Chi tiết tài liệu
Xem thông tin chi tiết tài liệu, quản lý phiên bản, kiểm soát quyền truy cập và theo dõi nhật ký thao tác.
Quyền truy cập: Người dùng có quyền truy cập module Tài liệu
Điều hướng: Tài liệu > Quản lý tài liệu > Nhấp "Chi tiết" trên dòng tài liệu
Đường dẫn: /manage/document/detail?documentId=<id>
Bố cục trang
Trang chi tiết tài liệu gồm 4 tab:
Thông tin
Thông tin chính, tệp tin, trạng thái và các nút hành động
Phiên bản
Lịch sử phiên bản và tạo phiên bản mới
Quyền truy cập
Danh sách quyền đã cấp và cấp quyền mới
Nhật ký
Nhật ký mọi thao tác trên tài liệu
Tab Thông tin
Nội dung chính (cột trái)
Mã tài liệu
Mã tự động do hệ thống tạo
Tiêu đề
Tên tài liệu
Mô tả
Mô tả nội dung tài liệu
Loại tài liệu
Loại tài liệu (Chính sách, Quy trình, v.v.)
Phân loại bảo mật
Nhãn màu hiển thị cấp phân loại (Công khai, Nội bộ, Bảo mật, Hạn chế)
Trạng thái
Nhãn màu hiển thị trạng thái hiện tại (Nháp, Đang hoạt động, Đã lưu trữ, Đã khoá)
Phiên bản hiện tại
Phiên bản mới nhất (v1, v2, v3...)
Thẻ
Danh sách thẻ phân loại, hiển thị dạng nhãn
Thông tin tệp tin
Tên tệp
Tên file gốc
Kích thước
Dung lượng tệp
Định dạng
Phần mở rộng tệp (PDF, DOCX, v.v.)
Nút tải xuống
Nhấp để tải tệp về máy
Thanh bên (cột phải)
Ngày tạo
Thời điểm tạo tài liệu
Cập nhật cuối
Thời điểm chỉnh sửa gần nhất
Giữ pháp lý
Nhãn "Đang giữ pháp lý" nếu tài liệu đang bị giữ pháp lý
Nút hành động
Các nút hành động hiển thị tuỳ theo trạng thái tài liệu:
Nháp
"Kích hoạt"
Chuyển sang trạng thái Đang hoạt động
Nháp
"Sửa"
Mở hộp thoại chỉnh sửa tiêu đề, mô tả, thẻ
Đang hoạt động
"Lưu trữ"
Chuyển sang trạng thái Đã lưu trữ
Đang hoạt động
"Sửa"
Mở hộp thoại chỉnh sửa
Nháp, Đang hoạt động
"Tạo phiên bản mới"
Mở hộp thoại tạo phiên bản mới
Tab Phiên bản
Tab Phiên bản hiển thị lịch sử tất cả phiên bản của tài liệu và cho phép tạo phiên bản mới.
Bảng phiên bản
Phiên bản
Số phiên bản (v1, v2, v3...) kèm nhãn "Đã ký" nếu tài liệu đã ký duyệt
Tên tệp
Tên file của phiên bản
Kích thước
Dung lượng tệp
Ghi chú thay đổi
Mô tả nội dung thay đổi so với phiên bản trước
Ngày tạo
Thời điểm tạo phiên bản
Tạo phiên bản mới
Khi cần cập nhật tệp tin của tài liệu, tạo phiên bản mới thay vì chỉnh sửa trực tiếp. Hệ thống tự động tăng số phiên bản.
Nhấp nút "Tạo phiên bản mới"
Hộp thoại hiển thị với các trường:
Phiên bản hiện tại (chỉ đọc) -- Hiển thị phiên bản hiện tại, ví dụ: "v1 - bao-cao-q1.pdf"
Tệp tin mới (bắt buộc) -- Chọn tệp mới từ thư viện media hoặc tải lên
Ghi chú thay đổi -- Mô tả nội dung thay đổi trong phiên bản mới
Nhấp "Tạo"
Kết quả: Phiên bản mới xuất hiện đầu bảng. Số phiên bản tự động tăng (v1 lên v2, v2 lên v3...). Tệp tin trên tab Thông tin cập nhật theo phiên bản mới nhất.
Lưu ý: Các phiên bản cũ vẫn được lưu trữ và có thể tải xuống từ bảng lịch sử phiên bản.
Tab Quyền truy cập
Tab Quyền truy cập hiển thị danh sách người và nhóm đã được cấp quyền trên tài liệu này.
Bảng quyền truy cập
Người được cấp
Tên người hoặc nhóm được cấp quyền, kèm loại (Người dùng, Nhóm, Phòng ban, v.v.)
Quyền
Danh sách quyền đã cấp: Xem, Tải xuống, Chỉnh sửa, Chia sẻ, In, Xoá
Ngày cấp
Thời điểm cấp quyền
Thao tác
Nút "Thu hồi" để thu hồi quyền
Các loại người được cấp quyền
Người dùng
Một tài khoản cụ thể
Nhóm người dùng
Một nhóm tài khoản đã tạo trong hệ thống
Chức danh
Tất cả nhân viên giữ chức danh nhất định
Nhóm chức danh
Tất cả nhân viên trong nhóm chức danh
Phòng ban
Tất cả nhân viên thuộc phòng ban
Cấp quyền truy cập
Nhấp nút "Cấp quyền truy cập"
Chọn loại người được cấp (Người dùng, Nhóm người dùng, Chức danh, Nhóm chức danh, Phòng ban)
Tìm và chọn đối tượng cụ thể
Chọn các quyền cần cấp (Xem, Tải xuống, Chỉnh sửa, Chia sẻ, In, Xoá)
Nhấp "Cấp quyền"
Xem chi tiết tại Quyền truy cập.
Tab Nhật ký
Tab Nhật ký ghi lại mọi thao tác đã thực hiện trên tài liệu, phục vụ kiểm toán và theo dõi thay đổi.
Bộ lọc
Lọc nhật ký theo loại hành động từ danh sách thả xuống.
Bảng nhật ký
Hành động
Loại thao tác, hiển thị dạng nhãn (Tạo, Sửa, Kích hoạt, Lưu trữ, Cấp quyền, v.v.)
Người thực hiện
Tên người thực hiện thao tác
Chi tiết
Nội dung thay đổi, hiển thị giá trị cũ và giá trị mới (ví dụ: Trạng thái: Nháp lên Đang hoạt động)
Phiên bản
Phiên bản tài liệu tại thời điểm thao tác
Thời gian
Thời điểm thực hiện thao tác
Nhật ký hỗ trợ phân trang để duyệt danh sách dài.
Liên kết
Quản lý tài liệu -- Quay lại trang danh sách
Quyền truy cập -- Chi tiết về phân loại bảo mật và kiểm soát quyền
Lưu trữ và bảo quản -- Chính sách lưu trữ và giữ pháp lý
Last updated