Giao diện
Quản lý tài liệu
Trang danh sách tài liệu với cây tủ hồ sơ, tìm kiếm không dấu, bộ lọc đa tiêu chí, thao tác hàng loạt, cùng các tab quản trị: Nhật ký, Thùng rác, Thống kê, Chính sách lưu trữ và Giữ pháp lý.
Quyền truy cập: Người dùng có quyền truy cập module Tài liệu
Điều hướng: Tài liệu > Quản lý tài liệu
Đường dẫn: /manage/document/overview
Bố cục trang
Trang quản lý tài liệu gồm 6 tab:
| Tab | Mô tả |
|---|---|
| Danh sách | Cây tủ hồ sơ, bảng tài liệu, tìm kiếm, bộ lọc và thao tác hàng loạt |
| Nhật ký | Lối tắt tới nhật ký kiểm tra; chọn một tài liệu để xem chi tiết chuỗi nhật ký |
| Thùng rác | Tài liệu đã xoá mềm, có thể khôi phục |
| Thống kê | Bảng số liệu tổng quan toàn tổ chức |
| Chính sách lưu trữ | Danh sách chính sách lưu trữ áp dụng theo phân loại và loại tài liệu |
| Giữ pháp lý | Danh sách tài liệu đang bị giữ pháp lý |
Nút "Tạo tài liệu" ở góc phải trên luôn hiển thị.
Tab Danh sách
Tab Danh sách chia làm 2 phần: cây Tủ tài liệu bên trái và bảng tài liệu bên phải.
Cây tủ tài liệu
Cột trái hiển thị cây tủ hồ sơ (tủ và thư mục con) để sắp xếp tài liệu theo cấu trúc quen thuộc của bộ phận nhân sự.
- Dòng "Tất cả tài liệu" ở trên cùng bỏ lọc theo tủ, hiển thị mọi tài liệu
- Nhấp vào một tủ để chỉ hiển thị tài liệu thuộc tủ đó
- Nút dấu cộng trên tiêu đề tạo tủ gốc mới
- Di chuột vào một tủ để hiện menu: "Thêm thư mục con", "Đổi tên", "Xoá"
Hệ thống dựng sẵn 5 tủ hệ thống cho tổ chức mới:
| Tủ hệ thống | Dùng cho |
|---|---|
| Quy chế - Nội quy | Quy chế, nội quy, quy định nội bộ |
| Biểu mẫu | Mẫu đơn, biểu mẫu nội bộ |
| Quyết định - Thông báo | Quyết định, thông báo, công văn |
| Sổ tay & Onboarding | Sổ tay nhân viên, tài liệu hội nhập |
| Tài liệu phòng ban | Tài liệu riêng của từng phòng ban |
Lưu ý: Tủ hệ thống có nhãn "Hệ thống" và không thể đổi tên hoặc xoá. Chỉ có thể xoá tủ tự tạo khi tủ đó rỗng (không còn thư mục con và không còn tài liệu).
Tìm kiếm và bộ lọc
Thanh tìm kiếm tìm theo tiêu đề hoặc mã tài liệu. Tìm kiếm không phân biệt dấu: gõ "quy che" hay "quy chế" đều ra cùng kết quả, giúp tìm tài liệu tiếng Việt nhanh hơn. Bên cạnh là các bộ lọc:
| Bộ lọc | Giá trị |
|---|---|
| Trạng thái | Nháp, Đang hoạt động, Đã lưu trữ, Đã khoá |
| Phân loại | Công khai, Nội bộ, Bảo mật, Hạn chế |
| Loại tài liệu | Chính sách, Quy trình, Hợp đồng, Ghi nhớ, Chứng chỉ, Quyết định, Báo cáo, Biểu mẫu, Hướng dẫn, Khác |
Phân trang hiển thị 10, 20, 50 hoặc 100 tài liệu mỗi trang. Số bên phải cho biết tổng số tài liệu khớp bộ lọc.
Bảng danh sách
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| STT | Số thứ tự |
| Tên tài liệu | Tiêu đề và mã tự động |
| Phân loại | Nhãn phân loại bảo mật (Công khai, Nội bộ, Bảo mật, Hạn chế) |
| Loại | Loại tài liệu |
| Trạng thái | Nhãn trạng thái (Nháp, Đang hoạt động, Đã lưu trữ, Đã khoá) |
| Độ tươi | Nhãn cho biết tài liệu còn đáng tin cậy hay cần rà soát (xem bên dưới) |
| Phiên bản | Phiên bản hiện tại (v1, v2, v3...) |
| Ngày tạo | Ngày tạo tài liệu |
| Thao tác | Nút "Chi tiết" và menu thao tác |
Cột Độ tươi
Cột Độ tươi kết hợp trạng thái tài liệu với các mốc thời gian vòng đời (ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực, ngày rà soát kế tiếp) để cảnh báo tài liệu quá hạn hoặc cần rà soát:
| Nhãn | Ý nghĩa |
|---|---|
| Bản nháp | Tài liệu còn ở trạng thái Nháp |
| Chưa hiệu lực | Chưa tới ngày hiệu lực |
| Hiệu lực | Đang trong thời gian hiệu lực |
| Sắp hết hạn | Còn dưới 30 ngày là hết hiệu lực |
| Hết hiệu lực | Đã qua ngày hết hiệu lực |
| Chờ rà soát | Đã tới hoặc quá ngày rà soát kế tiếp |
| Đã lưu trữ | Tài liệu đã lưu trữ |
| Đã khoá | Tài liệu đã khoá |
Menu thao tác trên mỗi dòng
Nút "Chi tiết" mở trang chi tiết. Menu ba chấm bên cạnh chứa các thao tác nhanh (tuỳ trạng thái): "Chỉnh sửa", "Kích hoạt" (khi đang Nháp), "Lưu trữ" (khi Đang hoạt động), "Xoá" (mọi trạng thái trừ Đã khoá).
Thao tác hàng loạt
Tích chọn nhiều dòng để hiện thanh thao tác hàng loạt:
- "Xoá" - Chuyển các tài liệu đã chọn vào thùng rác
- Chọn tủ đích rồi nhấp "Chuyển tủ" - Di chuyển các tài liệu đã chọn sang tủ khác
- "Bỏ chọn" - Bỏ chọn tất cả
Tạo tài liệu
Các bước
- Nhấp nút "Tạo tài liệu" ở góc phải trên
- Điền thông tin trong hộp thoại "Tạo tài liệu mới"
- Nhấp "Tạo tài liệu"
Kết quả: Tài liệu mới xuất hiện trong danh sách với trạng thái Nháp và phiên bản v1.
Bảng trường dữ liệu
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tiêu đề | Có | Tên tài liệu, tối đa 500 ký tự |
| Mô tả | Không | Mô tả chi tiết nội dung, tối đa 5000 ký tự |
| Tệp tin | Không | Chọn tệp từ thư viện media hoặc tải lên mới, tối đa 50MB |
| Phân loại | Có | Cấp phân loại bảo mật: Công khai, Nội bộ, Bảo mật, Hạn chế (mặc định Nội bộ) |
| Loại tài liệu | Không | Chính sách, Quy trình, Hợp đồng, v.v. (mặc định Khác) |
| Thẻ | Không | Thẻ phân loại, phân cách bằng dấu phẩy, tối đa 20 thẻ |
| Tầng tài liệu | Không | Tài liệu chính thống (do nhân sự ban hành, có kiểm soát) hoặc Tài liệu chia sẻ (đội nhóm tự tải lên); mặc định Tài liệu chính thống |
| Tủ / thư mục | Không | Xếp tài liệu vào một tủ trong cây tủ hồ sơ |
| Ngày hiệu lực | Không | Ngày tài liệu bắt đầu có hiệu lực |
| Ngày hết hiệu lực | Không | Ngày tài liệu hết hiệu lực |
| Ngày rà soát kế tiếp | Không | Ngày cần rà soát lại nội dung; hệ thống nhắc nhở khi tới hạn |
Lưu ý: Các mốc thời gian vòng đời (ngày hiệu lực, hết hiệu lực, rà soát kế tiếp) quyết định cột Độ tươi và kích hoạt nhắc nhở rà soát tự động khi gần tới ngày rà soát.
Chỉnh sửa tài liệu
Mở menu thao tác trên dòng tài liệu và chọn "Chỉnh sửa", hoặc dùng nút "Sửa" trên trang chi tiết. Chức năng chỉnh sửa cập nhật tiêu đề, mô tả và thẻ.
Lưu ý: Không thể thay đổi tệp tin qua chức năng chỉnh sửa. Để cập nhật tệp, dùng tính năng "Tạo phiên bản mới" trên trang chi tiết. Xem Chi tiết tài liệu.
Tab Nhật ký
Tab này là lối tắt tới nhật ký kiểm tra. Nhật ký chi tiết được lưu theo từng tài liệu, nên cần chọn một tài liệu cụ thể (mở trang chi tiết, tab Nhật ký) để xem chuỗi thao tác đầy đủ. Xem Chi tiết tài liệu.
Tab Thùng rác
Tab Thùng rác liệt kê các tài liệu đã xoá mềm. Mỗi dòng hiển thị tên, mã, phân loại và ngày xoá, kèm nút "Khôi phục" để đưa tài liệu trở lại danh sách.
Lưu ý: Tài liệu trong thùng rác được dọn vĩnh viễn sau thời gian ân hạn 30 ngày. Trong 30 ngày này vẫn có thể khôi phục.
Tab Thống kê
Tab Thống kê tổng hợp số liệu toàn tổ chức trong các ô chỉ số:
| Chỉ số | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tổng tài liệu | Tổng số tài liệu đang có |
| Tỷ lệ xác nhận | Phần trăm người đã xác nhận "đã đọc đã hiểu", kèm số đã đọc trên tổng |
| Tài liệu cần rà soát/hết hạn | Tỷ lệ và số tài liệu cần rà soát hoặc đã hết hạn |
| Xác nhận quá hạn | Số yêu cầu xác nhận quá hạn và số đang chờ xác nhận |
Bên dưới là 3 bảng phân tích: theo trạng thái, theo phân loại và theo tầng tài liệu.
Tab Chính sách lưu trữ và Tab Giữ pháp lý
Hai tab này quản lý vòng đời cuối của tài liệu:
- Chính sách lưu trữ - Tạo và quản lý chính sách lưu trữ áp dụng theo phân loại và loại tài liệu
- Giữ pháp lý - Danh sách tài liệu đang bị giữ pháp lý và thao tác gỡ giữ
Chi tiết xem tại Lưu trữ và bảo quản.
Liên kết
- Chi tiết tài liệu - Xem chi tiết, quản lý phiên bản, quyền truy cập và nhật ký
- Xác nhận đã đọc đã hiểu - Yêu cầu và theo dõi xác nhận đọc tài liệu
- Quyền truy cập - Phân loại bảo mật và kiểm soát quyền
- Lưu trữ và bảo quản - Chính sách lưu trữ và giữ pháp lý
- Tích hợp - Liên kết với Giao việc và Quy trình phê duyệt