Giao diện

Quản lý cuộc họp ​

Tạo, chỉnh sửa và quản lý các cuộc họp trong tổ chức với đầy đủ thông tin về người tham gia, chương trình nghị sự và tài liệu.

Quyền truy cập: Xem cuộc họp, Xem tất cả cuộc họp, Tạo cuộc họp, Cập nhật cuộc họp, Xóa cuộc họpĐiều hướng: Cuộc họp > Quản lý cuộc họp hoặc /manage/meetings

Tổng quan ​

Trang Quản lý cuộc họp là giao diện chính để xem, tạo và quản lý tất cả các cuộc họp trong tổ chức. Hệ thống hỗ trợ cuộc họp một lần và cuộc họp định kỳ, với nhiều hình thức tổ chức bao gồm trực tuyến, trực tiếp và kết hợp (hybrid). Mỗi cuộc họp có thể bao gồm danh sách người tham gia, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm và nhắc nhở tự động.

Giao diện ​

Bảng thống kê nhanh ​

Phía trên danh sách hiển thị bốn thẻ thống kê:

  • Tổng số cuộc họp: Tổng số cuộc họp trong hệ thống
  • Đã lên lịch: Số cuộc họp đang chờ diễn ra
  • Đang diễn ra: Số cuộc họp đang trong quá trình diễn ra
  • Đã hoàn thành: Số cuộc họp đã kết thúc

Bộ lọc và tìm kiếm ​

  • Bộ lọc thông minh (SmartFilter): Tìm kiếm theo tên hoặc sử dụng bộ lọc nâng cao
  • Bộ lọc thời gian: Lọc theo khoảng thời gian
  • Thao tác hàng loạt: Khi chọn nhiều cuộc họp, hiển thị nút Xóa và Hủy hàng loạt

Bảng danh sách ​

Bảng hiển thị các cột chính:

  • Ô chọn (checkbox) để thao tác hàng loạt
  • Tiêu đề cuộc họp và mô tả
  • Thời gian bắt đầu (ngày, giờ bắt đầu - giờ kết thúc)
  • Loại cuộc họp (một lần / định kỳ)
  • Hình thức (trực tuyến / trực tiếp / kết hợp)
  • Trạng thái
  • Số người tham gia
  • Thao tác (xem, chỉnh sửa, xóa)

Tạo cuộc họp ​

Các bước ​

  1. Truy cập Quản lý cuộc họp từ menu.
  2. Nhấn nút Tạo cuộc họp.
  3. Hệ thống mở hộp thoại tạo cuộc họp mới với các phần sau:

Thông tin cơ bản ​

TrườngBắt buộcMô tả
Tiêu đề cuộc họpCóTên cuộc họp, tối đa 200 ký tự
Mô tảKhôngMô tả chi tiết, tối đa 5000 ký tự
Loại cuộc họpCóMột lần (one-time) hoặc Định kỳ (recurring)
Trạng tháiCóBản nháp, Đã lên lịch, Đang diễn ra, Đã hoàn thành, Đã hủy

Thời gian ​

TrườngBắt buộcMô tả
Thời gian bắt đầuCóNgày và giờ bắt đầu cuộc họp
Thời gian kết thúcCóNgày và giờ kết thúc (phải sau thời gian bắt đầu)

Địa điểm ​

TrườngBắt buộcMô tả
Loại địa điểmCóTrực tuyến (online), Trực tiếp (offline), hoặc Kết hợp (hybrid)

Tùy theo loại địa điểm:

Trực tuyến:

TrườngBắt buộcMô tả
Nền tảngKhôngLiveRoom, Zoom, Teams, Google Meet, hoặc Khác
Link họpKhôngURL cuộc họp (tự động tạo nếu chọn LiveRoom)

Trực tiếp:

TrườngBắt buộcMô tả
Phòng họpKhôngChọn phòng họp từ danh sách có sẵn
Tòa nhàKhôngTên tòa nhà
TầngKhôngSố tầng
Địa chỉKhôngĐịa chỉ cụ thể

Người tham gia ​

TrườngBắt buộcMô tả
TênCóTên người tham gia
EmailKhôngĐịa chỉ email
LoạiKhôngBắt buộc (required) hoặc Tùy chọn (optional)
Vai tròKhôngNgười tham dự (attendee), Người trình bày (presenter), Người điều hành (moderator)

Chương trình nghị sự ​

TrườngBắt buộcMô tả
Tiêu đềCóTên mục trong chương trình nghị sự
Thời lượngKhôngThời gian dự kiến (phút)
Người trình bàyKhôngNgười phụ trách mục này
Ghi chúKhôngGhi chú bổ sung

Nhắc nhở ​

TrườngBắt buộcMô tả
LoạiCóEmail, Thông báo (notification), hoặc SMS
Trước (phút)CóSố phút trước cuộc họp để gửi nhắc nhở
  1. Nhấn Lưu để tạo cuộc họp.
  2. Nếu chọn nền tảng LiveRoom, hệ thống tự động tạo phòng họp trực tuyến.
  3. Hệ thống tự động lên lịch gửi nhắc nhở nếu cuộc họp ở trạng thái "Đã lên lịch".

Xem chi tiết cuộc họp ​

Các bước ​

  1. Tại danh sách cuộc họp, nhấp vào tên cuộc họp.
  2. Trang chi tiết hiển thị với các tab:
  • Tổng quan: Trạng thái, thời gian, mô tả, danh sách người tham gia, thông tin người tổ chức, loại cuộc họp, địa điểm
  • Người tham gia: Danh sách đầy đủ với tên, email, trạng thái phản hồi (chờ, chấp nhận, từ chối, chưa chắc), vai trò
  • Chương trình nghị sự: Các mục trong chương trình nghị sự
  • Tài liệu: Tài liệu đính kèm cuộc họp

Chỉnh sửa cuộc họp ​

Các bước ​

  1. Mở trang chi tiết cuộc họp.
  2. Nhấn nút Chỉnh sửa.
  3. Hệ thống mở hộp thoại chỉnh sửa với các trường tương tự khi tạo mới.
  4. Thay đổi thông tin cần thiết.
  5. Nhấn Lưu để cập nhật.
  6. Nếu thời gian hoặc trạng thái thay đổi, hệ thống tự động cập nhật lịch nhắc nhở.

Phản hồi mời họp ​

Người tham gia có thể phản hồi lời mời cuộc họp.

Trạng thái phản hồi ​

Trạng tháiMô tả
Chờ xử lýChưa phản hồi
Chấp nhậnChấp nhận tham gia
Từ chốiTừ chối tham gia
Chưa chắc chắnChưa chắc chắn

Xóa cuộc họp ​

Các bước ​

  1. Tại danh sách cuộc họp, tìm cuộc họp muốn xóa.
  2. Nhấn nút thao tác và chọn Xóa.
  3. Xác nhận trong hộp thoại.
  4. Hệ thống thực hiện xóa mềm (chuyển trạng thái sang "Đã hủy") và hủy tất cả nhắc nhở đã lên lịch.
  5. Nếu cuộc họp có LiveRoom, phòng LiveRoom cũng được đánh dấu đã xóa.

Thao tác hàng loạt ​

Các bước ​

  1. Tại danh sách cuộc họp, đánh dấu chọn các cuộc họp cần thao tác.
  2. Sử dụng nút Chọn tất cả ở tiêu đề bảng để chọn toàn bộ.
  3. Các thao tác hàng loạt có sẵn:
    • Xóa: Xóa tất cả cuộc họp đã chọn
    • Hủy: Hủy tất cả cuộc họp đã chọn

Trạng thái cuộc họp ​

Trạng tháiMô tả
Bản nhápBản nháp, chưa công bố
Đã lên lịchĐã lên lịch, chờ diễn ra
Đang diễn raĐang diễn ra
Đã hoàn thànhĐã hoàn thành
Đã hủyĐã hủy

Hình thức cuộc họp ​

Hình thứcMô tả
Trực tuyếnHọp trực tuyến qua nền tảng video (LiveRoom, Zoom, Teams, Google Meet)
Trực tiếpHọp trực tiếp tại phòng họp vật lý
Kết hợpKết hợp trực tuyến và trực tiếp

Quyền riêng tư ​

Mức độMô tả
Công khaiTất cả người dùng có quyền Xem cuộc họp có thể xem
Riêng tưChỉ người tổ chức và người tham gia mới xem được
Phòng banChỉ thành viên trong phòng ban được chỉ định mới xem được

Lưu ý ​

  • Thời gian kết thúc phải sau thời gian bắt đầu.
  • Khi chọn nền tảng LiveRoom, hệ thống tự động tạo phòng họp trực tuyến với link tham gia.
  • Nhắc nhở chỉ được gửi khi cuộc họp ở trạng thái "Đã lên lịch".
  • Xóa cuộc họp là thao tác xóa mềm (soft delete) - cuộc họp chuyển sang trạng thái "Đã hủy" thay vì bị xóa hoàn toàn.
  • Người dùng chỉ có quyền Xem cuộc họp (không có Xem tất cả cuộc họp) chỉ xem được cuộc họp mình tổ chức, tham gia hoặc cuộc họp công khai.
  • Cần quyền Tạo cuộc họp để tạo cuộc họp mới.
  • Người tổ chức cần quyền Cập nhật cuộc họp để chỉnh sửa cuộc họp của mình. Quyền Cập nhật tất cả cuộc họp cho phép chỉnh sửa tất cả cuộc họp.

Chỉnh sửa trực tiếp ​

Từ trang chi tiết cuộc họp, nhấp "Chỉnh sửa" ở góc phải. Giao diện chuyển sang chế độ sửa tại chỗ - không cần mở hộp thoại riêng.

Các trường có thể sửa:

  • Tiêu đề
  • Mô tả
  • Thời gian bắt đầu / kết thúc
  • Hình thức (trực tuyến / trực tiếp / kết hợp)
  • Nền tảng họp
  • Link cuộc họp
  • Phòng họp

Nhấp "Lưu" để lưu hoặc "Hủy" để bỏ thay đổi.

Thêm tham dự viên hàng loạt ​

Ngoài thêm từng người, hệ thống hỗ trợ thêm nhiều tham dự viên cùng lúc theo nhóm. Có 4 nguồn thêm hàng loạt:

NguồnMô tả
Phòng banThêm tất cả nhân viên trong phòng ban. Bật "Bao gồm phòng ban con" để thêm cả phòng ban cấp dưới
Chức danhThêm tất cả nhân viên giữ chức danh cụ thể
Nhóm chức danhThêm nhân viên thuộc nhóm chức danh
Nhóm nhân viênThêm tất cả thành viên trong nhóm nhân viên

Hệ thống tự loại bỏ trùng lặp nếu nhân viên đã có trong danh sách.

Phân loại tham dự viên ​

Mỗi tham dự viên có 3 thuộc tính:

Thuộc tínhGiá trịMô tả
LoạiBắt buộc / Tuỳ chọnMức độ yêu cầu tham gia
Vai tròTham dự / Trình bày / Điều phốiChức năng trong cuộc họp
Trạng tháiChờ / Chấp nhận / Từ chối / Chưa chắcPhản hồi của tham dự viên

Đính kèm tài liệu ​

Tại trang chi tiết cuộc họp, phần tài liệu cho phép đính kèm file để chia sẻ với tham dự viên.

  • Nhấp nút tải lên, chọn file từ thư viện media
  • Danh sách file hiển thị icon loại file, tên file và kích thước
  • Nhấp nút xoá để gỡ tài liệu khỏi cuộc họp

Tài liệu đính kèm giúp chia sẻ chương trình nghị sự, bài trình bày hoặc tài liệu tham khảo.

Thông báo tự động ​

Hệ thống tự động gửi thông báo trong app và feed cho tham dự viên khi:

Sự kiệnThông báo
Mời tham dựTham dự viên nhận thông báo mời họp với thông tin thời gian, địa điểm
Thay đổi cuộc họpKhi thời gian, địa điểm hoặc tiêu đề thay đổi, tham dự viên nhận thông báo cập nhật
Huỷ cuộc họpTham dự viên nhận thông báo cuộc họp đã bị huỷ

Lưu ý: Thông báo được gộp nếu nhiều thay đổi xảy ra trong thời gian ngắn để tránh gửi quá nhiều.

Xem thêm ​

Hướng dẫn sử dụng nền tảng HR/LMS Noova. Vận hành bởi VN-ELEARNING.

Copyright © 2020-2026 Noova · Hotline 1900 866 659 · info@noova.vn · noova.vn