Tích hợp
Hướng dẫn liên kết tài liệu quản lý với Giao việc, Quy trình phê duyệt và các thực thể khác trong hệ thống.
Quyền truy cập: Người dùng có quyền truy cập module Tài liệu và module liên quan
Liên kết từ Giao việc (Task)
Trên trang chi tiết task, người dùng có thể đính kèm tài liệu từ module Quản lý Tài liệu. Tài liệu được liên kết giúp người thực hiện task truy cập nhanh các tài liệu liên quan mà không cần tìm kiếm riêng.
Cách hoạt động
Trên trang chi tiết task, phần Đính kèm, người dùng chọn liên kết tài liệu từ module Tài liệu
Hệ thống tự động cấp quyền Xem và Tải xuống cho người thực hiện task trên tài liệu đã liên kết
Khi task được giao lại cho người khác, người thực hiện mới cũng tự động nhận quyền Xem và Tải xuống
Lưu ý: Quyền tự động chỉ bao gồm Xem và Tải xuống. Nếu cần cấp thêm quyền (Chỉnh sửa, Chia sẻ, v.v.), phải cấp thủ công trên trang chi tiết tài liệu.
Xem thêm: Chi tiết task
Liên kết từ Quy trình phê duyệt (Workflow)
Khi tạo yêu cầu phê duyệt, người tạo có thể đính kèm tài liệu từ module Quản lý Tài liệu vào yêu cầu. Tài liệu liên kết giúp tất cả người tham gia quy trình truy cập tài liệu tham khảo.
Cách hoạt động
Trên trang tạo hoặc chi tiết yêu cầu phê duyệt, người tạo chọn liên kết tài liệu từ module Tài liệu
Hệ thống tự động cấp quyền Xem và Tải xuống cho tất cả người tham gia trong quy trình -- bao gồm người duyệt, người ký, người xác nhận và các vai trò khác ở mọi bước
Quyền được cấp ngay khi tài liệu được liên kết, không cần chờ yêu cầu đến bước của từng người
Lưu ý: Phạm vi cấp quyền tự động từ Quy trình phê duyệt rộng hơn từ Giao việc -- tất cả người tham gia ở mọi bước đều nhận quyền, không chỉ người ở bước hiện tại.
Xem thêm: Tạo yêu cầu phê duyệt
Gửi tài liệu vào quy trình phê duyệt
Tài liệu trong module Quản lý Tài liệu có thể được gửi vào quy trình phê duyệt để xin phê duyệt hoặc ký duyệt chính thức. Sau khi được duyệt, tài liệu được đánh dấu đã ký và phiên bản tương ứng hiển thị nhãn "Đã ký".
Quy trình
Trên trang chi tiết tài liệu, nhấp "Gửi phê duyệt"
Chọn mẫu quy trình phê duyệt từ danh sách thả xuống
Nhấp "Gửi"
Tài liệu chuyển vào quy trình phê duyệt và hiển thị trong Hộp thư phê duyệt của người duyệt
Chuyển đính kèm thành tài liệu quản lý
Tệp đính kèm từ các module khác (Giao việc, Quy trình phê duyệt, v.v.) có thể được "nâng cấp" thành tài liệu quản lý chính thức trong module Tài liệu. Tài liệu sau khi chuyển đổi sẽ có đầy đủ các tính năng: quản lý phiên bản, phân loại bảo mật, kiểm soát quyền truy cập và nhật ký kiểm tra.
Quy trình
Trên trang có tệp đính kèm (ví dụ: chi tiết task, yêu cầu phê duyệt), nhấp menu thao tác trên tệp
Chọn "Chuyển thành tài liệu quản lý"
Điền thông tin bổ sung: tiêu đề, phân loại bảo mật, loại tài liệu
Nhấp "Tạo"
Kết quả: Tài liệu mới được tạo trong module Tài liệu với trạng thái Nháp. Tệp gốc vẫn giữ nguyên ở vị trí ban đầu.
Liên kết thực thể
Tài liệu quản lý có thể được liên kết với nhiều loại thực thể trong hệ thống để tạo mối quan hệ tham chiếu:
Nhân viên
Liên kết tài liệu với hồ sơ nhân viên (hợp đồng, quyết định, chứng chỉ)
Task
Đính kèm tài liệu tham khảo cho công việc được giao
Quy trình phê duyệt
Đính kèm tài liệu vào yêu cầu phê duyệt
Mục tiêu
Liên kết tài liệu với mục tiêu hiệu suất
Đánh giá
Đính kèm tài liệu vào kết quả đánh giá
Kế hoạch phát triển (IDP)
Liên kết tài liệu tham khảo cho hoạt động phát triển
Đào tạo
Liên kết tài liệu với chương trình hoặc khoá đào tạo
Kế nhiệm
Đính kèm tài liệu vào kế hoạch kế nhiệm
Chu kỳ đánh giá
Liên kết tài liệu chính sách với chu kỳ đánh giá hiệu suất
Loại tệp hỗ trợ
Module Quản lý Tài liệu hỗ trợ các loại tệp sau:
Tài liệu
PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT, CSV
Hình ảnh
PNG, JPG, JPEG, GIF, SVG
Lưu trữ
ZIP, RAR
Đa phương tiện
MP4, MP3
Lưu ý: Kích thước tối đa cho mỗi tệp là 50MB. Tệp vượt quá giới hạn sẽ không thể tải lên.
Liên kết
Quản lý tài liệu -- Trang danh sách và tạo tài liệu
Chi tiết tài liệu -- Xem chi tiết và quản lý phiên bản
Chi tiết task -- Đính kèm tài liệu vào task
Tạo yêu cầu phê duyệt -- Đính kèm tài liệu vào quy trình phê duyệt
Last updated