, nhập giờ vào và giờ ra.
- Chọn lý do và nhập chi tiết lý do từ 10 ký tự trở lên.
- Đính kèm tài liệu nếu có.
- Nhấp "Tạo bản ghi" để xác nhận, hoặc "Hủy" để đóng.
Quan trọng: Hộp thoại có cảnh báo: bản ghi thủ công cần được phê duyệt bởi quản lý trước khi có hiệu lực. Hệ thống kiểm tra hợp lệ trước khi lưu: giờ ra phải sau giờ vào, tổng thời gian làm không quá 24 giờ, và phải đủ ngày, giờ vào, giờ ra, lý do, chi tiết lý do.
Lưu ý: Sau khi lưu, bản ghi thủ công không chỉ giữ nguyên giờ vào ra mà còn được engine tính lại toàn bộ: đi muộn, về sớm, giờ làm thực tế, công quy đổi và trạng thái, giống như bản ghi tự động. Ngày được quy về đầu ngày theo múi giờ của tổ chức và tự gán ca làm việc được phân của ngày đó.
Cách hệ thống tính công
Bản ghi không chỉ lưu giờ thô mà được một engine tính toán xử lý theo chính sách và ca làm việc áp dụng. Dưới đây là các quy tắc chính, giúp nhân sự hiểu các con số trên bản ghi.
| Quy tắc | Cách tính |
|---|---|
| Công quy đổi | 1 công = 8 giờ làm thực tế (480 phút). Công bằng giờ thực tế chia 480, làm tròn 2 chữ số, tối đa 1,0. Ví dụ: 480 phút thực tế bằng 1 công, 450 phút bằng 0,94 công. |
| Ngưỡng nửa công | Mặc định 240 phút. Dưới ngưỡng tính Vắng, đạt ngưỡng nhưng thiếu so với ca tính Nửa công, đủ tính Đủ công. |
| Đi muộn | Tính theo thời gian ân hạn của ca. Ví dụ ca 08:00 ân hạn 10 phút, chấm vào 08:20 thì tính muộn 10 phút. |
| Về sớm | Tương tự đi muộn. Ví dụ ca tan 17:00 ân hạn 10 phút, chấm ra 16:30 thì tính về sớm 20 phút. |
| Nghỉ giữa ca bắt buộc | Nếu nhân viên không ghi nhận nghỉ, engine tự trừ thời gian nghỉ giữa ca theo quy định: tối thiểu 30 phút ban ngày, 45 phút ban đêm. |
| Thiếu giờ ra | Khi có giờ vào nhưng thiếu giờ ra, bản ghi chuyển sang Chờ xác minh và giờ thực tế tạm tính bằng 0. |
Lưu ý: Với ca qua đêm, hệ thống dùng khung giờ làm đêm cố định 22:00 đến 06:00 và lưu riêng số phút làm đêm để phục vụ tính phụ cấp đêm cùng làm thêm giờ. Việc cắt bản ghi qua nửa đêm và quy đổi múi giờ được engine xử lý tự động.
Ghép cặp dữ liệu từ máy chấm công
Khi dữ liệu chấm công đến từ máy chấm công vật lý dưới dạng nhiều lượt quẹt (punch) trong ngày, hệ thống tự ghép cặp giờ vào và giờ ra. Nếu các lượt quẹt không có chiều, hệ thống lấy lượt sớm nhất làm giờ vào và lượt muộn nhất làm giờ ra. Nếu có ghi chiều vào hoặc ra, hệ thống lấy lượt vào đầu tiên và lượt ra cuối cùng. Trường hợp chỉ có một lượt quẹt thì để trống giờ ra và bản ghi chuyển sang Chờ xác minh hoặc Thiếu giờ ra. Chi tiết quy trình nạp dữ liệu xem Nhập từ máy chấm công.
Quan trọng: Mọi tham số như thời gian ân hạn, ngưỡng nửa công, nghỉ giữa ca, làm tròn giờ và hệ số làm thêm giờ đều lấy từ chính sách chấm công áp dụng. Để thay đổi cách tính, hãy điều chỉnh chính sách thay vì sửa từng bản ghi. Xem Chính sách chấm công.
Tuân thủ pháp luật
Cách tính trên bản ghi tuân theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020. Cụ thể: ca đêm cố định 22:00 đến 06:00 (Điều 106), nghỉ giữa ca tối thiểu 30 phút ban ngày và 45 phút ban đêm (Điều 109), trần làm thêm giờ tối đa 12 giờ một ngày và các trần theo tháng, theo năm (Điều 107 và Nghị định 145), hệ số làm thêm giờ 150% ngày thường, 200% ngày nghỉ tuần, 300% ngày lễ kèm phụ cấp đêm và làm thêm giờ ban đêm (Nghị định 145, các Điều 55 đến 57).
Liên kết
- Chính sách chấm công - Cấu hình các tham số mà engine dùng để tính công, làm tròn và làm thêm giờ.
- Ca làm việc - Thiết lập ca và lịch ca làm cơ sở tính đi muộn, về sớm, làm đêm.
- Nhập từ máy chấm công - Nạp dữ liệu quẹt thẻ hoặc vân tay từ máy chấm công.
- Nghỉ phép - Quản lý đơn nghỉ phép, ảnh hưởng tới trạng thái Nghỉ phép trên bản ghi.
- Phân tích chấm công - Tổng hợp, theo dõi và phân tích dữ liệu chấm công.
- Tổng quan module Chấm công - Giới thiệu toàn bộ các trang trong module.