Quản lý tài liệu
Module Quản lý Tài liệu giúp tổ chức lưu trữ, phân loại, kiểm soát quyền truy cập và theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu nội bộ. Hỗ trợ quản lý phiên bản, phân loại bảo mật, giữ pháp lý và tích hợp với các module Giao việc, Quy trình phê duyệt.
Menu: Tài liệu > Quản lý tài liệu
Feature flag: __document
Tổng quan
Module Quản lý Tài liệu cung cấp các tính năng chính:
Quản lý tài liệu -- Tạo, sửa, phân loại và tìm kiếm tài liệu với bộ lọc đa tiêu chí
Quản lý phiên bản -- Theo dõi lịch sử thay đổi, tạo phiên bản mới khi cập nhật tệp tin
Kiểm soát quyền truy cập -- Cấp và thu hồi quyền theo người dùng, nhóm, chức danh hoặc phòng ban
Phân loại bảo mật -- 4 cấp phân loại kiểm soát phạm vi truy cập và thời hạn liên kết tải xuống
Lưu trữ và bảo quản -- Chính sách lưu trữ tự động, giữ pháp lý và khoá tài liệu bất biến
Nhật ký kiểm tra -- Ghi lại mọi thao tác trên tài liệu phục vụ kiểm toán và tuân thủ
Loại tài liệu
Hệ thống hỗ trợ 10 loại tài liệu:
Chính sách
Quy định, chính sách nội bộ của tổ chức
Quy trình
Quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn thực hiện
Hợp đồng
Hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ
Ghi nhớ
Biên bản ghi nhớ, thỏa thuận nội bộ
Chứng chỉ
Chứng chỉ, chứng nhận đào tạo
Quyết định
Quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật
Báo cáo
Báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề
Biểu mẫu
Mẫu đơn, biểu mẫu nội bộ
Hướng dẫn
Tài liệu hướng dẫn sử dụng, thao tác
Khác
Tài liệu không thuộc các loại trên
Phân loại bảo mật
4 cấp phân loại bảo mật kiểm soát phạm vi truy cập tài liệu:
Công khai
Tất cả mọi người
Nội bộ
Nhân viên trong tổ chức
Bảo mật
Cấp quản lý, nhân sự cấp cao hoặc phòng ban liên quan
Hạn chế
Chỉ người được cấp quyền rõ ràng
Trạng thái tài liệu
Tài liệu có 4 trạng thái, chuyển đổi theo quy trình sau:
Nháp
Tài liệu vừa tạo, chưa kích hoạt
Đang hoạt động
Đang hoạt động
Tài liệu đang sử dụng chính thức
Đã lưu trữ, Đã khoá
Đã lưu trữ
Tài liệu hết hiệu lực, chuyển vào lưu trữ
Không thể chuyển
Đã khoá
Tài liệu bị khoá, chỉ đọc, không thể chỉnh sửa
Không thể chuyển
Danh sách hướng dẫn
Trang danh sách, bộ lọc, tạo và sửa tài liệu
Xem chi tiết, quản lý phiên bản, quyền truy cập và nhật ký
Phân loại bảo mật, cấp và thu hồi quyền, quyền tự động từ tích hợp
Chính sách lưu trữ, giữ pháp lý, khoá tài liệu bất biến
Liên kết với Giao việc, Quy trình phê duyệt, thực thể và loại tệp hỗ trợ
Liên kết
Tích hợp với các module khác -- Liên kết tài liệu với Giao việc và Quy trình phê duyệt
Chi tiết task -- Đính kèm tài liệu quản lý vào task
Tạo yêu cầu phê duyệt -- Gửi tài liệu vào quy trình phê duyệt
Last updated