Giao diện
Báo cáo định kỳ
Quyền truy cập: Admin HR có quyền xem và quản lý chấm công · Điều hướng: Chấm công > Báo cáo định kỳ (
/manage/time-attendance/scheduled-reports)
Báo cáo định kỳ cho phép admin HR hẹn lịch để Noova tự động tổng hợp và gửi email báo cáo chấm công, nghỉ phép hoặc tăng ca cho một nhóm người nhận theo tần suất ngày, tuần hoặc tháng. Mỗi báo cáo được lên lịch một lần, sau đó hệ thống chạy ngầm và gửi đúng giờ địa phương mà không cần ai thao tác thủ công. Trang này thay thế việc xuất file và gửi tay hàng tuần, hàng tháng cho ban lãnh đạo và các trưởng đơn vị.
Tổng quan
Một báo cáo định kỳ (scheduled report) là một cấu hình mô tả: gửi loại báo cáo nào, lấy dữ liệu của phạm vi nào, theo kỳ dữ liệu nào, định dạng ra sao, gửi vào lúc nào và gửi cho ai. Sau khi tạo, báo cáo nằm trong danh sách và được một tác vụ tự động (cron) của hệ thống đánh thức theo lịch để dựng email và gửi đi.
Các loại báo cáo hỗ trợ:
| Loại báo cáo | Nội dung tổng hợp |
|---|---|
| Chấm công | Số liệu giờ công, ngày công, đi muộn, vắng của phạm vi đã chọn |
| Nghỉ phép | Số ngày nghỉ, số đơn nghỉ, danh sách nhân viên nghỉ |
| Tăng ca | Giờ làm thêm theo phân loại ngày thường, cuối tuần, ngày lễ |
Lưu ý: Trang Báo cáo định kỳ chỉ phục vụ admin HR cấu hình và theo dõi việc gửi báo cáo. Việc nhân viên tự chấm công, đề nghị tăng ca và đăng ký nghỉ phép, cũng như cấp quản lý duyệt các đề nghị này, được thực hiện trên app Nhân viên (noova-employee). manage chỉ nhận, tính toán và báo cáo trên các bản ghi đó.
Giao diện danh sách báo cáo
Màn hình "Báo cáo định kỳ" liệt kê toàn bộ báo cáo đã được lên lịch dưới dạng bảng. Mỗi dòng là một báo cáo với các cột:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Tên báo cáo | Tên do admin đặt, kèm mô tả ngắn (nếu có) |
| Loại | Chấm công, Nghỉ phép hoặc Tăng ca |
| Lịch gửi | Tần suất và thời điểm gửi, ví dụ: Hàng ngày · 07:00; Hàng tuần · Thứ Hai · 07:00; Hàng tháng · ngày 1 · 07:00 |
| Người nhận | Số lượng người nhận, hiển thị dạng đếm, ví dụ: "2 nhóm/email" |
| Lần gửi gần nhất | Thời điểm gửi gần nhất, kèm huy hiệu trạng thái: Thành công, Lỗi hoặc Không có người nhận |
| Trạng thái | Hoạt động hoặc Tắt |
Cột Lần gửi gần nhất giúp admin HR theo dõi báo cáo có chạy đều đặn không và phát hiện sớm trường hợp gửi thất bại (ví dụ địa chỉ email sai hoặc nhóm người nhận rỗng).
Các thao tác trên danh sách
| Thao tác | Mô tả |
|---|---|
| "Tạo báo cáo" | Mở cửa sổ cấu hình để thêm một báo cáo định kỳ mới |
| "Sửa" | Mở lại cửa sổ cấu hình để chỉnh sửa báo cáo đã có |
| "Gửi ngay" | Chạy thử báo cáo ngay lập tức, không chờ tới lịch |
| "Tạm dừng" | Tắt báo cáo đang Hoạt động, hệ thống ngừng gửi theo lịch |
| "Kích hoạt" | Bật lại báo cáo đang Tắt để tiếp tục gửi theo lịch |
| "Xóa" | Gỡ bỏ báo cáo khỏi danh sách |
Gửi ngay (chạy thử)
Nút "Gửi ngay" dựng và gửi email báo cáo ngay tại thời điểm bấm, dùng để kiểm tra nội dung và danh sách người nhận trước khi tin tưởng giao cho lịch tự động. Kết quả trả về một trong ba trạng thái:
- Thành công kèm số người nhận đã gửi.
- Không có người nhận hợp lệ: cấu hình người nhận không phân giải ra được địa chỉ email nào.
- Lỗi: gửi thất bại do nguyên nhân khác.
Sau mỗi lần gửi (theo lịch hoặc gửi ngay), hệ thống ghi lại thời điểm gửi, trạng thái, số người nhận và lỗi (nếu có) vào chính cấu hình báo cáo. Đây là nguồn dữ liệu hiển thị ở cột Lần gửi gần nhất.
Cửa sổ cấu hình báo cáo
Nhấn "Tạo báo cáo" hoặc "Sửa" để mở cửa sổ cấu hình. Cửa sổ này gồm các nhóm trường: thông tin chung, phạm vi và kỳ dữ liệu, định dạng, lịch gửi, và người nhận.
Thông tin chung
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên báo cáo | Có | Tên hiển thị của báo cáo trong danh sách |
| Mô tả | Không | Ghi chú ngắn về mục đích báo cáo |
| Loại báo cáo | Có | Chấm công / Nghỉ phép / Tăng ca |
Phạm vi và kỳ dữ liệu
Phạm vi xác định báo cáo tổng hợp dữ liệu của ai:
| Phạm vi | Mô tả |
|---|---|
| Toàn công ty | Tổng hợp toàn bộ nhân sự |
| Đơn vị | Chỉ một đơn vị (phòng ban) được chọn |
| Cá nhân | Chỉ một nhân viên được chọn |
Kỳ dữ liệu xác định khoảng thời gian dữ liệu đưa vào báo cáo:
| Kỳ dữ liệu | Mô tả |
|---|---|
| Kỳ trước (đã kết thúc) | Kỳ công liền trước đã chốt, phù hợp báo cáo tổng kết tháng |
| Kỳ hiện tại | Kỳ đang diễn ra, phù hợp theo dõi giữa kỳ |
| 7 ngày gần nhất | Bảy ngày tính tới thời điểm gửi |
| 30 ngày gần nhất | Ba mươi ngày tính tới thời điểm gửi |
Lưu ý: Khi chọn phạm vi Đơn vị hoặc Cá nhân, bạn bắt buộc phải chọn cụ thể đơn vị hoặc nhân viên tương ứng, nếu không hệ thống sẽ không cho lưu.
Định dạng
| Định dạng | Mô tả |
|---|---|
| Email (HTML) | Báo cáo trình bày trực tiếp trong nội dung email |
| Email + CSV | Như trên, kèm đính kèm một tệp .csv chứa số liệu chi tiết để mở bằng Excel hoặc xử lý tiếp |
Lịch gửi
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Tần suất | Hàng ngày / Hàng tuần / Hàng tháng |
| Giờ gửi | Giờ trong ngày theo giờ địa phương của doanh nghiệp, nhận giá trị 0 đến 23 (ví dụ mặc định 7 nghĩa là 07:00) |
| Thứ trong tuần | Chỉ hiện khi tần suất là Hàng tuần, chọn thứ sẽ gửi |
| Ngày trong tháng | Chỉ hiện khi tần suất là Hàng tháng, chọn ngày từ 1 đến 28 |
Lưu ý: Ngày trong tháng chỉ cho phép tới 28 để báo cáo luôn có thể gửi được ở mọi tháng, kể cả tháng 2.
Người nhận
Người nhận được cấu hình theo hai cách, có thể kết hợp:
- Theo nhóm: chọn nhân sự, đơn vị hoặc chức danh qua bộ chọn đối tượng (AudiencePicker, giống cách chọn đối tượng ở các module khác). Hệ thống tự phân giải nhóm này thành danh sách email tại thời điểm gửi.
- Email khác: ô nhập tay các địa chỉ email rời, cách nhau bởi dấu phẩy, dùng cho người nhận ngoài cơ cấu nhóm (ví dụ một địa chỉ kế toán dùng chung).
Quan trọng: Phải có ít nhất một người nhận, là một nhóm hoặc một email nhập tay, thì mới lưu được báo cáo. Báo cáo không có người nhận hợp lệ sẽ không gửi đi và bị đánh dấu trạng thái "Không có người nhận".
Thao tác trong cửa sổ
- "Lưu" hoặc "Cập nhật": lưu cấu hình. Trước khi lưu, hệ thống kiểm tra: phải có tên báo cáo; phải chọn đơn vị hoặc nhân viên nếu phạm vi tương ứng; phải có ít nhất một người nhận; giờ gửi nằm trong khoảng 0 đến 23.
- "Hủy": đóng cửa sổ, bỏ thay đổi.
Cách hệ thống gửi báo cáo
Việc gửi báo cáo do một tác vụ tự động (cron) trong Noova đảm nhiệm, không cần admin can thiệp:
- Chạy mỗi giờ: cron thức dậy theo từng giờ và xét xem báo cáo nào đến lượt gửi.
- Lọc đúng ngày theo múi giờ doanh nghiệp: với báo cáo Hàng tuần, hệ thống chỉ gửi đúng thứ đã chọn; với báo cáo Hàng tháng, chỉ gửi đúng ngày đã chọn. Việc xác định ngày dựa trên múi giờ riêng của doanh nghiệp, nên báo cáo gửi đúng theo lịch địa phương chứ không theo giờ máy chủ.
- Gửi đúng giờ địa phương: chỉ gửi khi tới đúng Giờ gửi đã cấu hình.
- Chống gửi trùng: mỗi báo cáo chỉ được gửi tối đa một lần trong ngày, tránh việc cron lặp lại gửi đôi.
Về email gửi đi: hệ thống gửi một email duy nhất cho toàn bộ người nhận, đặt người nhận đầu tiên ở mục To, các địa chỉ còn lại ở mục Bcc để các người nhận không thấy email của nhau (bảo mật danh sách). Nếu định dạng có chọn CSV, tệp .csv chi tiết được đính kèm trong email đó.
Lưu ý: Do cron lọc theo múi giờ doanh nghiệp, hãy đảm bảo múi giờ của tổ chức đã được cấu hình đúng để báo cáo gửi vào đúng thời điểm mong muốn.
Lưu ý
- Báo cáo ở trạng thái Tắt sẽ không được cron gửi cho đến khi admin "Kích hoạt" lại.
- Cột Lần gửi gần nhất là chỉ báo sức khỏe của báo cáo: nếu thấy huy hiệu Lỗi hoặc Không có người nhận lặp lại, hãy mở "Sửa" để kiểm tra lại danh sách người nhận và cấu hình.
- Dùng "Gửi ngay" để chạy thử và xác nhận nội dung trước khi giao phó hoàn toàn cho lịch tự động.
- Báo cáo định kỳ chỉ gửi số liệu tổng hợp; để xem trực tiếp và lọc tương tác số liệu chấm công, tăng ca, nghỉ phép trên màn hình, dùng trang Phân tích.
Liên kết
- Phân tích chấm công - xem số liệu tổng hợp và biểu đồ trực tiếp trên màn hình theo phạm vi và khoảng ngày
- Chính sách chấm công - cấu hình giờ công chuẩn, ngưỡng đi muộn, trần tăng ca làm cơ sở tính số liệu báo cáo
- Tổng quan Chấm công - giới thiệu chung toàn module Chấm công
- Ghi danh đào tạo - tham khảo cách bộ chọn đối tượng (AudiencePicker) hoạt động ở module khác