Giao diện
Quản lý tài liệu
Trang danh sách tài liệu, tìm kiếm, lọc theo nhiều tiêu chí, tạo mới và chỉnh sửa tài liệu.
Quyền truy cập: Người dùng có quyền truy cập module Tài liệu
Điều hướng: Tài liệu > Quản lý tài liệu
Đường dẫn: /manage/document/overview
Bố cục trang
Trang quản lý tài liệu gồm 2 tab chính:
| Tab | Mô tả |
|---|---|
| Danh sách | Hiển thị tất cả tài liệu với bộ lọc và tìm kiếm |
| Nhật ký kiểm tra | Tổng quan nhật ký thao tác trên tất cả tài liệu |
Tab Danh sách
Tìm kiếm và bộ lọc
Thanh tìm kiếm cho phép tìm tài liệu theo tiêu đề hoặc mã tài liệu. Bên cạnh là các bộ lọc:
| Bộ lọc | Giá trị |
|---|---|
| Trạng thái | Nháp, Đang hoạt động, Đã lưu trữ, Đã khoá |
| Phân loại | Công khai, Nội bộ, Bảo mật, Hạn chế |
| Loại tài liệu | Chính sách, Quy trình, Hợp đồng, Ghi nhớ, Chứng chỉ, Quyết định, Báo cáo, Biểu mẫu, Hướng dẫn, Khác |
Phân trang hiển thị 10, 20, 50 hoặc 100 tài liệu mỗi trang.
Bảng danh sách
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| STT | Số thứ tự |
| Tên + Mã | Tiêu đề tài liệu và mã tự động |
| Phân loại | Nhãn phân loại bảo mật (Công khai, Nội bộ, Bảo mật, Hạn chế) |
| Loại | Loại tài liệu (Chính sách, Quy trình, v.v.) |
| Trạng thái | Nhãn trạng thái (Nháp, Đang hoạt động, Đã lưu trữ, Đã khoá) |
| Phiên bản | Phiên bản hiện tại (v1, v2, v3...) |
| Ngày tạo | Ngày tạo tài liệu |
| Thao tác | Các nút hành động |
Nút thao tác
Mỗi dòng tài liệu có các nút thao tác sau (tuỳ theo trạng thái):
| Nút | Mô tả |
|---|---|
| "Chi tiết" | Mở trang chi tiết tài liệu |
| "Sửa" | Mở hộp thoại chỉnh sửa (chỉ khi trạng thái Nháp hoặc Đang hoạt động) |
| "Kích hoạt" | Chuyển tài liệu từ Nháp sang Đang hoạt động |
| "Lưu trữ" | Chuyển tài liệu từ Đang hoạt động sang Đã lưu trữ |
| "Xoá" | Xoá tài liệu (chỉ khi trạng thái Nháp) |
Tạo tài liệu
Các bước
- Điều hướng đến
Tài liệu > Quản lý tài liệu - Nhấp nút "Tạo tài liệu" ở góc phải trên
- Điền thông tin trong hộp thoại:
- Tiêu đề - Tên tài liệu, tối đa 500 ký tự
- Mô tả - Mô tả nội dung tài liệu, tối đa 5000 ký tự
- Tệp tin - Chọn tệp từ thư viện media hoặc tải lên mới, tối đa 50MB
- Phân loại - Chọn cấp phân loại bảo mật từ danh sách thả xuống
- Loại tài liệu - Chọn loại tài liệu từ danh sách thả xuống
- Thẻ - Nhập thẻ phân loại, phân cách bằng dấu phẩy, tối đa 20 thẻ
- Nhấp "Tạo"
Kết quả: Tài liệu mới xuất hiện trong danh sách với trạng thái Nháp và phiên bản v1.
Bảng trường dữ liệu
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tiêu đề | Có | Tên tài liệu, tối đa 500 ký tự |
| Mô tả | Không | Mô tả chi tiết nội dung, tối đa 5000 ký tự |
| Tệp tin | Có | Tệp đính kèm, chọn từ thư viện media, tối đa 50MB |
| Phân loại | Có | Cấp phân loại bảo mật: Công khai, Nội bộ, Bảo mật, Hạn chế |
| Loại tài liệu | Không | Loại tài liệu: Chính sách, Quy trình, Hợp đồng, v.v. |
| Thẻ | Không | Thẻ phân loại, phân cách bằng dấu phẩy, tối đa 20 thẻ |
Chỉnh sửa tài liệu
Nhấp nút "Sửa" trên dòng tài liệu hoặc từ trang chi tiết để mở hộp thoại chỉnh sửa.
Các trường có thể chỉnh sửa:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Tiêu đề | Thay đổi tên tài liệu |
| Mô tả | Cập nhật mô tả nội dung |
| Thẻ | Thêm hoặc xoá thẻ phân loại |
Lưu ý: Không thể thay đổi tệp tin qua chức năng chỉnh sửa. Để cập nhật tệp, sử dụng tính năng "Tạo phiên bản mới" trên trang chi tiết tài liệu. Xem Chi tiết tài liệu.
Tab Nhật ký kiểm tra
Tab này hiển thị tổng quan các thao tác đã thực hiện trên tất cả tài liệu trong hệ thống. Để xem nhật ký chi tiết của từng tài liệu, truy cập tab Nhật ký trên trang Chi tiết tài liệu.
Liên kết
- Chi tiết tài liệu - Xem chi tiết, quản lý phiên bản và quyền truy cập
- Quyền truy cập - Phân loại bảo mật và kiểm soát quyền
- Tích hợp - Liên kết tài liệu với Giao việc và Quy trình phê duyệt