Giao diện
Xác nhận đã đọc đã hiểu
Yêu cầu nhân viên xác nhận "đã đọc đã hiểu" một tài liệu, theo dõi ai đã đọc, ai chưa, và tự động nhắc nhở kèm leo thang lên quản lý khi quá hạn.
Quyền truy cập: Admin, người có quyền quản lý tài liệu
Điều hướng: Tài liệu > Quản lý tài liệu > Nhấp "Chi tiết" trên tài liệu đang hoạt động
Xác nhận đã đọc là gì
Với các tài liệu quan trọng (quy chế, nội quy, chính sách mới), tổ chức thường cần bằng chứng rằng nhân viên đã thực sự đọc và hiểu nội dung. Chức năng xác nhận "đã đọc đã hiểu" cho phép người quản lý tài liệu:
- Gửi yêu cầu xác nhận tới một nhóm nhân viên cụ thể
- Đặt hạn xác nhận
- Theo dõi danh sách ai đã xác nhận, ai chưa, ai quá hạn
- Hệ thống tự động nhắc nhở và leo thang lên quản lý trực tiếp khi quá hạn
Lưu ý: Chỉ tài liệu ở trạng thái Đang hoạt động mới gửi được yêu cầu xác nhận. Nút "Yêu cầu xác nhận" không hiển thị với tài liệu Nháp, Đã lưu trữ hoặc Đã khoá.
Gửi yêu cầu xác nhận
Các bước
- Mở trang chi tiết tài liệu đang hoạt động
- Nhấp nút "Yêu cầu xác nhận" trên thanh hành động
- Trong hộp thoại "Yêu cầu xác nhận đã đọc", chọn đối tượng nhận yêu cầu (có thể kết hợp nhiều nhóm):
- Nhân viên - Chọn từng nhân viên cụ thể
- Chức danh - Tất cả nhân viên giữ chức danh đã chọn
- Phòng ban - Tất cả nhân viên thuộc phòng ban, kèm tuỳ chọn "Bao gồm đơn vị cấp dưới"
- Nhóm nhân viên - Tất cả thành viên nhóm
- Nhóm chức danh - Tất cả nhân viên trong nhóm chức danh
- (Không bắt buộc) Đặt Hạn xác nhận để mốc nhắc nhở và trạng thái quá hạn được tính
- Nhấp "Gửi yêu cầu"
Kết quả: Hệ thống mở rộng nhóm đối tượng thành danh sách nhân viên cụ thể và tạo yêu cầu xác nhận cho từng người. Thông báo xác nhận số người đã nhận yêu cầu.
Lưu ý: Có thể gửi yêu cầu nhiều lần cho các nhóm khác nhau. Người đã có trong danh sách sẽ không bị nhân đôi.
Theo dõi danh sách xác nhận
Sau khi đã có ít nhất một yêu cầu xác nhận, nút "Ai chưa đọc" xuất hiện trên thanh hành động của trang chi tiết. Nhấp để mở hộp thoại "Danh sách xác nhận đã đọc".
Các chỉ số tổng quan
Đầu hộp thoại hiển thị 4 ô số liệu:
| Chỉ số | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tỷ lệ xác nhận | Phần trăm người đã xác nhận trên tổng số người nhận |
| Đã xác nhận | Số người đã xác nhận / tổng số người nhận |
| Chưa xác nhận | Số người còn chờ xác nhận |
| Quá hạn | Số người chưa xác nhận và đã qua hạn |
Bảng người nhận
Có thể lọc theo trạng thái (Tất cả, Đã xác nhận, Chưa xác nhận, Quá hạn). Bảng gồm các cột:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| STT | Số thứ tự |
| Người nhận | Tên nhân viên nhận yêu cầu |
| Trạng thái | Nhãn màu: Đã xác nhận, Chưa xác nhận, Quá hạn |
| Phiên bản | Phiên bản tài liệu gắn với yêu cầu xác nhận |
| Thời điểm xác nhận | Ngày giờ nhân viên xác nhận, hoặc dấu gạch nếu chưa xác nhận |
Lưu ý: Yêu cầu xác nhận gắn với phiên bản tài liệu tại thời điểm gửi. Khi tài liệu có phiên bản mới, cột Phiên bản giúp phân biệt nội dung mà mỗi người đã xác nhận.
Nhân viên xác nhận như thế nào
Nhân viên nhận thông báo yêu cầu xác nhận và mở tài liệu từ cổng nhân viên. Sau khi đọc, nhân viên bấm xác nhận "đã đọc đã hiểu". Hệ thống ghi nhận:
- Người xác nhận và thời điểm xác nhận
- Phiên bản tài liệu tại thời điểm xác nhận
- Cách xác nhận (bấm xác nhận hoặc cuộn hết nội dung)
Mỗi lần xác nhận được ghi vào nhật ký kiểm tra của tài liệu với hành động Xác nhận.
Nhắc nhở tự động và leo thang
Hệ thống chạy tác vụ nhắc nhở hằng ngày (theo múi giờ của tổ chức) cho các yêu cầu xác nhận có đặt hạn:
| Giai đoạn | Thời điểm nhắc |
|---|---|
| Trước hạn | Còn 7, 3, 1 và 0 ngày tới hạn |
| Sau hạn (quá hạn) | Quá 1, 3, 7 và 14 ngày |
| Leo thang lên quản lý | Khi quá hạn 7 ngày và 14 ngày, gửi thông báo cho quản lý trực tiếp của người chưa xác nhận |
Lưu ý: Nhắc nhở chỉ áp dụng cho yêu cầu có đặt Hạn xác nhận. Không đặt hạn thì không tính quá hạn và không nhắc nhở tự động.
Quan trọng: Cơ chế leo thang gửi thông báo cho quản lý trực tiếp (theo cây tổ chức) của nhân viên chưa xác nhận, giúp quản lý đôn đốc nhân viên hoàn tất nghĩa vụ đọc tài liệu.
Xem tổng quan toàn tổ chức
Tab Thống kê trên trang danh sách tài liệu tổng hợp tỷ lệ xác nhận toàn tổ chức: tỷ lệ xác nhận chung, số đã đọc, số chờ xác nhận và số xác nhận quá hạn. Xem Quản lý tài liệu.
Liên kết
- Chi tiết tài liệu - Thanh hành động và các tab của tài liệu
- Quản lý tài liệu - Danh sách, tủ tài liệu và tab Thống kê
- Quyền truy cập - Phân loại bảo mật và kiểm soát quyền