# Quản lý cuộc họp > Tạo, chỉnh sửa và quản lý các cuộc họp trong tổ chức với đầy đủ thông tin về người tham gia, chương trình nghị sự và tài liệu. **Quyền truy cập:** **Xem cuộc họp**, **Xem tất cả cuộc họp**, **Tạo cuộc họp**, **Cập nhật cuộc họp**, **Xóa cuộc họp** **Điều hướng:** `Cuộc họp > Quản lý cuộc họp` hoặc `/manage/meetings` *** ## Tổng quan Trang Quản lý cuộc họp là giao diện chính để xem, tạo và quản lý tất cả các cuộc họp trong tổ chức. Hệ thống hỗ trợ cuộc họp một lần và cuộc họp định kỳ, với nhiều hình thức tổ chức bao gồm trực tuyến, trực tiếp và kết hợp (hybrid). Mỗi cuộc họp có thể bao gồm danh sách người tham gia, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm và nhắc nhở tự động. *** ## Giao diện ### Bảng thống kê nhanh Phía trên danh sách hiển thị bốn thẻ thống kê: * **Tổng số cuộc họp**: Tổng số cuộc họp trong hệ thống * **Đã lên lịch**: Số cuộc họp đang chờ diễn ra * **Đang diễn ra**: Số cuộc họp đang trong quá trình diễn ra * **Đã hoàn thành**: Số cuộc họp đã kết thúc ### Bộ lọc và tìm kiếm * **Bộ lọc thông minh (SmartFilter)**: Tìm kiếm theo tên hoặc sử dụng bộ lọc nâng cao * **Bộ lọc thời gian**: Lọc theo khoảng thời gian * **Thao tác hàng loạt**: Khi chọn nhiều cuộc họp, hiển thị nút Xóa và Hủy hàng loạt ### Bảng danh sách Bảng hiển thị các cột chính: * Ô chọn (checkbox) để thao tác hàng loạt * Tiêu đề cuộc họp và mô tả * Thời gian bắt đầu (ngày, giờ bắt đầu - giờ kết thúc) * Loại cuộc họp (một lần / định kỳ) * Hình thức (trực tuyến / trực tiếp / kết hợp) * Trạng thái * Số người tham gia * Thao tác (xem, chỉnh sửa, xóa) *** ## Tạo cuộc họp ### Các bước 1. Truy cập **Quản lý cuộc họp** từ menu. 2. Nhấn nút **Tạo cuộc họp**. 3. Hệ thống mở hộp thoại tạo cuộc họp mới với các phần sau: #### Thông tin cơ bản | Trường | Bắt buộc | Mô tả | | ---------------- | -------- | ---------------------------------------------------------- | | Tiêu đề cuộc họp | Có | Tên cuộc họp, tối đa 200 ký tự | | Mô tả | Không | Mô tả chi tiết, tối đa 5000 ký tự | | Loại cuộc họp | Có | Một lần (one-time) hoặc Định kỳ (recurring) | | Trạng thái | Có | Bản nháp, Đã lên lịch, Đang diễn ra, Đã hoàn thành, Đã hủy | #### Thời gian | Trường | Bắt buộc | Mô tả | | ------------------ | -------- | ------------------------------------------------- | | Thời gian bắt đầu | Có | Ngày và giờ bắt đầu cuộc họp | | Thời gian kết thúc | Có | Ngày và giờ kết thúc (phải sau thời gian bắt đầu) | #### Địa điểm | Trường | Bắt buộc | Mô tả | | ------------- | -------- | --------------------------------------------------------------- | | Loại địa điểm | Có | Trực tuyến (online), Trực tiếp (offline), hoặc Kết hợp (hybrid) | Tùy theo loại địa điểm: **Trực tuyến:** | Trường | Bắt buộc | Mô tả | | -------- | -------- | --------------------------------------------- | | Nền tảng | Không | LiveRoom, Zoom, Teams, Google Meet, hoặc Khác | | Link họp | Không | URL cuộc họp (tự động tạo nếu chọn LiveRoom) | **Trực tiếp:** | Trường | Bắt buộc | Mô tả | | --------- | -------- | ---------------------------------- | | Phòng họp | Không | Chọn phòng họp từ danh sách có sẵn | | Tòa nhà | Không | Tên tòa nhà | | Tầng | Không | Số tầng | | Địa chỉ | Không | Địa chỉ cụ thể | #### Người tham gia | Trường | Bắt buộc | Mô tả | | ------- | -------- | ---------------------------------------------------------------------------------- | | Tên | Có | Tên người tham gia | | Email | Không | Địa chỉ email | | Loại | Không | Bắt buộc (required) hoặc Tùy chọn (optional) | | Vai trò | Không | Người tham dự (attendee), Người trình bày (presenter), Người điều hành (moderator) | #### Chương trình nghị sự | Trường | Bắt buộc | Mô tả | | --------------- | -------- | ---------------------------------- | | Tiêu đề | Có | Tên mục trong chương trình nghị sự | | Thời lượng | Không | Thời gian dự kiến (phút) | | Người trình bày | Không | Người phụ trách mục này | | Ghi chú | Không | Ghi chú bổ sung | #### Nhắc nhở | Trường | Bắt buộc | Mô tả | | ------------ | -------- | ----------------------------------------- | | Loại | Có | Email, Thông báo (notification), hoặc SMS | | Trước (phút) | Có | Số phút trước cuộc họp để gửi nhắc nhở | 4. Nhấn **Lưu** để tạo cuộc họp. 5. Nếu chọn nền tảng LiveRoom, hệ thống tự động tạo phòng họp trực tuyến. 6. Hệ thống tự động lên lịch gửi nhắc nhở nếu cuộc họp ở trạng thái "Đã lên lịch". *** ## Xem chi tiết cuộc họp ### Các bước 1. Tại danh sách cuộc họp, nhấp vào tên cuộc họp. 2. Trang chi tiết hiển thị với các tab: * **Tổng quan**: Trạng thái, thời gian, mô tả, danh sách người tham gia, thông tin người tổ chức, loại cuộc họp, địa điểm * **Người tham gia**: Danh sách đầy đủ với tên, email, trạng thái phản hồi (chờ, chấp nhận, từ chối, chưa chắc), vai trò * **Chương trình nghị sự**: Các mục trong chương trình nghị sự * **Tài liệu**: Tài liệu đính kèm cuộc họp *** ## Chỉnh sửa cuộc họp ### Các bước 1. Mở trang chi tiết cuộc họp. 2. Nhấn nút **Chỉnh sửa**. 3. Hệ thống mở hộp thoại chỉnh sửa với các trường tương tự khi tạo mới. 4. Thay đổi thông tin cần thiết. 5. Nhấn **Lưu** để cập nhật. 6. Nếu thời gian hoặc trạng thái thay đổi, hệ thống tự động cập nhật lịch nhắc nhở. *** ## Phản hồi mời họp Người tham gia có thể phản hồi lời mời cuộc họp. ### Trạng thái phản hồi | Trạng thái | Mô tả | | ------------------ | ------------------ | | **Chờ xử lý** | Chưa phản hồi | | **Chấp nhận** | Chấp nhận tham gia | | **Từ chối** | Từ chối tham gia | | **Chưa chắc chắn** | Chưa chắc chắn | *** ## Xóa cuộc họp ### Các bước 1. Tại danh sách cuộc họp, tìm cuộc họp muốn xóa. 2. Nhấn nút thao tác và chọn **Xóa**. 3. Xác nhận trong hộp thoại. 4. Hệ thống thực hiện xóa mềm (chuyển trạng thái sang "Đã hủy") và hủy tất cả nhắc nhở đã lên lịch. 5. Nếu cuộc họp có LiveRoom, phòng LiveRoom cũng được đánh dấu đã xóa. *** ## Thao tác hàng loạt ### Các bước 1. Tại danh sách cuộc họp, đánh dấu chọn các cuộc họp cần thao tác. 2. Sử dụng nút **Chọn tất cả** ở tiêu đề bảng để chọn toàn bộ. 3. Các thao tác hàng loạt có sẵn: * **Xóa**: Xóa tất cả cuộc họp đã chọn * **Hủy**: Hủy tất cả cuộc họp đã chọn *** ## Trạng thái cuộc họp | Trạng thái | Mô tả | | ----------------- | ------------------------ | | **Bản nháp** | Bản nháp, chưa công bố | | **Đã lên lịch** | Đã lên lịch, chờ diễn ra | | **Đang diễn ra** | Đang diễn ra | | **Đã hoàn thành** | Đã hoàn thành | | **Đã hủy** | Đã hủy | *** ## Hình thức cuộc họp | Hình thức | Mô tả | | -------------- | ---------------------------------------------------------------------- | | **Trực tuyến** | Họp trực tuyến qua nền tảng video (LiveRoom, Zoom, Teams, Google Meet) | | **Trực tiếp** | Họp trực tiếp tại phòng họp vật lý | | **Kết hợp** | Kết hợp trực tuyến và trực tiếp | *** ## Quyền riêng tư | Mức độ | Mô tả | | ------------- | --------------------------------------------------------- | | **Công khai** | Tất cả người dùng có quyền **Xem cuộc họp** có thể xem | | **Riêng tư** | Chỉ người tổ chức và người tham gia mới xem được | | **Phòng ban** | Chỉ thành viên trong phòng ban được chỉ định mới xem được | *** ## Lưu ý * Thời gian kết thúc phải sau thời gian bắt đầu. * Khi chọn nền tảng LiveRoom, hệ thống tự động tạo phòng họp trực tuyến với link tham gia. * Nhắc nhở chỉ được gửi khi cuộc họp ở trạng thái "Đã lên lịch". * Xóa cuộc họp là thao tác xóa mềm (soft delete) -- cuộc họp chuyển sang trạng thái "Đã hủy" thay vì bị xóa hoàn toàn. * Người dùng chỉ có quyền **Xem cuộc họp** (không có **Xem tất cả cuộc họp**) chỉ xem được cuộc họp mình tổ chức, tham gia hoặc cuộc họp công khai. * Cần quyền **Tạo cuộc họp** để tạo cuộc họp mới. * Người tổ chức cần quyền **Cập nhật cuộc họp** để chỉnh sửa cuộc họp của mình. Quyền **Cập nhật tất cả cuộc họp** cho phép chỉnh sửa tất cả cuộc họp. *** ## Chỉnh sửa trực tiếp Từ trang chi tiết cuộc họp, nhấp **"Chỉnh sửa"** ở góc phải. Giao diện chuyển sang chế độ sửa tại chỗ -- không cần mở hộp thoại riêng. Các trường có thể sửa: * Tiêu đề * Mô tả * Thời gian bắt đầu / kết thúc * Hình thức (trực tuyến / trực tiếp / kết hợp) * Nền tảng họp * Link cuộc họp * Phòng họp Nhấp **"Lưu"** để lưu hoặc **"Hủy"** để bỏ thay đổi. *** ## Thêm tham dự viên hàng loạt Ngoài thêm từng người, hệ thống hỗ trợ thêm nhiều tham dự viên cùng lúc theo nhóm. Có 4 nguồn thêm hàng loạt: | Nguồn | Mô tả | | -------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Phòng ban | Thêm tất cả nhân viên trong phòng ban. Bật **"Bao gồm phòng ban con"** để thêm cả phòng ban cấp dưới | | Chức danh | Thêm tất cả nhân viên giữ chức danh cụ thể | | Nhóm chức danh | Thêm nhân viên thuộc nhóm chức danh | | Nhóm nhân viên | Thêm tất cả thành viên trong nhóm nhân viên | Hệ thống tự loại bỏ trùng lặp nếu nhân viên đã có trong danh sách. *** ## Phân loại tham dự viên Mỗi tham dự viên có 3 thuộc tính: | Thuộc tính | Giá trị | Mô tả | | ---------- | ------------------------------------- | ------------------------- | | Loại | Bắt buộc / Tuỳ chọn | Mức độ yêu cầu tham gia | | Vai trò | Tham dự / Trình bày / Điều phối | Chức năng trong cuộc họp | | Trạng thái | Chờ / Chấp nhận / Từ chối / Chưa chắc | Phản hồi của tham dự viên | *** ## Đính kèm tài liệu Tại trang chi tiết cuộc họp, phần tài liệu cho phép đính kèm file để chia sẻ với tham dự viên. * Nhấp nút tải lên, chọn file từ thư viện media * Danh sách file hiển thị icon loại file, tên file và kích thước * Nhấp nút xoá để gỡ tài liệu khỏi cuộc họp Tài liệu đính kèm giúp chia sẻ chương trình nghị sự, bài trình bày hoặc tài liệu tham khảo. *** ## Thông báo tự động Hệ thống tự động gửi thông báo trong app và feed cho tham dự viên khi: | Sự kiện | Thông báo | | ----------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | | Mời tham dự | Tham dự viên nhận thông báo mời họp với thông tin thời gian, địa điểm | | Thay đổi cuộc họp | Khi thời gian, địa điểm hoặc tiêu đề thay đổi, tham dự viên nhận thông báo cập nhật | | Huỷ cuộc họp | Tham dự viên nhận thông báo cuộc họp đã bị huỷ | > **Lưu ý:** Thông báo được gộp nếu nhiều thay đổi xảy ra trong thời gian ngắn để tránh gửi quá nhiều. *** ## Xem thêm * [Lịch họp](https://docs.noova.vn/truyen-thong-va-he-thong/09-cuoc-hop/lich-hop) -- Xem và quản lý lịch cuộc họp * [Phòng họp](https://docs.noova.vn/truyen-thong-va-he-thong/09-cuoc-hop/phong-hop) -- Quản lý phòng họp vật lý * [Báo cáo](https://docs.noova.vn/truyen-thong-va-he-thong/09-cuoc-hop/bao-cao) -- Thống kê và phân tích cuộc họp