Giao diện
Chi tiết tài liệu
Xem thông tin chi tiết tài liệu, quản lý phiên bản, kiểm soát quyền truy cập và theo dõi nhật ký thao tác.
Quyền truy cập: Người dùng có quyền truy cập module Tài liệu
Điều hướng: Tài liệu > Quản lý tài liệu > Nhấp "Chi tiết" trên dòng tài liệu
Đường dẫn: /manage/document/detail?documentId=<id>
Bố cục trang
Trang chi tiết tài liệu gồm 4 tab:
| Tab | Mô tả |
|---|---|
| Thông tin | Thông tin chính, tệp tin, trạng thái và các nút hành động |
| Phiên bản | Lịch sử phiên bản và tạo phiên bản mới |
| Quyền truy cập | Danh sách quyền đã cấp và cấp quyền mới |
| Nhật ký | Nhật ký mọi thao tác trên tài liệu |
Tab Thông tin
Nội dung chính (cột trái)
| Thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Mã tài liệu | Mã tự động do hệ thống tạo |
| Tiêu đề | Tên tài liệu |
| Mô tả | Mô tả nội dung tài liệu |
| Loại tài liệu | Loại tài liệu (Chính sách, Quy trình, v.v.) |
| Phân loại bảo mật | Nhãn màu hiển thị cấp phân loại (Công khai, Nội bộ, Bảo mật, Hạn chế) |
| Trạng thái | Nhãn màu hiển thị trạng thái hiện tại (Nháp, Đang hoạt động, Đã lưu trữ, Đã khoá) |
| Phiên bản hiện tại | Phiên bản mới nhất (v1, v2, v3...) |
| Thẻ | Danh sách thẻ phân loại, hiển thị dạng nhãn |
Thông tin tệp tin
| Thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Tên tệp | Tên file gốc |
| Kích thước | Dung lượng tệp |
| Định dạng | Phần mở rộng tệp (PDF, DOCX, v.v.) |
| Nút tải xuống | Nhấp để tải tệp về máy |
Thanh bên (cột phải)
| Thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Ngày tạo | Thời điểm tạo tài liệu |
| Cập nhật cuối | Thời điểm chỉnh sửa gần nhất |
| Giữ pháp lý | Nhãn "Đang giữ pháp lý" nếu tài liệu đang bị giữ pháp lý |
Nút hành động
Các nút hành động hiển thị tuỳ theo trạng thái tài liệu:
| Trạng thái hiện tại | Nút hiển thị | Chức năng |
|---|---|---|
| Nháp | "Kích hoạt" | Chuyển sang trạng thái Đang hoạt động |
| Nháp | "Sửa" | Mở hộp thoại chỉnh sửa tiêu đề, mô tả, thẻ |
| Đang hoạt động | "Lưu trữ" | Chuyển sang trạng thái Đã lưu trữ |
| Đang hoạt động | "Sửa" | Mở hộp thoại chỉnh sửa |
| Nháp, Đang hoạt động | "Tạo phiên bản mới" | Mở hộp thoại tạo phiên bản mới |
Tab Phiên bản
Tab Phiên bản hiển thị lịch sử tất cả phiên bản của tài liệu và cho phép tạo phiên bản mới.
Bảng phiên bản
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Phiên bản | Số phiên bản (v1, v2, v3...) kèm nhãn "Đã ký" nếu tài liệu đã ký duyệt |
| Tên tệp | Tên file của phiên bản |
| Kích thước | Dung lượng tệp |
| Ghi chú thay đổi | Mô tả nội dung thay đổi so với phiên bản trước |
| Ngày tạo | Thời điểm tạo phiên bản |
Tạo phiên bản mới
Khi cần cập nhật tệp tin của tài liệu, tạo phiên bản mới thay vì chỉnh sửa trực tiếp. Hệ thống tự động tăng số phiên bản.
- Nhấp nút "Tạo phiên bản mới"
- Hộp thoại hiển thị với các trường:
- Phiên bản hiện tại (chỉ đọc) - Hiển thị phiên bản hiện tại, ví dụ: "v1 - bao-cao-q1.pdf"
- Tệp tin mới (bắt buộc) - Chọn tệp mới từ thư viện media hoặc tải lên
- Ghi chú thay đổi - Mô tả nội dung thay đổi trong phiên bản mới
- Nhấp "Tạo"
Kết quả: Phiên bản mới xuất hiện đầu bảng. Số phiên bản tự động tăng (v1 lên v2, v2 lên v3...). Tệp tin trên tab Thông tin cập nhật theo phiên bản mới nhất.
Lưu ý: Các phiên bản cũ vẫn được lưu trữ và có thể tải xuống từ bảng lịch sử phiên bản.
Tab Quyền truy cập
Tab Quyền truy cập hiển thị danh sách người và nhóm đã được cấp quyền trên tài liệu này.
Bảng quyền truy cập
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Người được cấp | Tên người hoặc nhóm được cấp quyền, kèm loại (Người dùng, Nhóm, Phòng ban, v.v.) |
| Quyền | Danh sách quyền đã cấp: Xem, Tải xuống, Chỉnh sửa, Chia sẻ, In, Xoá |
| Ngày cấp | Thời điểm cấp quyền |
| Thao tác | Nút "Thu hồi" để thu hồi quyền |
Các loại người được cấp quyền
| Loại | Mô tả |
|---|---|
| Người dùng | Một tài khoản cụ thể |
| Nhóm người dùng | Một nhóm tài khoản đã tạo trong hệ thống |
| Chức danh | Tất cả nhân viên giữ chức danh nhất định |
| Nhóm chức danh | Tất cả nhân viên trong nhóm chức danh |
| Phòng ban | Tất cả nhân viên thuộc phòng ban |
Cấp quyền truy cập
- Nhấp nút "Cấp quyền truy cập"
- Chọn loại người được cấp (Người dùng, Nhóm người dùng, Chức danh, Nhóm chức danh, Phòng ban)
- Tìm và chọn đối tượng cụ thể
- Chọn các quyền cần cấp (Xem, Tải xuống, Chỉnh sửa, Chia sẻ, In, Xoá)
- Nhấp "Cấp quyền"
Xem chi tiết tại Quyền truy cập.
Tab Nhật ký
Tab Nhật ký ghi lại mọi thao tác đã thực hiện trên tài liệu, phục vụ kiểm toán và theo dõi thay đổi.
Bộ lọc
Lọc nhật ký theo loại hành động từ danh sách thả xuống.
Bảng nhật ký
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Hành động | Loại thao tác, hiển thị dạng nhãn (Tạo, Sửa, Kích hoạt, Lưu trữ, Cấp quyền, v.v.) |
| Người thực hiện | Tên người thực hiện thao tác |
| Chi tiết | Nội dung thay đổi, hiển thị giá trị cũ và giá trị mới (ví dụ: Trạng thái: Nháp lên Đang hoạt động) |
| Phiên bản | Phiên bản tài liệu tại thời điểm thao tác |
| Thời gian | Thời điểm thực hiện thao tác |
Nhật ký hỗ trợ phân trang để duyệt danh sách dài.
Liên kết
- Quản lý tài liệu - Quay lại trang danh sách
- Quyền truy cập - Chi tiết về phân loại bảo mật và kiểm soát quyền
- Lưu trữ và bảo quản - Chính sách lưu trữ và giữ pháp lý