Giao diện
AI Agent chủ động
Hệ thống AI chủ động theo dõi hoạt động và gửi thông báo thông minh cho từng người dùng.
Menu: Trợ lý AI > AI AgentURL: /manage/ai-agent
Tổng quan
AI Agent khác với AI Admin ở chỗ: thay vì chờ người dùng hỏi, AI Agent chủ động theo dõi hoạt động trong hệ thống và tự gửi thông báo, đề xuất kịp thời đến từng nhân viên.
Ví dụ: khi có workflow chờ duyệt quá hạn, AI Agent sẽ nhắc người liên quan qua AI Chat mà không cần ai phải hỏi trước.
Ba chế độ hoạt động
| Chế độ | Mô tả |
|---|---|
| Chủ động | Agent tự động gửi thông báo và đề xuất theo chu kỳ quét |
| Trợ lý | Chỉ phản hồi khi người dùng chủ động hỏi |
| Im lặng | Tắt tất cả thông báo từ Agent |
Trang quản lý Agent
Trang AI Agent gồm hai tab chính.
Tab "Quản lý Agent"
Tab mặc định khi vào trang. Hiển thị:
Thống kê tổng quan - 4 chỉ số:
| Chỉ số | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tổng Agent | Tổng số agent đã kích hoạt trong hệ thống |
| Đang hoạt động | Số agent đang ở trạng thái hoạt động |
| Tạm dừng | Số agent đang bị tạm dừng |
| Tin nhắn hôm nay | Tổng số tin nhắn proactive đã gửi trong ngày |
Đối tượng kích hoạt - Hiển thị cấu hình hiện tại (toàn bộ nhân sự hoặc danh sách đối tượng được chọn). Nhấn "Cài đặt" để thay đổi.
Model mặc định - Cấu hình model AI cho từng tier xử lý:
| Tier | Nhãn | Vai trò |
|---|---|---|
| Orchestrator | AI Điều phối | Trả lời trực tiếp, phân loại ý định |
| Tier 2 | Tier 2 - Tóm tắt | Tóm tắt, digest, báo cáo ngắn |
| Tier 3 | Tier 3 - Phân tích | Phân tích sâu, reasoning phức tạp |
Danh sách Agent - Bảng liệt kê agent của từng nhân viên với các cột:
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Nhân viên | Tên hoặc ID người dùng |
| Trạng thái | Hoạt động / Tạm dừng |
| Chế độ | Chủ động / Trợ lý / Im lặng |
| Tin nhắn hôm nay | Số tin đã gửi / giới hạn ngày |
| Token đã dùng | Chi phí AI đã dùng / ngân sách ngày (VND) |
| Quét lần cuối | Thời điểm agent quét gần nhất |
Nhấn "Cài đặt Agent" để mở cửa sổ cấu hình chi tiết cho agent của người dùng hiện tại. Nhấn nút làm mới để tải lại danh sách.
Tab "Tác vụ lập lịch"
Hiển thị danh sách các tác vụ tự động đã được lập lịch. Xem chi tiết tại mục Tác vụ lập lịch bên dưới.
Đối tượng mục tiêu
Cấu hình AI Agent sẽ theo dõi và gửi thông báo đến những nhân viên nào trong tổ chức.
Truy cập: Nhấn nút "Cài đặt" trong khung "Đối tượng kích hoạt" trên trang quản lý Agent.
Chế độ quét
| Chế độ | Mô tả |
|---|---|
| Toàn bộ nhân sự | AI Agent quét tất cả nhân viên có agent kích hoạt (mặc định) |
| Chỉ đối tượng được chọn | Chỉ quét nhân viên thuộc các nhóm đối tượng được chỉ định |
Các tiêu chí lọc (khi chọn "Chỉ đối tượng được chọn")
| Tiêu chí | Mô tả |
|---|---|
| Vai trò (Site Roles) | Quản lý, HR, Admin... |
| Phòng ban | Chọn theo cây tổ chức |
| Chức danh | Chọn theo chức danh cụ thể |
| Nhóm nhân sự | Chọn theo nhóm nhân sự |
| Nhóm chức danh | Chọn theo nhóm chức danh |
| Nhân viên cụ thể | Chỉ định từng nhân viên |
Các tiêu chí được kết hợp theo logic OR - nhân viên thuộc bất kỳ nhóm nào được chọn đều được AI Agent theo dõi.
Lưu ý: Khi thêm đối tượng mới, AI Agent chỉ quét dữ liệu từ 30 phút gần nhất - không quét lại toàn bộ lịch sử.
Sau khi cấu hình xong, nhấn "Lưu cài đặt" để áp dụng.
Cài đặt Agent cá nhân
Cho phép admin xem và điều chỉnh cấu hình chi tiết cho agent của từng người dùng.
Truy cập: Nhấn "Cài đặt Agent" trong bảng Danh sách Agent.
Trạng thái Agent
Hiển thị trạng thái hiện tại của agent:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Hoạt động | Agent đang chạy bình thường |
| Tạm dừng | Agent bị tạm dừng, không gửi thông báo |
- Nhấn "Tạm dừng" để dừng agent đang hoạt động.
- Nhấn "Kích hoạt" để khởi động lại agent đang tạm dừng.
Chế độ hoạt động
Chọn một trong ba chế độ:
- Chủ động - Agent tự động gửi thông báo và đề xuất
- Trợ lý - Chỉ phản hồi khi người dùng hỏi
- Im lặng - Tắt tất cả thông báo từ Agent
Theo dõi sự kiện
Chọn loại sự kiện Agent sẽ chủ động theo dõi và thông báo:
| Sự kiện | Mô tả |
|---|---|
| Quy trình phê duyệt | Workflow đang chờ xử lý hoặc có thay đổi |
| Công việc | Task được giao hoặc sắp đến hạn |
| Đào tạo | Chương trình đào tạo liên quan |
| Cuộc họp | Lịch họp sắp tới |
| Khóa học | Khóa học LMS chưa hoàn thành |
| Thi đua | Cập nhật về chương trình thi đua |
| Tài liệu | Tài liệu mới hoặc cần xem xét |
Giới hạn thông báo
| Trường | Mô tả | Mặc định |
|---|---|---|
| Tối đa mỗi ngày | Số tin nhắn proactive tối đa trong một ngày | 15 |
| Tối đa mỗi giờ | Số tin nhắn proactive tối đa trong một giờ | 5 |
Giờ nghỉ (không nhận thông báo)
Cấu hình khung giờ Agent không gửi thông báo:
| Trường | Mô tả | Mặc định |
|---|---|---|
| Từ | Giờ bắt đầu giờ nghỉ | 22:00 |
| Đến | Giờ kết thúc giờ nghỉ | 07:00 |
| Múi giờ | Múi giờ áp dụng | Asia/Ho_Chi_Minh (GMT+7) |
Ngân sách AI hàng ngày
Giới hạn chi phí AI (tính theo VND) mà agent có thể sử dụng trong một ngày.
| Trường | Mô tả | Mặc định |
|---|---|---|
| Giới hạn (VND/ngày) | Chi phí tối đa cho AI mỗi ngày | 10.000 VND |
| Đã dùng hôm nay | Chi phí thực tế đã tiêu trong ngày | - |
Thanh tiến trình hiển thị tỷ lệ đã sử dụng so với ngân sách. Khi vượt 80% sẽ chuyển sang màu đỏ cảnh báo.
Thống kê hôm nay
Hiển thị tóm tắt hoạt động trong ngày:
- Tin nhắn đã gửi - Số tin nhắn proactive đã gửi
- Chi phí AI - Tổng chi phí AI đã sử dụng (VND)
Sau khi chỉnh sửa, nhấn "Lưu thay đổi" để lưu cài đặt. Nhấn "Hủy" để đóng mà không lưu.
Tác vụ lập lịch
Tác vụ lập lịch là các công việc tự động mà người dùng giao cho AI thực hiện định kỳ - ví dụ: gửi báo cáo hằng sáng, nhắc nhở theo tuần.
Tạo tác vụ mới
Tác vụ được tạo bằng ngôn ngữ tự nhiên. Người dùng chỉ cần mô tả yêu cầu, AI sẽ tự phân tích và lập lịch.
- Chuyển sang tab "Tác vụ lập lịch".
- Nhấn nút "Tạo tác vụ".
- Nhập mô tả yêu cầu vào ô "Mô tả yêu cầu (ngôn ngữ tự nhiên)".
- Nhấn "Tạo tác vụ" để xác nhận.
Ví dụ các câu lệnh hợp lệ:
Hàng sáng lúc 8h gửi cho tôi danh sách workflow chờ duyệtMỗi thứ Hai gửi tóm tắt công việc tuần trướcNhắc tôi hàng ngày lúc 17h về các task sắp đến hạn
Lưu ý: AI sẽ phân tích yêu cầu và tự động lập lịch. Nếu yêu cầu không rõ ràng, tác vụ có thể không được tạo thành công.
Danh sách tác vụ
Bảng hiển thị các tác vụ với bộ lọc theo trạng thái:
- Đang hoạt động - Tác vụ đang chạy định kỳ
- Tạm dừng - Tác vụ đã bị tạm dừng
- Tất cả - Xem toàn bộ tác vụ
Các cột trong bảng:
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Tác vụ | Tiêu đề và mô tả yêu cầu gốc |
| Lịch trình | Tần suất thực thi (hàng ngày, hàng tuần...) |
| Loại | Báo cáo / Kiểm tra / Nhắc nhở / Tùy chỉnh |
| Trạng thái | Hoạt động / Tạm dừng / Đang chạy / Hoàn tất / Đã hủy |
| Chạy tiếp | Thời điểm thực thi tiếp theo |
| Số lần | Số lần đã thực thi (và giới hạn nếu có) |
Quản lý tác vụ
Với mỗi tác vụ trong bảng:
| Thao tác | Mô tả |
|---|---|
| Tạm dừng | Dừng tác vụ đang hoạt động, có thể kích hoạt lại sau |
| Kích hoạt | Khởi động lại tác vụ đang tạm dừng |
| Chi tiết | Xem thông tin đầy đủ: lịch trình, kênh gửi, tier xử lý, lịch sử chạy |
| Hủy tác vụ | Xóa vĩnh viễn tác vụ (yêu cầu xác nhận) |
Cách hệ thống hoạt động
Chu kỳ quét
AI Agent quét dữ liệu mỗi 30 phút một lần. Trong mỗi chu kỳ, hệ thống kiểm tra các thay đổi mới trong các module được đăng ký (workflow, task, họp, đào tạo...) và tính điểm ưu tiên cho từng sự kiện.
Phân tầng xử lý
Hệ thống phân loại mức độ xử lý thành 3 tầng dựa trên điểm ưu tiên:
| Tầng | Tên | Mô tả |
|---|---|---|
| Tier 1 | Template | Điền thông tin vào mẫu sẵn có, không gọi AI |
| Tier 2 | Tóm tắt | AI tóm tắt và tổng hợp thông tin ngắn gọn |
| Tier 3 | Phân tích | AI phân tích sâu, đưa ra đề xuất chi tiết |
Sự kiện có điểm ưu tiên thấp (dưới 21 điểm) sẽ bị bỏ qua trong chu kỳ đó.
Gửi thông báo
Khi phát hiện sự kiện đủ điều kiện thông báo, Agent gửi tin nhắn qua hai kênh:
- AI Chat - Tin nhắn xuất hiện trong hộp chat AI của người dùng
- Chuông thông báo - Thông báo đẩy trên giao diện hệ thống
Agent sẽ không gửi nếu người dùng đang trong giờ nghỉ, đã đạt giới hạn tin nhắn trong ngày/giờ, hoặc agent đang ở chế độ Tạm dừng / Im lặng.