Quản lý cuộc họp

Tạo, chỉnh sửa và quản lý các cuộc họp trong tổ chức với đầy đủ thông tin về người tham gia, chương trình nghị sự và tài liệu.

Quyền truy cập: Xem cuộc họp, Xem tất cả cuộc họp, Tạo cuộc họp, Cập nhật cuộc họp, Xóa cuộc họpĐiều hướng: Cuộc họp > Quản lý cuộc họp hoặc /manage/meetings

---

Tổng quan

Trang Quản lý cuộc họp là giao diện chính để xem, tạo và quản lý tất cả các cuộc họp trong tổ chức. Hệ thống hỗ trợ cuộc họp một lần và cuộc họp định kỳ, với nhiều hình thức tổ chức bao gồm trực tuyến, trực tiếp và kết hợp (hybrid). Mỗi cuộc họp có thể bao gồm danh sách người tham gia, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm và nhắc nhở tự động.

---

Giao diện

Bảng thống kê nhanh

Phía trên danh sách hiển thị bốn thẻ thống kê:

• Tổng số cuộc họp: Tổng số cuộc họp trong hệ thống
• Đã lên lịch: Số cuộc họp đang chờ diễn ra
• Đang diễn ra: Số cuộc họp đang trong quá trình diễn ra
• Đã hoàn thành: Số cuộc họp đã kết thúc

Bộ lọc và tìm kiếm

• Bộ lọc thông minh (SmartFilter): Tìm kiếm theo tên hoặc sử dụng bộ lọc nâng cao
• Bộ lọc thời gian: Lọc theo khoảng thời gian
• Thao tác hàng loạt: Khi chọn nhiều cuộc họp, hiển thị nút Xóa và Hủy hàng loạt

Bảng danh sách

Bảng hiển thị các cột chính:

• Ô chọn (checkbox) để thao tác hàng loạt
• Tiêu đề cuộc họp và mô tả
• Thời gian bắt đầu (ngày, giờ bắt đầu - giờ kết thúc)
• Loại cuộc họp (một lần / định kỳ)
• Hình thức (trực tuyến / trực tiếp / kết hợp)
• Trạng thái
• Số người tham gia
• Thao tác (xem, chỉnh sửa, xóa)

---

Tạo cuộc họp

Các bước

1. Truy cập Quản lý cuộc họp từ menu.
2. Nhấn nút Tạo cuộc họp.
3. Hệ thống mở hộp thoại tạo cuộc họp mới với các phần sau:

Thông tin cơ bản

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Tiêu đề cuộc họp	Có	Tên cuộc họp, tối đa 200 ký tự
Mô tả	Không	Mô tả chi tiết, tối đa 5000 ký tự
Loại cuộc họp	Có	Một lần (one-time) hoặc Định kỳ (recurring)
Trạng thái	Có	Bản nháp, Đã lên lịch, Đang diễn ra, Đã hoàn thành, Đã hủy

Thời gian

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Thời gian bắt đầu	Có	Ngày và giờ bắt đầu cuộc họp
Thời gian kết thúc	Có	Ngày và giờ kết thúc (phải sau thời gian bắt đầu)

Địa điểm

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Loại địa điểm	Có	Trực tuyến (online), Trực tiếp (offline), hoặc Kết hợp (hybrid)

Tùy theo loại địa điểm:

Trực tuyến:

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Nền tảng	Không	LiveRoom, Zoom, Teams, Google Meet, hoặc Khác
Link họp	Không	URL cuộc họp (tự động tạo nếu chọn LiveRoom)

Trực tiếp:

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Phòng họp	Không	Chọn phòng họp từ danh sách có sẵn
Tòa nhà	Không	Tên tòa nhà
Tầng	Không	Số tầng
Địa chỉ	Không	Địa chỉ cụ thể

Người tham gia

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Tên	Có	Tên người tham gia
Email	Không	Địa chỉ email
Loại	Không	Bắt buộc (required) hoặc Tùy chọn (optional)
Vai trò	Không	Người tham dự (attendee), Người trình bày (presenter), Người điều hành (moderator)

Chương trình nghị sự

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Tiêu đề	Có	Tên mục trong chương trình nghị sự
Thời lượng	Không	Thời gian dự kiến (phút)
Người trình bày	Không	Người phụ trách mục này
Ghi chú	Không	Ghi chú bổ sung

Nhắc nhở

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Loại	Có	Email, Thông báo (notification), hoặc SMS
Trước (phút)	Có	Số phút trước cuộc họp để gửi nhắc nhở

4. Nhấn Lưu để tạo cuộc họp.
5. Nếu chọn nền tảng LiveRoom, hệ thống tự động tạo phòng họp trực tuyến.
6. Hệ thống tự động lên lịch gửi nhắc nhở nếu cuộc họp ở trạng thái "Đã lên lịch".

---

Xem chi tiết cuộc họp

Các bước

1. Tại danh sách cuộc họp, nhấp vào tên cuộc họp.
2. Trang chi tiết hiển thị với các tab:

• Tổng quan: Trạng thái, thời gian, mô tả, danh sách người tham gia, thông tin người tổ chức, loại cuộc họp, địa điểm
• Người tham gia: Danh sách đầy đủ với tên, email, trạng thái phản hồi (chờ, chấp nhận, từ chối, chưa chắc), vai trò
• Chương trình nghị sự: Các mục trong chương trình nghị sự
• Tài liệu: Tài liệu đính kèm cuộc họp

---

Chỉnh sửa cuộc họp

Các bước

1. Mở trang chi tiết cuộc họp.
2. Nhấn nút Chỉnh sửa.
3. Hệ thống mở hộp thoại chỉnh sửa với các trường tương tự khi tạo mới.
4. Thay đổi thông tin cần thiết.
5. Nhấn Lưu để cập nhật.
6. Nếu thời gian hoặc trạng thái thay đổi, hệ thống tự động cập nhật lịch nhắc nhở.

---

Phản hồi mời họp

Người tham gia có thể phản hồi lời mời cuộc họp.

Trạng thái phản hồi

Trạng thái	Mô tả
Chờ xử lý	Chưa phản hồi
Chấp nhận	Chấp nhận tham gia
Từ chối	Từ chối tham gia
Chưa chắc chắn	Chưa chắc chắn

---

Xóa cuộc họp

Các bước

1. Tại danh sách cuộc họp, tìm cuộc họp muốn xóa.
2. Nhấn nút thao tác và chọn Xóa.
3. Xác nhận trong hộp thoại.
4. Hệ thống thực hiện xóa mềm (chuyển trạng thái sang "Đã hủy") và hủy tất cả nhắc nhở đã lên lịch.
5. Nếu cuộc họp có LiveRoom, phòng LiveRoom cũng được đánh dấu đã xóa.

---

Thao tác hàng loạt

Các bước

1. Tại danh sách cuộc họp, đánh dấu chọn các cuộc họp cần thao tác.
2. Sử dụng nút Chọn tất cả ở tiêu đề bảng để chọn toàn bộ.
3. Các thao tác hàng loạt có sẵn:
   • Xóa: Xóa tất cả cuộc họp đã chọn
   • Hủy: Hủy tất cả cuộc họp đã chọn

---

Trạng thái cuộc họp

Trạng thái	Mô tả
Bản nháp	Bản nháp, chưa công bố
Đã lên lịch	Đã lên lịch, chờ diễn ra
Đang diễn ra	Đang diễn ra
Đã hoàn thành	Đã hoàn thành
Đã hủy	Đã hủy

---

Hình thức cuộc họp

Hình thức	Mô tả
Trực tuyến	Họp trực tuyến qua nền tảng video (LiveRoom, Zoom, Teams, Google Meet)
Trực tiếp	Họp trực tiếp tại phòng họp vật lý
Kết hợp	Kết hợp trực tuyến và trực tiếp

---

Quyền riêng tư

Mức độ	Mô tả
Công khai	Tất cả người dùng có quyền Xem cuộc họp có thể xem
Riêng tư	Chỉ người tổ chức và người tham gia mới xem được
Phòng ban	Chỉ thành viên trong phòng ban được chỉ định mới xem được

---

Lưu ý

• Thời gian kết thúc phải sau thời gian bắt đầu.
• Khi chọn nền tảng LiveRoom, hệ thống tự động tạo phòng họp trực tuyến với link tham gia.
• Nhắc nhở chỉ được gửi khi cuộc họp ở trạng thái "Đã lên lịch".
• Xóa cuộc họp là thao tác xóa mềm (soft delete) - cuộc họp chuyển sang trạng thái "Đã hủy" thay vì bị xóa hoàn toàn.
• Người dùng chỉ có quyền Xem cuộc họp (không có Xem tất cả cuộc họp) chỉ xem được cuộc họp mình tổ chức, tham gia hoặc cuộc họp công khai.
• Cần quyền Tạo cuộc họp để tạo cuộc họp mới.
• Người tổ chức cần quyền Cập nhật cuộc họp để chỉnh sửa cuộc họp của mình. Quyền Cập nhật tất cả cuộc họp cho phép chỉnh sửa tất cả cuộc họp.

---

Chỉnh sửa trực tiếp

Từ trang chi tiết cuộc họp, nhấp "Chỉnh sửa" ở góc phải. Giao diện chuyển sang chế độ sửa tại chỗ - không cần mở hộp thoại riêng.

Các trường có thể sửa:

• Tiêu đề
• Mô tả
• Thời gian bắt đầu / kết thúc
• Hình thức (trực tuyến / trực tiếp / kết hợp)
• Nền tảng họp
• Link cuộc họp
• Phòng họp

Nhấp "Lưu" để lưu hoặc "Hủy" để bỏ thay đổi.

---

Thêm tham dự viên hàng loạt

Ngoài thêm từng người, hệ thống hỗ trợ thêm nhiều tham dự viên cùng lúc theo nhóm. Có 4 nguồn thêm hàng loạt:

Nguồn	Mô tả
Phòng ban	Thêm tất cả nhân viên trong phòng ban. Bật "Bao gồm phòng ban con" để thêm cả phòng ban cấp dưới
Chức danh	Thêm tất cả nhân viên giữ chức danh cụ thể
Nhóm chức danh	Thêm nhân viên thuộc nhóm chức danh
Nhóm nhân viên	Thêm tất cả thành viên trong nhóm nhân viên

Hệ thống tự loại bỏ trùng lặp nếu nhân viên đã có trong danh sách.

---

Phân loại tham dự viên

Mỗi tham dự viên có 3 thuộc tính:

Thuộc tính	Giá trị	Mô tả
Loại	Bắt buộc / Tuỳ chọn	Mức độ yêu cầu tham gia
Vai trò	Tham dự / Trình bày / Điều phối	Chức năng trong cuộc họp
Trạng thái	Chờ / Chấp nhận / Từ chối / Chưa chắc	Phản hồi của tham dự viên

---

Đính kèm tài liệu

Tại trang chi tiết cuộc họp, phần tài liệu cho phép đính kèm file để chia sẻ với tham dự viên.

• Nhấp nút tải lên, chọn file từ thư viện media
• Danh sách file hiển thị icon loại file, tên file và kích thước
• Nhấp nút xoá để gỡ tài liệu khỏi cuộc họp

Tài liệu đính kèm giúp chia sẻ chương trình nghị sự, bài trình bày hoặc tài liệu tham khảo.

---

Thông báo tự động

Hệ thống tự động gửi thông báo trong app và feed cho tham dự viên khi:

Sự kiện	Thông báo
Mời tham dự	Tham dự viên nhận thông báo mời họp với thông tin thời gian, địa điểm
Thay đổi cuộc họp	Khi thời gian, địa điểm hoặc tiêu đề thay đổi, tham dự viên nhận thông báo cập nhật
Huỷ cuộc họp	Tham dự viên nhận thông báo cuộc họp đã bị huỷ

Lưu ý: Thông báo được gộp nếu nhiều thay đổi xảy ra trong thời gian ngắn để tránh gửi quá nhiều.

---

Biên bản họp và giao việc

Trang chi tiết cuộc họp có tab "Biên bản". Mỗi cuộc họp có một biên bản duy nhất, dùng để ghi lại nội dung thảo luận, kết luận và các công việc được giao.

Thành phần biên bản

Phần	Mô tả
Trạng thái	Bản nháp, Đã ban hành, Đang ký, Đã ký (hiển thị bằng nhãn màu)
Nội dung thảo luận	Phần ghi nội dung trao đổi trong cuộc họp
Kết luận	Phần chốt kết luận cuộc họp
Ghi chú nhanh	Mọi người dự đóng góp ghi chú ngắn trong lúc họp
Biểu quyết	Ghi lại các nội dung biểu quyết
Công việc (giao việc)	Danh sách việc cần làm phát sinh từ cuộc họp

Ghi chú nhanh

Khi biên bản còn ở trạng thái Bản nháp, người dự có thể thêm ghi chú nhanh. Mỗi ghi chú lưu người tạo và thời gian. Từ một ghi chú, người tổ chức hoặc thư ký có thể:

• Đưa vào kết luận: nội dung ghi chú được chèn thành một dòng trong phần Kết luận.
• Tạo công việc từ ghi chú: chuyển ghi chú thành một công việc (giao việc) trong biên bản.

Giao việc (công việc từ họp)

Mỗi công việc trong biên bản gồm các trường:

Trường	Mô tả
Tiêu đề	Tên công việc (bắt buộc)
Mô tả	Chi tiết công việc
Người nhận	Nhân viên được giao việc
Hạn hoàn thành	Thời hạn của công việc
Ưu tiên	Thấp, Bình thường, Cao
Trạng thái	Chờ xử lý, Đang làm, Hoàn thành, Đã hủy

Mỗi nhân viên xem được danh sách công việc được giao cho mình từ tất cả các cuộc họp. Người nhận có thể cập nhật trạng thái công việc kể cả sau khi biên bản đã ban hành.

Ban hành biên bản

1. Người tổ chức hoặc thư ký nhấn "Ban hành biên bản" và xác nhận.
2. Biên bản chuyển sang trạng thái Đã ban hành, nội dung chuyển sang chế độ chỉ đọc.
3. Hệ thống chốt (snapshot) kết quả điểm danh vào biên bản tại thời điểm ban hành.
4. Người dự nhận thông báo ban hành biên bản qua nhiều kênh (thông báo trong ứng dụng và đẩy).

Sau khi ban hành, chỉ có thể cập nhật trạng thái công việc. Nhấn "Mở lại" để đưa biên bản về Bản nháp và chỉnh sửa lại nội dung.

Lưu ý về quyền: Thư ký biên bản mặc định là người tổ chức cuộc họp. Chỉ người tổ chức hoặc thư ký mới được chỉnh sửa và ban hành biên bản. Người dự chỉ xem biên bản và thêm ghi chú nhanh khi biên bản còn Bản nháp.

---

Điểm danh

Tab "Điểm danh" trên trang chi tiết cuộc họp theo dõi ai đã tham dự.

Thống kê điểm danh

Phía trên hiển thị các chỉ số: Tỷ lệ tham dự (%), Đúng giờ, Trễ, Vắng, Tổng số.

Trạng thái điểm danh

Trạng thái	Điều kiện
Đúng giờ	Điểm danh trong vòng 5 phút ân hạn sau giờ bắt đầu
Trễ	Điểm danh sau khoảng ân hạn
Vắng	Chưa điểm danh

Phương thức điểm danh

Phương thức	Mô tả
Trực tuyến	Tự động điểm danh khi tham gia cuộc họp trực tuyến
QR	Người dự quét mã QR bằng camera điện thoại
Tự điểm danh	Người dự tự điểm danh
Thủ công	Thư ký hoặc người tổ chức đánh dấu có mặt cho từng người

Mã QR điểm danh

Người tổ chức hoặc thư ký nhấn "Hiện mã QR điểm danh" để hiển thị mã cho người dự quét. Dùng "Tạo lại mã" để làm mới mã (mã cũ hết hiệu lực).

Điểm danh thủ công

Với người đang ở trạng thái Vắng, thư ký hoặc người tổ chức nhấn nút "Điểm danh" trên hàng của người đó để đánh dấu có mặt.

Lưu ý: Người dự và người tổ chức đều xem được điểm danh. Chỉ thư ký hoặc người tổ chức mới hiện được mã QR và điểm danh thủ công. Kết quả điểm danh được chốt vào biên bản khi ban hành.

---

Nhắc đa kênh

Ngoài các nhắc nhở thủ công khai báo khi tạo cuộc họp, hệ thống tự lên lịch nhắc đa kênh qua module Nhắc nhở khi cuộc họp ở trạng thái Đã lên lịch.

Các kênh nhắc

Kênh	Mô tả
Email	Gửi email nhắc cho người dự
Thông báo trong ứng dụng	Hiển thị trong trung tâm thông báo
Đẩy (push)	Thông báo đẩy trên thiết bị di động
Popup	Cửa sổ nhắc bật lên khi sát giờ họp

Cách hoạt động

• Hệ thống đặt nhiều mốc nhắc trước giờ họp (ví dụ trước 1 ngày, trước 1 giờ, trước vài phút) và ngay khi cuộc họp bắt đầu.
• Kênh nhắc được chọn phù hợp theo mốc: mốc xa thiên về email và thông báo trong ứng dụng, mốc gần thiên về đẩy và popup.
• Khi đổi giờ hoặc trạng thái cuộc họp, lịch nhắc tự cập nhật. Khi hủy cuộc họp, các nhắc đã lên lịch bị hủy.
• Các thông báo sự kiện (mời họp, thay đổi, hủy họp, ban hành biên bản) cũng gửi qua nhiều kênh cho người dự.

---

Xem thêm

• Lịch họp - Xem và quản lý lịch cuộc họp
• Phòng họp - Quản lý phòng họp vật lý
• Báo cáo - Thống kê và phân tích cuộc họp