Giao diện
Ca làm việc
Quyền truy cập: Admin HR có quyền cấu hình Chấm công · Điều hướng: Chấm công > Ca làm việc (
/manage/time-attendance/shifts)
Màn hình Ca làm việc là nơi quản trị viên HR khai báo các ca làm việc của tổ chức và phân bổ ca cho từng nhân viên, đơn vị hay nhóm. Trang gộp hai tab trong cùng một màn: "Phân ca" (mở mặc định) và "Định nghĩa ca". Hệ thống tự kiểm tra xung đột phân ca và áp các quy tắc nghỉ theo Bộ luật Lao động 2019 khi gán ca. Đây là khu vực cấu hình và bản ghi của HR, nhân viên xem lịch ca cá nhân của mình ở app Nhân viên.
Tổng quan
Một "ca làm việc" (shift) là khung giờ làm việc chuẩn, ví dụ ca sáng 08:00 đến 17:00 hay ca đêm 22:00 đến 06:00. Trước tiên bạn xây thư viện ca ở tab "Định nghĩa ca", sau đó gán ca cho nhân sự ở tab "Phân ca". Phân ca trả lời câu hỏi "ai làm ca nào, từ ngày nào đến ngày nào", và là đầu vào để hệ thống chấm công, tính giờ làm và tính lương làm thêm giờ (OT).
Noova hỗ trợ ba loại phân ca:
| Loại phân ca | Ý nghĩa |
|---|---|
| Cố định (permanent) | Nhân viên làm một ca duy nhất, ổn định, không có ngày kết thúc hoặc kéo dài lâu dài |
| Tạm thời (temporary) | Gán ca trong một khoảng thời gian giới hạn, ví dụ thay ca cho người nghỉ phép |
| Luân phiên (rotating) | Ca xoay vòng theo chu kỳ, ví dụ mô hình 3 ca 4 kíp của nhà máy, xưởng sản xuất |
Khi vào trang, tab "Phân ca" mở sẵn. Mỗi tab có nút tạo riêng và bộ lọc riêng. Trong danh sách ca ở tab "Định nghĩa ca", menu "..." có lựa chọn "Xem phân ca" giúp nhảy nhanh sang tab "Phân ca".
Tab Định nghĩa ca: thư viện ca làm việc
Tab "Định nghĩa ca" quản lý danh sách các ca làm việc dùng để phân bổ. Đây là nơi bạn xem, lọc, tạo, sửa và xóa ca.
Bảng danh sách ca hiển thị các cột:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Tên ca | Tên ca kèm chấm màu nhận diện và mã ca |
| Giờ làm | Giờ bắt đầu đến giờ kết thúc |
| Ngày làm | Các ngày trong tuần áp dụng (Thứ 2 đến Chủ nhật) |
| Loại ca | Cố định, Linh hoạt hoặc Luân phiên |
| Trạng thái | Badge "Hoạt động" hoặc "Tắt", kèm badge "Mặc định" nếu là ca mặc định |
Bộ lọc gồm Loại ca (Tất cả / Ca cố định / Ca linh hoạt / Ca luân phiên) và Trạng thái (Tất cả / Đang hoạt động / Không hoạt động). Nút "Đặt lại bộ lọc" đưa các điều kiện về mặc định. Danh sách phân trang 10 dòng mỗi trang.
Lưu ý: Ca được đánh dấu "Mặc định" không thể xóa (nút Xóa bị ẩn). Một ca đang được gán cho nhân viên đang hoạt động cũng không xóa được, hệ thống báo ca đang gán cho N nhân viên. Khi xóa, ca được ẩn đi (soft-delete) chứ không mất hẳn dữ liệu lịch sử.
Tạo và sửa ca làm việc
Nhấp "Tạo ca" để mở hộp thoại khai báo ca mới, hoặc nhấp "Sửa" trên một ca có sẵn. Hộp thoại chia thành các nhóm trường:
- Thông tin cơ bản: Tên ca làm việc (bắt buộc), Mã ca (bắt buộc, phải duy nhất, ví dụ
MORNING), Mô tả, Loại ca (Cố định / Linh hoạt / Luân phiên), Màu sắc nhận diện và Icon. - Lịch làm việc: Giờ bắt đầu và Giờ kết thúc (định dạng HH:mm, bắt buộc), cùng các ô chọn Ngày làm việc từ Thứ 2 đến Chủ nhật. Mặc định Thứ 2 đến Thứ 6 được bật, Thứ 7 và Chủ nhật tắt.
- Giờ nghỉ: Thêm nhiều dòng nghỉ giữa ca, mỗi dòng có Tên giờ nghỉ, giờ Bắt đầu, giờ Kết thúc và ô chọn "Có lương". Dùng nút "Thêm giờ nghỉ" và "Xóa giờ nghỉ" để quản lý.
- Quy định làm thêm giờ: Ô chọn "Cho phép làm thêm giờ" và "Yêu cầu phê duyệt". Nếu cho phép OT, khai thêm "Hệ số làm thêm giờ" (mặc định 1.5) và "Tối đa giờ làm thêm/ngày" (mặc định 4).
- Thời gian cho phép (grace): "Đi muộn (phút)" mặc định 15 và "Về sớm (phút)" mặc định 15. Đây là khoảng dung sai để không tính lỗi đi muộn hay về sớm.
- Quy định chấm công: Các ô chọn "Yêu cầu chấm công vào", "Yêu cầu chấm công ra", "Cho phép chấm công từ xa", "Yêu cầu vị trí GPS".
- Trạng thái: "Đang hoạt động" và "Đặt làm ca mặc định".
Khi tạo mới, hệ thống điền sẵn giờ 08:00 đến 17:00, OT bật với hệ số 1.5 và tối đa 4 giờ mỗi ngày, đi muộn và về sớm 15 phút, yêu cầu chấm công vào và ra đều bật. Nhấp "Lưu" để lưu hoặc "Hủy" để bỏ.
Quan trọng: Mã ca phải duy nhất. Nếu nhập trùng mã đã có, hệ thống từ chối lưu và báo mã ca đã tồn tại.
Ca đêm qua nửa đêm và giờ làm dự kiến
Để khai một ca đêm vắt qua nửa đêm, đặt giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu, ví dụ 22:00 đến 06:00. Hệ thống tự nhận biết ca qua đêm và tính đúng thời lượng (cộng thêm 24 giờ cho phần sau nửa đêm).
Hệ thống tự tính Giờ làm dự kiến mỗi ngày = thời lượng ca trừ đi tổng các giờ nghỉ không lương. Bạn không cần nhập tay con số này.
Lưu ý: Khung giờ làm việc ban đêm theo luật là từ 22:00 đến 06:00 (Điều 106 Bộ luật Lao động 2019). Hệ thống dùng khung này để tách thời gian làm việc thành đoạn ngày và đoạn đêm, phục vụ tính phụ cấp đêm và OT đêm ở khu vực tính lương.
Tab Phân ca: gán ca cho nhân sự
Tab "Phân ca" quản lý các bản ghi gán ca. Mỗi bản ghi cho biết một nhân viên làm ca nào, trong khoảng thời gian nào.
Bảng danh sách phân ca hiển thị các cột:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Nhân viên | Tên nhân viên kèm đơn vị |
| Ca làm việc | Chấm màu, tên ca và mã ca |
| Loại phân ca | Badge "Cố định" / "Tạm thời" / "Luân phiên" |
| Từ ngày / Đến ngày | Khoảng hiệu lực, hiển thị "Vô thời hạn" nếu không có ngày kết thúc |
| Trạng thái | Badge "Đang hoạt động" / "Không hoạt động" / "Đã kết thúc" |
Bộ lọc gồm Ca làm việc, Trạng thái (mặc định lọc "Đang hoạt động") và Loại phân ca. Danh sách phân trang 20 dòng mỗi trang. Ngày hiển thị theo múi giờ của tổ chức, định dạng dd/MM/yyyy.
Nút thao tác: "Phân ca mới" để gán cho một người, "Gán hàng loạt" để gán cho nhiều người, "Sửa" để chỉnh một bản ghi. Menu "..." có lựa chọn "Kết thúc" (chỉ hiện khi phân ca đang hoạt động).
Kết thúc một phân ca
Nhấp menu "..." rồi "Kết thúc" trên một phân ca đang hoạt động. Một hộp thoại nhỏ yêu cầu nhập "Ngày kết thúc" (bắt buộc, không được sớm hơn ngày bắt đầu) và "Lý do". Sau khi xác nhận, phân ca chuyển sang trạng thái "Đã kết thúc".
Phân ca mới cho một nhân viên
Nhấp "Phân ca mới" để mở hộp thoại gán ca cho một người. Các trường gồm:
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Chọn nhân viên | Có | Chọn nhân viên áp dụng. Khi đang sửa, trường này bị khóa không cho đổi |
| Chọn ca làm việc | Có | Danh sách ca đang hoạt động. Trường này ẩn khi loại phân ca là "Luân phiên" (ca lấy theo chu kỳ luân phiên) |
| Từ ngày | Có | Ngày bắt đầu áp dụng |
| Đến ngày | Không | Để trống nghĩa là vô thời hạn |
| Loại phân ca | Có | Cố định / Tạm thời / Luân phiên. Nếu chọn "Luân phiên" sẽ hiện bộ soạn chu kỳ luân ca |
| Ghi chú | Không | Ghi chú nội bộ |
| Yêu cầu phê duyệt từ quản lý | Không | Nếu bật, phân ca ở trạng thái chờ duyệt cho đến khi quản lý phê duyệt |
Khi bạn chọn nhân viên và khoảng ngày, hệ thống kiểm tra xung đột theo thời gian thực. Nếu nhân viên đã có một phân ca khác trùng khoảng thời gian, một cảnh báo màu vàng liệt kê các ca xung đột và vô hiệu hóa nút Lưu. Bạn phải điều chỉnh khoảng ngày hoặc kết thúc phân ca cũ trước khi lưu được.
Nhấp "Lưu" để gán hoặc "Hủy" để bỏ.
Lưu ý: Nếu bật "Yêu cầu phê duyệt từ quản lý", phân ca được tạo ở trạng thái chờ duyệt. Nếu không bật, phân ca được coi như đã duyệt ngay.
Chu kỳ luân ca (mô hình 3 ca 4 kíp)
Khi chọn loại phân ca "Luân phiên", hộp thoại hiện thêm bộ soạn Chu kỳ luân ca. Đây là nơi định nghĩa chuỗi ca lặp lại theo chu kỳ, dùng cho các mô hình xoay ca như 3 ca 4 kíp ở nhà máy.
Bộ soạn gồm các trường:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Chu kỳ luân phiên | Mỗi vị trí trong chuỗi kéo dài bao lâu: Hàng tuần / 2 tuần một lần / Hàng tháng |
| Kíp bắt đầu từ vị trí | Độ lệch pha. Các kíp dùng chung một chuỗi ca nhưng bắt đầu ở vị trí khác nhau (kíp A bắt đầu vị trí 1, kíp B vị trí 2, và tiếp tục) |
| Chu kỳ ca | Danh sách các vị trí trong chuỗi. Mỗi vị trí chọn một ca làm việc hoặc chọn "Nghỉ (kíp nghỉ)" |
Thao tác trong bộ soạn: "Thêm ca vào chu kỳ" để thêm một vị trí, các nút di chuyển vị trí lên hoặc xuống để sắp xếp thứ tự, và nút xóa một vị trí.
Bên dưới, panel "Xem trước 14 ngày tới" tự động hiển thị lưới các ngày kèm tên ca hoặc chữ "Nghỉ" cho kíp đang cấu hình. Nhờ vậy bạn thấy ngay kết quả xoay ca trước khi lưu.
Lưu ý: Vị trí trong chu kỳ được suy ra cố định theo số chu kỳ đã trôi qua kể từ ngày bắt đầu, không cần tác vụ nền chạy định kỳ. Chu kỳ hàng tuần tiến 1 vị trí sau mỗi 7 ngày, 2 tuần một lần tiến sau mỗi 14 ngày, hàng tháng tiến theo số tháng dương lịch. Vị trí "Nghỉ" nghĩa là ngày đó kíp không có ca (ngày nghỉ).
Quan trọng: Một chu kỳ luân phiên phải có ít nhất 2 vị trí và ít nhất 1 vị trí là ca thật (không thể toàn bộ là "Nghỉ"). Nếu chuỗi ca có nguy cơ vi phạm quy tắc nghỉ, ví dụ Ca đêm rồi sang Ca sáng ở ranh giới tuần, panel hiện "Cảnh báo quy định nghỉ (luật)" màu vàng. Cảnh báo này mang tính khuyến cáo cho chuỗi luân ca, bạn vẫn có thể lưu.
Gán ca hàng loạt
Nút "Gán hàng loạt" mở hộp thoại phân một ca (hoặc một chu kỳ luân phiên) cho nhiều nhân sự cùng lúc. Các trường:
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Đối tượng áp dụng | Có | Chọn tập nhân sự qua bộ chọn đối tượng (xem mục dưới) |
| Loại phân ca | Có | Cố định / Tạm thời / Luân phiên |
| Chọn ca làm việc | Có | Ẩn khi loại là "Luân phiên", thay bằng bộ soạn chu kỳ luân ca |
| Từ ngày | Có | Ngày bắt đầu áp dụng |
| Đến ngày | Không | Để trống nghĩa là vô thời hạn |
| Yêu cầu phê duyệt từ quản lý | Không | Bật nếu cần quản lý duyệt trước khi áp dụng |
Quy trình gồm hai bước an toàn:
- Nhấp "Kiểm tra trước khi gán" để chạy thử (dry-run). Hệ thống trả về bảng kết quả: tổng số nhân sự, danh sách "Sẽ gán" và danh sách "Bỏ qua" kèm lý do, ví dụ trùng phân ca với một ca khác.
- Nhấp nút gán (hiển thị số nhân sự sẽ gán) để áp dụng thật. Hệ thống chỉ gán cho những người không xung đột, những người bị lỗi hoặc xung đột được báo lại và không gán.
Quan trọng: Nếu ca sắp gán vi phạm quy định nghỉ bắt buộc (Điều 110 hoặc Điều 111), hệ thống hiện cảnh báo đỏ và chặn toàn bộ lô, không cho gán cho bất kỳ ai. Nút gán chỉ bật khi có ít nhất 1 người sẽ được gán và không có vi phạm nghỉ.
Bộ chọn đối tượng
Bộ chọn đối tượng cho phép chọn tập nhân sự áp dụng theo 5 chiều, bạn có thể kết hợp nhiều chiều:
| Chiều chọn | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nhân sự | Chọn từng nhân viên cụ thể (chọn nhiều) |
| Nhóm nhân sự | Chọn theo nhóm nhân viên đã định nghĩa |
| Chức danh | Chọn theo chức danh |
| Nhóm chức danh | Chọn theo nhóm chức danh |
| Đơn vị | Chọn theo phòng ban, đơn vị tổ chức |
Hệ thống tự gộp các lựa chọn lại và bung thành danh sách nhân viên cụ thể khi gán. Cùng bộ chọn này được dùng lại cho phạm vi áp dụng của chính sách chấm công, xem trang Chính sách chấm công.
Quy tắc nghỉ theo luật lao động
Khi phân ca lẻ hoặc gán hàng loạt, hệ thống kiểm tra hai quy tắc nghỉ bắt buộc của Bộ luật Lao động 2019. Ca vi phạm bị chặn không cho gán.
| Quy tắc | Yêu cầu | Cách hệ thống xử lý |
|---|---|---|
| Nghỉ chuyển ca (Điều 110) | Ít nhất 12 giờ nghỉ giữa hai ca làm việc liên tiếp | Nếu khoảng cách giữa 2 ca liền nhau dưới 12 giờ thì coi là vi phạm và chặn gán |
| Nghỉ hằng tuần (Điều 111) | Ít nhất 24 giờ nghỉ liên tục mỗi tuần | Mỗi tuần phải chừa ít nhất 1 ngày nghỉ hoặc một khoảng nghỉ từ 24 giờ trở lên, nếu không là vi phạm |
Ví dụ về nghỉ chuyển ca: một ca đêm kết thúc lúc 06:00, nếu ca tiếp theo bắt đầu lúc 08:00 cùng ngày thì chỉ nghỉ 2 giờ, vi phạm Điều 110. Ngược lại, ca sáng kết thúc 17:00 và ca sáng hôm sau bắt đầu 08:00 thì nghỉ 15 giờ, hợp lệ.
Ngay ở bước định nghĩa ca, hệ thống cũng cảnh báo: nếu một ca làm đủ cả 7 ngày trong tuần thì cảnh báo vi phạm nghỉ tuần (Điều 111), nếu thời lượng một ca vượt quá 12 giờ thì cảnh báo nguy cơ nghỉ chuyển ca dưới 12 giờ (Điều 110).
Quan trọng: Vi phạm Điều 110 và Điều 111 bị chặn cứng, không thể gán. Riêng cảnh báo cho chuỗi luân ca (ví dụ chuyển từ ca đêm sang ca sáng) chỉ là khuyến cáo, vẫn cho phép gán nếu bạn chấp nhận.
Lưu ý: Các hệ số và trần làm thêm giờ (theo Điều 98, 107 và Nghị định 145/2020) được khai báo sẵn trong hệ thống và áp dụng ở khu vực tính lương, báo cáo. Trang Ca làm việc chỉ chịu trách nhiệm gán ca và kiểm tra quy tắc nghỉ.
Kết nối với chấm công và app Nhân viên
Phân ca xác định ca áp dụng cho mỗi nhân viên theo từng ngày. Đây là đầu vào để hệ thống đối chiếu giờ chấm công vào và ra, tính giờ làm thực tế, phân loại đi muộn về sớm và tính OT. Xem cách bản ghi chấm công vận hành tại trang Bản ghi chấm công.
Nhân viên không cấu hình ca ở đây. Họ xem lịch ca cá nhân và lịch luân ca sắp tới của mình ở app Nhân viên (noova-employee).
Liên kết
- Chính sách chấm công - Cấu hình quy tắc tính công và phạm vi áp dụng theo cùng bộ chọn đối tượng
- Bản ghi chấm công - Bản ghi giờ vào ra đối chiếu theo ca đã phân
- Tổng quan module Chấm công - Giới thiệu toàn module và cách bật tính năng
- Ghi danh đào tạo - Tham khảo cách module khác dùng bộ chọn đối tượng tương tự