Hộp thư phê duyệt
Xử lý các yêu cầu phê duyệt, xác nhận và ký duyệt. Lọc theo loại đối tượng, mức ưu tiên và duyệt hàng loạt.
Quyền truy cập: Người dùng được chỉ định làm người duyệt trong quy trình, Admin Điều hướng: Quy trình phê duyệt hoặc /manage/workflow/inbox
Giao diện
Hộp thư phê duyệt gồm 4 tab chính, mỗi tab hiển thị số lượng yêu cầu đang chờ:
Chờ duyệt
Yêu cầu đang chờ bạn phê duyệt hoặc từ chối
Chờ xác nhận
Yêu cầu cần bạn xác nhận đã biết (acknowledgement)
Chờ ký
Yêu cầu cần bạn ký duyệt bằng chữ ký (chỉ hiển thị khi tính năng chữ ký được bật)
Lịch sử
Tất cả yêu cầu bạn đã xử lý
Nút hành động trên thanh điều hướng
"Mẫu quy trình"
Mở trang quản lý mẫu quy trình (chỉ hiển thị khi có quyền)
"Tạo yêu cầu mới"
Tạo tài liệu mới và gửi vào quy trình phê duyệt
Bộ lọc
Thanh lọc nằm bên dưới các tab, cho phép thu hẹp danh sách yêu cầu:
Tìm kiếm
Nhập từ khóa để tìm theo tiêu đề yêu cầu
Loại đối tượng
Lọc theo loại: Mục tiêu, Đánh giá, Bổ nhiệm, PIP, IDP, Đánh giá công việc, Đăng ký đào tạo, Lộ trình nghề nghiệp, Tài liệu
Mức ưu tiên
Lọc theo mức ưu tiên: Thấp, Bình thường, Cao, Khẩn cấp
Số dòng hiển thị
Chọn số yêu cầu hiển thị trên mỗi trang
Bảng danh sách yêu cầu
Cột hiển thị chung (các tab Chờ duyệt, Chờ xác nhận, Chờ ký)
STT
Số thứ tự
Tiêu đề
Tên yêu cầu và loại đối tượng. Nhấp để xem chi tiết
Người yêu cầu
Tên người gửi yêu cầu
Bước hiện tại
Tên bước phê duyệt hiện tại trong quy trình
Trạng thái
Trạng thái hiện tại của yêu cầu
Mức ưu tiên
Hiển thị nhãn ưu tiên (chỉ hiển thị khi khác Bình thường)
Ngày tạo
Ngày gửi yêu cầu
Thao tác
Nút duyệt nhanh và xem chi tiết
Cột hiển thị tab Lịch sử
STT
Số thứ tự
Tiêu đề
Tên yêu cầu và loại đối tượng
Người yêu cầu
Tên người gửi
Trạng thái
Trạng thái cuối cùng: Đã duyệt, Từ chối, Đã xác nhận, Đã ký
Ngày tạo
Ngày gửi yêu cầu
Thao tác
Xem chi tiết
Xử lý yêu cầu phê duyệt
Duyệt nhanh
Tại tab "Chờ duyệt", tìm yêu cầu cần xử lý
Nhấp nút duyệt nhanh (biểu tượng dấu tích) trên dòng yêu cầu
Xác nhận hành động phê duyệt
Lưu ý: Duyệt nhanh chỉ khả dụng với yêu cầu không yêu cầu MFA. Nếu bước đó yêu cầu xác thực MFA, bạn cần vào chi tiết để duyệt.
Duyệt từ trang chi tiết
Nhấp vào tiêu đề yêu cầu hoặc nút xem chi tiết (biểu tượng mắt)
Xem nội dung yêu cầu và thông tin liên quan
Chọn hành động:
Nhấp "Phê duyệt" để duyệt yêu cầu
Nhấp "Từ chối" để từ chối (bắt buộc nhập lý do)
Nhấp "Trả lại" để trả về bước trước (nếu bước cho phép)
Từ chối yêu cầu
Nhấp "Từ chối" trên yêu cầu
Nhập lý do từ chối vào trường bắt buộc
Xác nhận hành động
Lưu ý: Khi từ chối, yêu cầu sẽ chuyển sang trạng thái Từ chối và người gửi sẽ nhận được thông báo kèm lý do.
Xử lý yêu cầu xác nhận
Chuyển sang tab "Chờ xác nhận"
Nhấp vào yêu cầu cần xác nhận
Xem nội dung yêu cầu
Nhấp "Xác nhận" để ghi nhận đã biết
Lưu ý: Xác nhận (acknowledgement) khác với phê duyệt. Xác nhận chỉ ghi nhận rằng bạn đã đọc và biết nội dung, không mang tính chấp thuận hay từ chối.
Xử lý yêu cầu ký duyệt
Chuyển sang tab "Chờ ký"
Nhấp vào yêu cầu cần ký
Hệ thống hiển thị hộp thoại ký duyệt gồm:
Dữ liệu tại thời điểm ký -- Bản sao dữ liệu (snapshot) ở chế độ chỉ đọc
Điều khoản pháp lý -- Nội dung miễn trừ trách nhiệm (nếu được cấu hình)
Xác nhận -- Đánh dấu vào ô "Tôi xác nhận dữ liệu trên là chính xác và đồng ý ký duyệt tài liệu này"
Ghi chú -- Nhập ghi chú bổ sung (tùy chọn)
Đánh dấu ô xác nhận
Nhấp "Ký duyệt"
Nếu bước yêu cầu MFA, hoàn thành xác thực trước khi ký
Cảnh báo: Hành động ký duyệt không thể hoàn tác. Dữ liệu đã ký sẽ được lưu trữ vĩnh viễn.
Duyệt hàng loạt
Tính năng duyệt hàng loạt cho phép xử lý nhiều yêu cầu cùng lúc trên các tab Chờ duyệt, Chờ xác nhận và Chờ ký.
Đánh dấu chọn các yêu cầu cần xử lý bằng ô chọn ở đầu mỗi dòng
Thanh hành động hàng loạt xuất hiện ở phía dưới
Chọn hành động:
Duyệt tất cả -- Phê duyệt toàn bộ yêu cầu đã chọn
Từ chối tất cả -- Từ chối toàn bộ yêu cầu đã chọn (nhập lý do chung)
Xác nhận hành động
Lưu ý: Duyệt hàng loạt chỉ khả dụng khi tính năng BULK_ACTIONS được bật. Các yêu cầu yêu cầu MFA hoặc chữ ký tay không thể duyệt hàng loạt.
Mức ưu tiên
Mỗi yêu cầu có thể được gắn mức ưu tiên để phân biệt tính cấp bách:
Thấp (Low)
Yêu cầu không cấp bách, xử lý khi thuận tiện
Bình thường (Normal)
Mức mặc định, xử lý theo thứ tự
Cao (High)
Yêu cầu cần ưu tiên xử lý sớm
Khẩn cấp (Urgent)
Yêu cầu rất cấp bách, cần xử lý ngay
Trạng thái yêu cầu
Bản nháp
Yêu cầu đã tạo nhưng chưa gửi
Đang xử lý
Yêu cầu đang trong quy trình phê duyệt
Hoàn thành
Tất cả các bước đã được duyệt/xác nhận/ký
Từ chối
Yêu cầu bị từ chối tại một bước
Đã hủy
Người gửi hủy yêu cầu
Trả lại
Yêu cầu bị trả lại bước trước để bổ sung
Thu hồi
Người gửi thu hồi yêu cầu đang xử lý
Last updated