Lưu trữ và bảo quản
Hướng dẫn thiết lập chính sách lưu trữ tài liệu, áp dụng giữ pháp lý và khoá tài liệu bất biến.
Quyền truy cập: Admin, người có quyền quản lý tài liệu
Điều hướng: Tài liệu > Quản lý tài liệu > Nhấp "Chi tiết"
Chính sách lưu trữ
Chính sách lưu trữ quy định thời hạn lưu giữ tài liệu và hành động tự động khi hết hạn. Mỗi tài liệu có thể được gán một chính sách lưu trữ riêng.
Thời hạn lưu trữ
1 năm
Tài liệu tạm thời, biên bản họp, ghi nhớ ngắn hạn
3 năm
Báo cáo định kỳ, tài liệu dự án
5 năm
Hợp đồng lao động, chính sách nội bộ
7 năm
Tài liệu tài chính, báo cáo kiểm toán
10 năm
Tài liệu pháp lý, quyết định quan trọng
Vĩnh viễn
Tài liệu không bao giờ bị xoá hoặc lưu trữ tự động
Cơ sở tính thời hạn
Thời hạn lưu trữ được tính từ một trong 4 mốc thời gian:
Ngày tạo
Tính từ ngày tài liệu được tạo trong hệ thống
Lần sửa cuối
Tính từ ngày chỉnh sửa hoặc tạo phiên bản mới gần nhất
Ngày ký
Tính từ ngày tài liệu được ký duyệt
Ngày lưu trữ
Tính từ ngày tài liệu chuyển sang trạng thái Đã lưu trữ
Hành động tự động khi hết hạn
Khi tài liệu hết thời hạn lưu trữ, hệ thống thực hiện một trong các hành động sau (tuỳ cấu hình):
Lưu trữ tự động
Tự động chuyển tài liệu sang trạng thái Đã lưu trữ
Xoá mềm
Đánh dấu tài liệu để xoá, có thể khôi phục trong 30 ngày
Thông báo chủ sở hữu
Gửi thông báo cho người tạo tài liệu để xem xét
Yêu cầu xem xét
Tạo yêu cầu xem xét, chủ sở hữu phải quyết định gia hạn hoặc lưu trữ
Thiết lập chính sách lưu trữ
Điều hướng đến trang chi tiết tài liệu
Nhấp nút "Chính sách lưu trữ" trên thanh hành động
Trong hộp thoại, chọn các thông số:
Thời hạn lưu trữ -- Chọn từ danh sách thả xuống (1, 3, 5, 7, 10 năm hoặc Vĩnh viễn)
Cơ sở tính -- Chọn mốc thời gian bắt đầu tính (Ngày tạo, Lần sửa cuối, Ngày ký, Ngày lưu trữ)
Hành động khi hết hạn -- Chọn hành động tự động (Lưu trữ, Xoá mềm, Thông báo, Yêu cầu xem xét)
Nhấp "Lưu"
Kết quả: Chính sách lưu trữ được gán cho tài liệu. Hệ thống tự động thực hiện hành động khi tài liệu hết thời hạn.
Lưu ý: Có thể thay đổi chính sách lưu trữ bất kỳ lúc nào trước khi tài liệu hết hạn, trừ khi tài liệu đang bị giữ pháp lý.
Giữ pháp lý (Legal Hold)
Giữ pháp lý là cơ chế ngăn chặn mọi thay đổi hoặc xoá tài liệu trong các trường hợp yêu cầu pháp lý, kiểm toán hoặc điều tra nội bộ.
Hành động bị chặn khi giữ pháp lý
Khi tài liệu đang bị giữ pháp lý, các hành động sau bị vô hiệu hoá:
Xoá tài liệu
Không thể xoá tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào
Lưu trữ
Không thể chuyển sang trạng thái Đã lưu trữ
Thay đổi phân loại
Không thể thay đổi cấp phân loại bảo mật
Sửa chính sách lưu trữ
Không thể thay đổi thời hạn hoặc hành động lưu trữ
Quan trọng: Hành động lưu trữ tự động của chính sách lưu trữ cũng bị tạm dừng khi tài liệu đang giữ pháp lý. Hành động tự động chỉ tiếp tục sau khi gỡ giữ pháp lý.
Áp dụng giữ pháp lý
Điều hướng đến trang chi tiết tài liệu
Nhấp nút "Giữ pháp lý" trên thanh hành động
Nhập lý do giữ pháp lý (bắt buộc)
Nhấp "Xác nhận"
Kết quả: Trang chi tiết hiển thị nhãn "Đang giữ pháp lý" trên thanh bên. Các hành động bị chặn sẽ bị vô hiệu hoá.
Gỡ giữ pháp lý
Trên trang chi tiết tài liệu đang giữ pháp lý, nhấp nút "Gỡ giữ pháp lý"
Nhập lý do gỡ (bắt buộc)
Nhấp "Xác nhận"
Kết quả: Nhãn "Đang giữ pháp lý" được xoá. Các hành động trước đó bị chặn được khôi phục. Chính sách lưu trữ tự động tiếp tục hoạt động.
Lưu ý: Mọi hành động áp dụng và gỡ giữ pháp lý đều được ghi vào nhật ký kiểm tra, bao gồm người thực hiện, thời điểm và lý do.
Tính bất biến
Khoá tài liệu chuyển tài liệu sang trạng thái chỉ đọc vĩnh viễn. Tài liệu bị khoá không thể chỉnh sửa, tạo phiên bản mới hoặc thay đổi bất kỳ thông tin nào.
Khoá tài liệu
Khi khoá tài liệu:
Trạng thái chuyển sang Đã khoá
Tài liệu trở thành chỉ đọc hoàn toàn
Không thể chỉnh sửa tiêu đề, mô tả, thẻ
Không thể tạo phiên bản mới
Không thể thay đổi phân loại bảo mật
Vẫn có thể xem, tải xuống và cấp quyền truy cập
Cảnh báo: Khoá tài liệu là hành động không thể hoàn tác. Sau khi khoá, không có cách nào mở khoá tài liệu. Hãy chắc chắn trước khi thực hiện.
Nhật ký cho hành động lưu trữ
Tất cả hành động liên quan đến lưu trữ và bảo quản đều được ghi vào nhật ký kiểm tra trên tab Nhật ký của trang chi tiết tài liệu:
Thiết lập chính sách lưu trữ
Thời hạn, cơ sở tính, hành động khi hết hạn
Thay đổi chính sách lưu trữ
Giá trị cũ và giá trị mới
Áp dụng giữ pháp lý
Lý do giữ pháp lý
Gỡ giữ pháp lý
Lý do gỡ
Khoá tài liệu
Người thực hiện, thời điểm
Lưu trữ tự động
Chính sách lưu trữ đã áp dụng
Liên kết
Chi tiết tài liệu -- Xem chi tiết và nhật ký tài liệu
Quyền truy cập -- Kiểm soát quyền truy cập tài liệu
Last updated