Quản lý cuộc họp
Tạo, chỉnh sửa và quản lý các cuộc họp trong tổ chức với đầy đủ thông tin về người tham gia, chương trình nghị sự và tài liệu.
Quyền truy cập: Xem cuộc họp, Xem tất cả cuộc họp, Tạo cuộc họp, Cập nhật cuộc họp, Xóa cuộc họp Điều hướng: Cuộc họp > Quản lý cuộc họp hoặc /manage/meetings
Tổng quan
Trang Quản lý cuộc họp là giao diện chính để xem, tạo và quản lý tất cả các cuộc họp trong tổ chức. Hệ thống hỗ trợ cuộc họp một lần và cuộc họp định kỳ, với nhiều hình thức tổ chức bao gồm trực tuyến, trực tiếp và kết hợp (hybrid). Mỗi cuộc họp có thể bao gồm danh sách người tham gia, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm và nhắc nhở tự động.
Giao diện
Bảng thống kê nhanh
Phía trên danh sách hiển thị bốn thẻ thống kê:
Tổng số cuộc họp: Tổng số cuộc họp trong hệ thống
Đã lên lịch: Số cuộc họp đang chờ diễn ra
Đang diễn ra: Số cuộc họp đang trong quá trình diễn ra
Đã hoàn thành: Số cuộc họp đã kết thúc
Bộ lọc và tìm kiếm
Bộ lọc thông minh (SmartFilter): Tìm kiếm theo tên hoặc sử dụng bộ lọc nâng cao
Bộ lọc thời gian: Lọc theo khoảng thời gian
Thao tác hàng loạt: Khi chọn nhiều cuộc họp, hiển thị nút Xóa và Hủy hàng loạt
Bảng danh sách
Bảng hiển thị các cột chính:
Ô chọn (checkbox) để thao tác hàng loạt
Tiêu đề cuộc họp và mô tả
Thời gian bắt đầu (ngày, giờ bắt đầu - giờ kết thúc)
Loại cuộc họp (một lần / định kỳ)
Hình thức (trực tuyến / trực tiếp / kết hợp)
Trạng thái
Số người tham gia
Thao tác (xem, chỉnh sửa, xóa)
Tạo cuộc họp
Các bước
Truy cập Quản lý cuộc họp từ menu.
Nhấn nút Tạo cuộc họp.
Hệ thống mở hộp thoại tạo cuộc họp mới với các phần sau:
Thông tin cơ bản
Tiêu đề cuộc họp
Có
Tên cuộc họp, tối đa 200 ký tự
Mô tả
Không
Mô tả chi tiết, tối đa 5000 ký tự
Loại cuộc họp
Có
Một lần (one-time) hoặc Định kỳ (recurring)
Trạng thái
Có
Bản nháp, Đã lên lịch, Đang diễn ra, Đã hoàn thành, Đã hủy
Thời gian
Thời gian bắt đầu
Có
Ngày và giờ bắt đầu cuộc họp
Thời gian kết thúc
Có
Ngày và giờ kết thúc (phải sau thời gian bắt đầu)
Địa điểm
Loại địa điểm
Có
Trực tuyến (online), Trực tiếp (offline), hoặc Kết hợp (hybrid)
Tùy theo loại địa điểm:
Trực tuyến:
Nền tảng
Không
LiveRoom, Zoom, Teams, Google Meet, hoặc Khác
Link họp
Không
URL cuộc họp (tự động tạo nếu chọn LiveRoom)
Trực tiếp:
Phòng họp
Không
Chọn phòng họp từ danh sách có sẵn
Tòa nhà
Không
Tên tòa nhà
Tầng
Không
Số tầng
Địa chỉ
Không
Địa chỉ cụ thể
Người tham gia
Tên
Có
Tên người tham gia
Không
Địa chỉ email
Loại
Không
Bắt buộc (required) hoặc Tùy chọn (optional)
Vai trò
Không
Người tham dự (attendee), Người trình bày (presenter), Người điều hành (moderator)
Chương trình nghị sự
Tiêu đề
Có
Tên mục trong chương trình nghị sự
Thời lượng
Không
Thời gian dự kiến (phút)
Người trình bày
Không
Người phụ trách mục này
Ghi chú
Không
Ghi chú bổ sung
Nhắc nhở
Loại
Có
Email, Thông báo (notification), hoặc SMS
Trước (phút)
Có
Số phút trước cuộc họp để gửi nhắc nhở
Nhấn Lưu để tạo cuộc họp.
Nếu chọn nền tảng LiveRoom, hệ thống tự động tạo phòng họp trực tuyến.
Hệ thống tự động lên lịch gửi nhắc nhở nếu cuộc họp ở trạng thái "Đã lên lịch".
Xem chi tiết cuộc họp
Các bước
Tại danh sách cuộc họp, nhấp vào tên cuộc họp.
Trang chi tiết hiển thị với các tab:
Tổng quan: Trạng thái, thời gian, mô tả, danh sách người tham gia, thông tin người tổ chức, loại cuộc họp, địa điểm
Người tham gia: Danh sách đầy đủ với tên, email, trạng thái phản hồi (chờ, chấp nhận, từ chối, chưa chắc), vai trò
Chương trình nghị sự: Các mục trong chương trình nghị sự
Tài liệu: Tài liệu đính kèm cuộc họp
Chỉnh sửa cuộc họp
Các bước
Mở trang chi tiết cuộc họp.
Nhấn nút Chỉnh sửa.
Hệ thống mở hộp thoại chỉnh sửa với các trường tương tự khi tạo mới.
Thay đổi thông tin cần thiết.
Nhấn Lưu để cập nhật.
Nếu thời gian hoặc trạng thái thay đổi, hệ thống tự động cập nhật lịch nhắc nhở.
Phản hồi mời họp
Người tham gia có thể phản hồi lời mời cuộc họp.
Trạng thái phản hồi
Chờ xử lý
Chưa phản hồi
Chấp nhận
Chấp nhận tham gia
Từ chối
Từ chối tham gia
Chưa chắc chắn
Chưa chắc chắn
Xóa cuộc họp
Các bước
Tại danh sách cuộc họp, tìm cuộc họp muốn xóa.
Nhấn nút thao tác và chọn Xóa.
Xác nhận trong hộp thoại.
Hệ thống thực hiện xóa mềm (chuyển trạng thái sang "Đã hủy") và hủy tất cả nhắc nhở đã lên lịch.
Nếu cuộc họp có LiveRoom, phòng LiveRoom cũng được đánh dấu đã xóa.
Thao tác hàng loạt
Các bước
Tại danh sách cuộc họp, đánh dấu chọn các cuộc họp cần thao tác.
Sử dụng nút Chọn tất cả ở tiêu đề bảng để chọn toàn bộ.
Các thao tác hàng loạt có sẵn:
Xóa: Xóa tất cả cuộc họp đã chọn
Hủy: Hủy tất cả cuộc họp đã chọn
Trạng thái cuộc họp
Bản nháp
Bản nháp, chưa công bố
Đã lên lịch
Đã lên lịch, chờ diễn ra
Đang diễn ra
Đang diễn ra
Đã hoàn thành
Đã hoàn thành
Đã hủy
Đã hủy
Hình thức cuộc họp
Trực tuyến
Họp trực tuyến qua nền tảng video (LiveRoom, Zoom, Teams, Google Meet)
Trực tiếp
Họp trực tiếp tại phòng họp vật lý
Kết hợp
Kết hợp trực tuyến và trực tiếp
Quyền riêng tư
Công khai
Tất cả người dùng có quyền Xem cuộc họp có thể xem
Riêng tư
Chỉ người tổ chức và người tham gia mới xem được
Phòng ban
Chỉ thành viên trong phòng ban được chỉ định mới xem được
Lưu ý
Thời gian kết thúc phải sau thời gian bắt đầu.
Khi chọn nền tảng LiveRoom, hệ thống tự động tạo phòng họp trực tuyến với link tham gia.
Nhắc nhở chỉ được gửi khi cuộc họp ở trạng thái "Đã lên lịch".
Xóa cuộc họp là thao tác xóa mềm (soft delete) -- cuộc họp chuyển sang trạng thái "Đã hủy" thay vì bị xóa hoàn toàn.
Người dùng chỉ có quyền Xem cuộc họp (không có Xem tất cả cuộc họp) chỉ xem được cuộc họp mình tổ chức, tham gia hoặc cuộc họp công khai.
Cần quyền Tạo cuộc họp để tạo cuộc họp mới.
Người tổ chức cần quyền Cập nhật cuộc họp để chỉnh sửa cuộc họp của mình. Quyền Cập nhật tất cả cuộc họp cho phép chỉnh sửa tất cả cuộc họp.
Chỉnh sửa trực tiếp
Từ trang chi tiết cuộc họp, nhấp "Chỉnh sửa" ở góc phải. Giao diện chuyển sang chế độ sửa tại chỗ -- không cần mở hộp thoại riêng.
Các trường có thể sửa:
Tiêu đề
Mô tả
Thời gian bắt đầu / kết thúc
Hình thức (trực tuyến / trực tiếp / kết hợp)
Nền tảng họp
Link cuộc họp
Phòng họp
Nhấp "Lưu" để lưu hoặc "Hủy" để bỏ thay đổi.
Thêm tham dự viên hàng loạt
Ngoài thêm từng người, hệ thống hỗ trợ thêm nhiều tham dự viên cùng lúc theo nhóm. Có 4 nguồn thêm hàng loạt:
Phòng ban
Thêm tất cả nhân viên trong phòng ban. Bật "Bao gồm phòng ban con" để thêm cả phòng ban cấp dưới
Chức danh
Thêm tất cả nhân viên giữ chức danh cụ thể
Nhóm chức danh
Thêm nhân viên thuộc nhóm chức danh
Nhóm nhân viên
Thêm tất cả thành viên trong nhóm nhân viên
Hệ thống tự loại bỏ trùng lặp nếu nhân viên đã có trong danh sách.
Phân loại tham dự viên
Mỗi tham dự viên có 3 thuộc tính:
Loại
Bắt buộc / Tuỳ chọn
Mức độ yêu cầu tham gia
Vai trò
Tham dự / Trình bày / Điều phối
Chức năng trong cuộc họp
Trạng thái
Chờ / Chấp nhận / Từ chối / Chưa chắc
Phản hồi của tham dự viên
Đính kèm tài liệu
Tại trang chi tiết cuộc họp, phần tài liệu cho phép đính kèm file để chia sẻ với tham dự viên.
Nhấp nút tải lên, chọn file từ thư viện media
Danh sách file hiển thị icon loại file, tên file và kích thước
Nhấp nút xoá để gỡ tài liệu khỏi cuộc họp
Tài liệu đính kèm giúp chia sẻ chương trình nghị sự, bài trình bày hoặc tài liệu tham khảo.
Thông báo tự động
Hệ thống tự động gửi thông báo trong app và feed cho tham dự viên khi:
Mời tham dự
Tham dự viên nhận thông báo mời họp với thông tin thời gian, địa điểm
Thay đổi cuộc họp
Khi thời gian, địa điểm hoặc tiêu đề thay đổi, tham dự viên nhận thông báo cập nhật
Huỷ cuộc họp
Tham dự viên nhận thông báo cuộc họp đã bị huỷ
Lưu ý: Thông báo được gộp nếu nhiều thay đổi xảy ra trong thời gian ngắn để tránh gửi quá nhiều.
Xem thêm
Last updated