Giao diện
Quản lý cộng đồng
Tạo, cấu hình và quản lý các cộng đồng nội bộ trong tổ chức.
Quyền truy cập: Xem cộng đồng, Quản lý cộng đồng, Tạo cộng đồng, adminĐiều hướng: Cộng đồng > Danh sách hoặc /manage/community/admin?type=list
Tổng quan
Module Cộng đồng cho phép quản trị viên tạo và quản lý các không gian giao tiếp nội bộ trong tổ chức. Mỗi cộng đồng có thể chứa nhiều Spaces (kênh thảo luận), thành viên với phân quyền riêng, bài viết, và sự kiện. Hệ thống hỗ trợ nhiều loại cộng đồng khác nhau phục vụ cho phòng ban, dự án, khóa đào tạo hoặc mục đích tùy chỉnh.
Giao diện
Trang quản lý cộng đồng có hai tab chính:
- Tổng quan: Hiển thị thống kê nhanh (tổng cộng đồng, thành viên, bài viết, sự kiện) và các tính năng chính của module.
- Danh sách: Hiển thị danh sách tất cả cộng đồng với các công cụ tìm kiếm, lọc và sắp xếp.
Trên danh sách, mỗi cộng đồng hiển thị: ảnh đại diện, tên, slug, loại, số thành viên và ngày cập nhật. Bên phải mỗi mục có nút Cài đặt và menu thao tác bổ sung (Thành viên, Phân tích, Lưu trữ).
Tạo cộng đồng mới
Các bước
- Truy cập trang Cộng đồng, chọn tab Danh sách.
- Nhấp nút Cộng đồng mới ở góc phải trên.
- Điền thông tin trong hộp thoại hiện ra.
- Nhấp Tạo cộng đồng để hoàn tất.
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên cộng đồng | Co | Tên hiển thị của cộng đồng |
| Slug | Co | Đường dẫn URL, tự động tạo từ tên (không dấu, viết thường, gạch nối). Hệ thống sẽ kiểm tra slug trùng lặp. |
| Loại | Không | Phân loại cộng đồng: Phòng ban, Dự án, Vai trò, Khóa đào tạo, Tùy chỉnh. Mặc định: Tùy chỉnh. |
| Chế độ | Không | Chế độ hoạt động: Chỉ thông báo, Hỏi đáp, Học tập, Chung. Mặc định: Chung. |
| Khả năng hiển thị | Không | Mức độ hiển thị: Công khai (mọi người xem được, tự do tham gia), Đóng (mọi người xem được, cần phê duyệt để tham gia), Bí mật (chỉ thành viên xem được). Mặc định: Công khai. |
Sau khi tạo, hệ thống tự động chuyển đến trang cài đặt chi tiết của cộng đồng mới.
Tìm kiếm và lọc
Trên danh sách cộng đồng, quản trị viên có thể:
- Tìm kiếm: Nhập từ khóa vào ô "Tìm cộng đồng" rồi nhấn Enter.
- Lọc theo hiển thị: Chọn Tất cả, Công khai, Đóng, hoặc Bí mật.
- Sắp xếp: Chọn tiêu chí sắp xếp - mặc định, ngày tạo, ngày cập nhật, hoặc tên (A-Z / Z-A).
Cài đặt cộng đồng
Nhấp nút Cài đặt trên một cộng đồng để mở trang chỉnh sửa chi tiết. Trang cài đặt có 5 tab:
1. Thông tin
Gồm 3 phần con:
- Thông tin cơ bản: Tên, slug, mô tả, loại, chế độ, khả năng hiển thị (open/closed/secret), ảnh bìa, tags.
- Chính sách: Bật/tắt yêu cầu xác nhận đã đọc cho thông báo (
requireAckForAnnouncements), bật/tắt phê duyệt trước cho bài viết (preApproval). - Cài đặt hiển thị: Tùy chỉnh giao diện hiển thị cộng đồng.
2. Spaces
Quản lý các kênh thảo luận con bên trong cộng đồng. Xem chi tiết tại mục riêng bên dưới.
3. Sự kiện
Quản lý sự kiện của cộng đồng (webinar, workshop, meetup, v.v.).
- Sự kiện nháp có thể được Xuất bản bằng nút xuất bản trên danh sách.
- Sự kiện đã xuất bản có thể được Hủy bằng nút hủy sự kiện, kèm hộp thoại xác nhận.
- Hỗ trợ các trạng thái: Nháp, Đã xuất bản, Đã hủy.
4. Bài viết
Quản lý các bài viết đã đăng trong cộng đồng.
5. Thành viên
Quản lý danh sách thành viên. Xem chi tiết tại mục riêng bên dưới.
Quản lý Spaces
Spaces là các kênh thảo luận con bên trong một cộng đồng.
Tạo Space mới
- Trong trang cài đặt cộng đồng, chọn tab Spaces.
- Nhấp nút Tạo Space.
- Điền thông tin trong hộp thoại.
- Nhấp OK để lưu.
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên Space | Co | Tên hiển thị, tối đa 100 ký tự |
| Mô tả | Không | Mô tả ngắn về space |
| Icon | Không | Tên icon hiển thị (mặc định: icon-chat) |
| Màu | Không | Mã màu HEX cho biểu tượng (mặc định: #3B82F6) |
| Hiển thị | Không | Công khai, Riêng tư, hoặc Hạn chế. Mặc định: Công khai. |
| Loại thành viên | Không | Mở, Cần phê duyệt, hoặc Chỉ mời. Mặc định: Mở. |
Thao tác với Space
Nhấp menu ba chấm bên phải mỗi space để:
- Sửa space: Chỉnh sửa thông tin.
- Xem thành viên: Mở danh sách thành viên của space.
- Ghim/Bỏ ghim: Ghim space lên đầu danh sách.
- Lưu trữ/Khôi phục: Lưu trữ space không còn sử dụng hoặc khôi phục space đã lưu trữ.
Quản lý thành viên
Xem danh sách thành viên
- Trong trang cài đặt cộng đồng, chọn tab Thành viên.
- Sử dụng bộ lọc: tìm kiếm theo tên/email, lọc theo vai trò, lọc theo trạng thái.
Bảng thành viên hiển thị: tên, email, vai trò, trạng thái, và ngày tham gia.
Thêm thành viên
- Nhấp nút Thêm thành viên.
- Trong hộp thoại, chọn nhân sự từ danh sách (hỗ trợ chọn nhiều người cùng lúc).
- Chọn vai trò: Quản trị viên, Điều hành viên, hoặc Thành viên.
- Nhấp OK để thêm.
Đổi vai trò
- Nhấp menu ba chấm bên phải thành viên, chọn Đổi vai trò.
- Chọn vai trò mới trong hộp thoại.
- Nhấp OK để cập nhật.
| Vai trò | Mô tả |
|---|---|
| Quản trị viên | Toàn quyền quản lý cộng đồng |
| Điều hành viên | Kiểm duyệt nội dung, quản lý thành viên |
| Thành viên | Xem và đăng bài viết |
Thao tác khác
- Tạm dừng: Tạm thời vô hiệu hóa tư cách thành viên.
- Kích hoạt lại: Khôi phục thành viên đã bị tạm dừng.
- Xóa khỏi cộng đồng: Xóa vĩnh viễn thành viên. Yêu cầu xác nhận trước khi thực hiện.
Lưu trữ cộng đồng
- Trên danh sách cộng đồng, nhấp menu ba chấm bên phải cộng đồng cần lưu trữ.
- Chọn Lưu trữ.
- Xác nhận trong hộp thoại.
Yêu cầu quyền Xóa cộng đồng hoặc Quản lý cộng đồng.
Vinh danh
Đăng ghi nhận, khen thưởng nhân sự một cách chính thức lên bảng tin cộng đồng.
Tính năng Vinh danh cho phép HR đăng bài ghi nhận, khen thưởng chính thức cho một cá nhân (hoặc tập thể). Khác với kudos ngang hàng do nhân viên tự gửi cho đồng nghiệp, vinh danh do HR đăng gắn với một danh hiệu chuẩn và có thể lan tỏa toàn công ty.
Cách đăng
- Vào Quản lý cộng đồng, mở Cài đặt của một cộng đồng, chọn tab Bài viết.
- Nhấp nút Đăng vinh danh ở góc phải trên bảng danh sách bài viết.
- Điền thông tin trong hộp thoại Đăng vinh danh.
- Nhấp Đăng vinh danh để hoàn tất.
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Người được vinh danh | Có | Chọn nhân sự từ danh sách tổ chức |
| Danh hiệu / Hình thức khen | Có | Chọn danh hiệu dựng sẵn (xem bảng bên dưới) |
| Giá trị công ty | Không | Gắn bài vinh danh với một giá trị cốt lõi. Chỉ hiển thị khi tổ chức có cấu hình nhiều hơn một giá trị. Mặc định: Tận tâm, Đổi mới, Hợp tác, Chính trực, Trách nhiệm |
| Nội dung vinh danh | Có | Lời ghi nhận, nội dung vinh danh dành cho cá nhân/tập thể |
| Hiển thị công khai trên bảng tin (toàn công ty) | Không | Bật để lan tỏa toàn công ty. Xem chi tiết ở Lưu ý bên dưới |
Danh hiệu dựng sẵn
Hệ thống cung cấp sẵn bộ danh hiệu theo chu kỳ ghi nhận:
| Chu kỳ | Danh hiệu |
|---|---|
| Ghi nhận nhanh (spot) | Lời cảm ơn, Tinh thần đồng đội, Sáng kiến nổi bật |
| Tháng | Nhân viên xuất sắc tháng, Ngôi sao dịch vụ tháng |
| Quý | Nhân viên xuất sắc quý, Tập thể xuất sắc quý |
| Năm | Nhân viên xuất sắc năm, Lao động tiên tiến, Chiến sĩ thi đua cơ sở, Cống hiến bền bỉ |
Lưu ý vinh danh
- Phải điền đủ ba trường bắt buộc: người được vinh danh, danh hiệu và nội dung vinh danh mới đăng được.
- Nếu không bật tùy chọn hiển thị công khai, bài vinh danh chỉ hiển thị trong phạm vi thành viên cộng đồng.
- Khi bật hiển thị công khai, bài vinh danh được đăng công khai và đẩy lên bảng tin trang chủ toàn công ty.
- Tên và ảnh đại diện người được vinh danh được lưu lại tại thời điểm đăng.
- Tính năng yêu cầu quyền đăng vinh danh trong cộng đồng.
Hộp thư góp ý ẩn danh
Tiếp nhận và phản hồi góp ý ẩn danh do nhân sự gửi.
Điều hướng: Cộng đồng > Hộp thư góp ý hoặc /manage/community/suggestions
Nhân sự có thể gửi góp ý một cách ẩn danh. Hệ thống không hiển thị danh tính người gửi cho quản trị viên. Phản hồi của quản trị viên được gửi dưới danh nghĩa "Ban quản lý". Người gửi vẫn được thông báo khi góp ý được trả lời nhưng danh tính không bị lộ.
Giao diện
- Bộ lọc trạng thái: Tất cả, Chưa trả lời, Đã trả lời, Đã ẩn.
- Danh sách góp ý: Mỗi thẻ hiển thị chủ đề (nếu có), nội dung, số lượt tán thành (upvote), và nhãn trạng thái. Danh sách sắp xếp theo số lượt tán thành giảm dần.
Trả lời góp ý
- Truy cập trang Hộp thư góp ý.
- Tìm góp ý cần xử lý (có thể lọc theo Chưa trả lời).
- Nhập nội dung vào ô Viết phản hồi.
- Nhấp Trả lời.
Góp ý chuyển sang trạng thái Đã trả lời và phần Phản hồi từ ban quản lý hiển thị ngay dưới nội dung.
Ẩn / Hiện lại góp ý
- Nhấp menu ba chấm bên phải góp ý, chọn Ẩn để ẩn góp ý không phù hợp.
- Với góp ý đã ẩn, chọn Hiện lại để khôi phục.
Lưu ý hộp thư góp ý
- Quản trị viên không bao giờ thấy danh tính người gửi hay danh sách người tán thành.
- Trạng thái góp ý gồm: Chưa trả lời, Đã trả lời, Đã ẩn.
- Mỗi góp ý chỉ được trả lời một lần; sau khi trả lời, ô soạn phản hồi thay bằng nội dung phản hồi.
- Tính năng yêu cầu quyền Kiểm duyệt cộng đồng.
Lưu ý
- Slug cộng đồng phải là duy nhất trong toàn bộ tổ chức. Hệ thống tự động kiểm tra khi tạo mới.
- Khi chế độ cộng đồng là "Chỉ thông báo", chỉ quản trị viên và điều hành viên mới có thể đăng bài.
- Cộng đồng loại "Bí mật" không hiển thị trong danh sách tìm kiếm cho người không phải thành viên.
- Mỗi cộng đồng có thể liên kết với một đơn vị tổ chức (
orgUnitId) hoặc khóa đào tạo (cohortId). - Bài viết có thể được đăng chéo (cross-post) sang nhiều cộng đồng cùng lúc.
Xem thêm
- Kiểm duyệt nội dung - Phê duyệt và quản lý bài viết trong cộng đồng
- Báo cáo xác nhận - Theo dõi tỷ lệ xác nhận đã đọc
- Phân tích cộng đồng - Thống kê hoạt động và tương tác