Tạo tài liệu

Tạo tài liệu mới, soạn nội dung, đính kèm tệp và gửi vào quy trình phê duyệt.

Quyền truy cập: Người dùng có quyền tạo yêu cầu phê duyệt, Admin Điều hướng: Quy trình phê duyệt > nhấp "Tạo yêu cầu mới" hoặc /manage/workflow/documents/create

---

Danh sách tài liệu

Trang danh sách tài liệu hiển thị tất cả yêu cầu bạn đã tạo, chia theo các tab trạng thái:

Tab	Mô tả
Tất cả	Hiển thị toàn bộ tài liệu
Bản nháp	Tài liệu đã lưu nhưng chưa gửi phê duyệt
Đang chờ duyệt	Tài liệu đã gửi và đang trong quy trình phê duyệt
Đã duyệt	Tài liệu đã được phê duyệt hoàn tất

---

Tạo tài liệu mới

Các bước

1. Từ trang Hộp thư phê duyệt, nhấp "Tạo yêu cầu mới"

2. Điền thông tin tài liệu:

   • Tiêu đề (bắt buộc) -- Tên tài liệu, ví dụ: "Quyết định khen thưởng Q1/2026"

   • Phân loại -- Chọn phân loại tài liệu từ danh sách thả xuống

   • Mẫu quy trình -- Chọn mẫu luồng phê duyệt sẽ áp dụng

   • Mô tả -- Mô tả tóm tắt nội dung (trình soạn thảo văn bản)

   • Nội dung -- Soạn nội dung chi tiết tài liệu (trình soạn thảo văn bản)

3. Chọn hành động:

   • Nhấp "Lưu bản nháp" để lưu mà chưa gửi

   • Nhấp "Gửi phê duyệt" để gửi vào quy trình phê duyệt

Bảng trường dữ liệu

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Tiêu đề	Có	Tên tài liệu, mô tả ngắn gọn nội dung
Phân loại	Không	Phân loại tài liệu để dễ quản lý
Mẫu quy trình	Không	Chọn mẫu luồng phê duyệt. Nếu không chọn, sử dụng quy trình mặc định
Mô tả	Không	Tóm tắt mục đích tài liệu
Nội dung	Không	Nội dung chi tiết, hỗ trợ định dạng văn bản phong phú

---

Đính kèm tệp

Tính năng đính kèm tệp chỉ khả dụng sau khi lưu bản nháp. Mỗi tài liệu cho phép đính kèm tối đa 10 tệp.

Thêm tệp đính kèm

1. Tạo tài liệu và nhấp "Lưu bản nháp" trước

2. Mở lại tài liệu từ danh sách (chế độ sửa)

3. Cuộn xuống phần "Tệp đính kèm"

4. Nhấp "Thêm tệp"

5. Chọn tệp từ thư viện media hoặc tải lên tệp mới

6. Tệp được thêm vào danh sách đính kèm

Thông tin tệp đính kèm

Mỗi tệp hiển thị các thông tin:

Thông tin	Mô tả
Tên tệp	Tên file gốc, nhấp để mở trong tab mới
Kích thước	Dung lượng tệp
Người tải	Tên người đã tải lên
Ngày tải	Thời điểm tải lên

Xóa tệp đính kèm

1. Nhấp nút menu thao tác (biểu tượng ba chấm dọc) bên phải tệp

2. Chọn "Xoá tệp"

3. Xác nhận hành động

Lưu ý: Bạn có thể đính kèm tệp sau khi lưu bản nháp. Khi tạo mới, hệ thống hiển thị thông báo "Bạn có thể đính kèm tệp sau khi lưu bản nháp."

---

Sửa tài liệu

1. Mở tài liệu ở trạng thái Bản nháp từ danh sách

2. Hệ thống hiển thị trang sửa tài liệu với tiêu đề "Sửa tài liệu"

3. Chỉnh sửa các trường thông tin

4. Thêm hoặc xóa tệp đính kèm

5. Nhấp "Lưu bản nháp" hoặc "Gửi phê duyệt"

Lưu ý: Chỉ có thể sửa tài liệu ở trạng thái Bản nháp. Tài liệu đã gửi phê duyệt không thể chỉnh sửa.

---

Chi tiết tài liệu

Trang chi tiết tài liệu gồm:

• Nội dung tài liệu -- Hiển thị tiêu đề, mô tả, nội dung và tệp đính kèm

• Trạng thái quy trình -- Theo dõi tiến trình phê duyệt qua từng bước, gồm tên bước, người duyệt, trạng thái và thời gian xử lý

Trạng thái tài liệu

Trạng thái	Mô tả
Bản nháp	Đã tạo nhưng chưa gửi, có thể sửa và xóa
Đang xử lý	Đã gửi và đang chờ phê duyệt
Hoàn thành	Tất cả các bước đã được duyệt
Từ chối	Bị từ chối tại một bước trong quy trình
Đã hủy	Người tạo đã hủy yêu cầu
Trả lại	Bị trả lại để bổ sung thông tin