Mẫu quy trình

Tạo và quản lý mẫu luồng phê duyệt nhiều bước. Cấu hình loại hành động, người duyệt, chế độ song song và xác thực MFA cho từng bước.

Quyền truy cập: Cần quyền quản lý mẫu quy trình, Admin Điều hướng: Quy trình phê duyệt > Mẫu quy trình hoặc /manage/workflow/templates

---

Giao diện

Trang Quản lý mẫu quy trình có thanh điều hướng với các tab lọc theo trạng thái và nút tạo mới.

Tab trạng thái

Tab	Mô tả
Tất cả	Hiển thị toàn bộ mẫu quy trình
Đang hoạt động	Mẫu đã kích hoạt, sẵn sàng sử dụng
Bản nháp	Mẫu mới tạo hoặc đang chỉnh sửa, chưa kích hoạt
Lưu trữ	Mẫu đã lưu trữ, không sử dụng nhưng vẫn giữ lại

Bảng danh sách mẫu

Cột	Mô tả
STT	Số thứ tự
Tên mẫu + Mã	Tên mẫu quy trình và mã định danh (nếu có)
Loại đối tượng	Loại đối tượng áp dụng (Mục tiêu, Đánh giá, v.v.)
Số bước	Số bước phê duyệt trong mẫu
Trạng thái	Bản nháp, Đang hoạt động hoặc Lưu trữ
Thao tác	Sửa, Kích hoạt, Lưu trữ, Xóa

---

Tạo mẫu quy trình mới

Các bước

1. Nhấp "Tạo mẫu mới" ở góc phải trên

2. Hệ thống mở hộp thoại tạo mẫu quy trình

3. Điền thông tin cơ bản:

   • Tên mẫu (bắt buộc) -- Tên mô tả quy trình, ví dụ: "Phê duyệt mục tiêu - 2 cấp"

   • Mã (không bắt buộc) -- Mã định danh ngắn, ví dụ: "GOAL-2L"

   • Loại đối tượng (bắt buộc) -- Chọn loại đối tượng áp dụng từ danh sách thả xuống

   • Mô tả -- Mô tả chi tiết mẫu quy trình (trình soạn thảo văn bản)

4. Thêm các bước phê duyệt (xem phần Cấu hình bước bên dưới)

5. Chọn hành động lưu:

   • Nhấp "Lưu bản nháp" để lưu mà chưa kích hoạt

   • Nhấp "Tạo & Kích hoạt" để lưu và kích hoạt ngay

Bảng trường thông tin cơ bản

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Tên mẫu	Có	Tên mô tả quy trình. Ví dụ: "Phê duyệt mục tiêu - 2 cấp"
Mã	Không	Mã định danh ngắn. Ví dụ: "GOAL-2L"
Loại đối tượng	Có	Chọn từ danh sách: Mục tiêu, Đánh giá, Bổ nhiệm, PIP, IDP, Đánh giá công việc, Đăng ký đào tạo, Lộ trình nghề nghiệp, Tài liệu
Mô tả	Không	Mô tả chi tiết mục đích và phạm vi áp dụng

---

Cấu hình bước phê duyệt

Mỗi mẫu quy trình gồm một hoặc nhiều bước. Nhấp "Thêm bước" để thêm bước mới.

Thông tin bước

Trường	Mô tả
Tên bước (bắt buộc)	Tên mô tả bước, ví dụ: "Quản lý trực tiếp"
Loại hành động	Chọn loại hành động yêu cầu tại bước này
Loại người duyệt	Chọn cách xác định người thực hiện bước

Loại hành động

Loại	Mô tả
Phê duyệt (approval)	Người duyệt phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu
Xác nhận (acknowledgement)	Người duyệt xác nhận đã biết nội dung
Ký duyệt (signature)	Người duyệt ký duyệt bằng chữ ký, kèm snapshot dữ liệu

Loại người duyệt

Loại	Mô tả
Người dùng cụ thể	Chọn trực tiếp một hoặc nhiều người duyệt từ danh sách nhân sự
Vai trò	Nhập vai trò, phân cách bằng dấu phẩy. Tất cả người có vai trò đó sẽ nhận yêu cầu
Chức vụ	Nhập chức vụ, phân cách bằng dấu phẩy
Trường dữ liệu động	Nhập tên trường dữ liệu chứa ID người duyệt (ví dụ: managerId, reviewerId)
Quản lý trực tiếp	Tự động gán cho quản lý trực tiếp của người gửi yêu cầu

Tùy chọn bước

Tùy chọn	Mô tả
Song song	Khi bật, tất cả người duyệt trong bước xử lý đồng thời (không cần chờ lần lượt)
Cho phép ủy quyền	Người duyệt có thể giao cho người khác xử lý thay
Cho phép trả lại	Người duyệt có thể trả yêu cầu về bước trước để bổ sung
Snapshot dữ liệu	Lưu bản sao dữ liệu tại thời điểm xử lý bước
Yêu cầu xác thực MFA	Bật xác thực đa yếu tố tại bước này

Phương thức MFA cho phép

Khi bật "Yêu cầu xác thực MFA", chọn các phương thức được phép:

Phương thức	Mô tả
Mật khẩu	Xác thực bằng mật khẩu tài khoản
Mã PIN	Xác thực bằng mã PIN 6 số (cần thiết lập trước)
OTP Email	Xác thực bằng mã OTP gửi qua email
Chữ ký tay	Xác thực bằng chữ ký viết tay trên canvas

Cấu hình thời gian

Trường	Mô tả
Nhắc nhở sau (giờ)	Gửi nhắc nhở nếu bước chưa xử lý sau khoảng thời gian này
Chuyển cấp sau (giờ)	Tự động chuyển lên cấp trên nếu quá hạn

Sắp xếp bước

• Nhấp nút mũi tên lên/xuống để thay đổi thứ tự bước

• Nhấp nút xóa (biểu tượng X) để loại bỏ bước

---

Vòng đời mẫu quy trình

Mẫu quy trình có 3 trạng thái:

Trạng thái	Mô tả	Hành động tiếp theo
Bản nháp	Mới tạo hoặc đang chỉnh sửa	Kích hoạt hoặc Xóa
Đang hoạt động	Sẵn sàng sử dụng trong quy trình phê duyệt	Lưu trữ
Lưu trữ	Không sử dụng, giữ lại để tham khảo	Xóa

Kích hoạt mẫu

1. Tại danh sách mẫu, tìm mẫu ở trạng thái Bản nháp

2. Nhấp nút menu thao tác (biểu tượng ba chấm dọc)

3. Chọn "Kích hoạt"

Lưu trữ mẫu

1. Tìm mẫu ở trạng thái Đang hoạt động

2. Nhấp nút menu thao tác

3. Chọn "Lưu trữ"

Lưu ý: Mẫu đã lưu trữ không thể sử dụng cho yêu cầu mới, nhưng các yêu cầu đang xử lý vẫn tiếp tục theo mẫu cũ.

Xóa mẫu

1. Nhấp nút menu thao tác trên mẫu cần xóa

2. Chọn "Xóa"

3. Xác nhận hành động

Cảnh báo: Không thể xóa mẫu đang được sử dụng bởi yêu cầu đang xử lý.

---

Sửa mẫu quy trình

1. Nhấp "Sửa" trên dòng mẫu cần chỉnh sửa

2. Hệ thống mở hộp thoại sửa mẫu với tiêu đề "Sửa mẫu quy trình"

3. Chỉnh sửa thông tin cơ bản và các bước phê duyệt

4. Nhấp "Cập nhật" để lưu thay đổi